Checklisten anlegen leicht gemacht

Ich bin ja ein Checklisten-Fan. Checklisten machen unser Leben leichter. Sie unterstützen uns bei der Organisation und helfen uns dadurch, “Zeit zu sparen”.

Die Bezeichnung Checkliste wurde von Piloten geprägt. Diese nutzen Listen, um alle Funktionen „abzuchecken“ und nichts zu vergessen. Denn gerade im Flugverkehr könnte das schwerwiegende Folgen haben.

Wozu Checklisten?

Vieles spricht für diese Art von Listen:

  • Man kann mit ihnen Arbeitsvorgänge strukturieren.
  • Sie helfen, nichts zu vergessen.
  • Man muss sich in einen Arbeitsvorgang nicht erst hineindenken.
  • Sie machen auch umfangreichere Aufgaben delegierbar.
  • Sie sind ein probates Mittel gegen Aufschieberitis. Ein häufiger Grund für das Aufschieben liegt darin, dass man nicht weiß, wie man eine Aufgabe am besten angeht.
  • Durch Abhaken werden Arbeitsvorgänge dokumentiert.
  • Sie zeigen Lösungswege für Probleme.
  • Sie steigern die Effizienz.
  • Mit einer Effizienzsteigerung geht in der Regel eine Kostenersparnis einher.

Natürlich sind diese genannten Vorteile einer Checkliste auch von der Art und dem Verwendungszweck abhängig und können deshalb von Fall zu Fall divergieren.

Nutzen Sie diese kleinen Organisationshilfen auch in Ihrer Arbeit? Wenn nicht, denken Sie mal darüber nach, wo Sie solche Listen einsetzen können.

  • Gibt es umfangreiche sich wiederholende, vielleicht sogar fehleranfällige Arbeiten?
  • Müssen Sie regelmäßig Personen (z.B. neue Mitarbeiter) in Arbeiten einweisen?
  • Organisieren Sie öfter Veranstaltungen (Feste, Schulungen etc.)?
  • Müssen Sie in Ihrem Beruf durchgeführte Arbeiten kontrollieren, Unterlagen prüfen?

All das sind Beispiele, wo sich uns eine Checkliste geradezu an den Hals werfen möchte. Sicher finden Sie ausreichend Einsatzmöglichkeiten auch in Ihrer Arbeit. Einmal erstellt, können Sie immer wieder darauf zurückgreifen.

Gut, aber wie soll man nun eine Checkliste erstellen?

Hier eine kurze Anleitung, wie ich üblicherweise vorgehe, wenn ich wieder mal eine neue Checkliste benötige.

  1. Eine Vorlage anlegen

    Da ich recht häufig eine neue Liste erstelle, habe ich mir schon zu Beginn meiner „Checklistenzeit“ eine Vorlage angelegt. Diese bildet immer meine Grundlage. Damit haben alle ein einheitliches Layout, das zur Übersichtlichkeit beiträgt.

  2. Internetrecherche

    Bevor Sie eine neue Liste erstellen, werfen Sie einen Blick ins Internet. Dort finden Sie unzählige Checklisten. Sicher entdecken Sie eine, die Sie nur noch ein bisserl Ihren Wünschen und Anforderungen anpassen müssen. Damit ersparen Sie sich einiges an Arbeit.

  3. Informationen sammeln

    Sammeln Sie Informationen für Ihre Liste. Fragen Sie sich zuerst selbst und dann Kollegen, welche Punkte unbedingt berücksichtigt werden sollen. Sammeln Sie möglichst viele „Inputs“.

  4. Punkte strukturieren und sortieren

    Wenn Sie dann alle Informationen gesammelt haben, geht es ans Strukturieren und Sortieren entsprechend der richtigen Reihenfolge.

  5. Testen

    Wenn Sie den Entwurf Ihrer Checkliste fertig haben, ist das Testen dran. Hier wird sich noch einiges zum Korrigieren und Verfeinern finden. Hat die Liste einige Testläufe bestanden, ist sie für den Einsatz in der Praxis bereit.

  6. An einem Ort sammeln

    Machen Sie nicht den Fehler, den ich früher gemacht habe. Ich hatte meine Checklisten an verschiedenen Orten abgelegt bzw. gespeichert – meist dem jeweiligen Projekt zugehörig. Habe ich wieder einmal eine benötigt, musste ich erst überlegen, wo genau ich diese abgelegt habe. Heute habe ich alle Listen in einem Ordner namens „Checklisten“ gespeichert und diesen am Desktop abgelegt. Damit habe ich jederzeit sofort Zugriff auf meine gewünschte Organisationshilfe. In bestimmten Fällen ist es günstiger, die Liste in einem Projektordner abzulegen. Dann mache ich einfach eine Verknüpfung, und diese kommt dann in den Checklisten-Ordner.

Werden auch Sie zur „Checkerin“ bzw. zum „Checker“.