Hier erfahren Sie die 5 besten Tipps für Ihre Tagesplanung und viele weitere praxisbewährte Zeitmanagement-Tipps.

5 Tipps für die erfolgreiche Tagesplanung

Burkhard Heidenberger schrieb am 18.5.2008 zum Thema „Zeitmanagement“.

Zeitmanagement und Tagesplanung sind ja eng miteinander verwand. In meinen Seminaren taucht immer wieder folgende Frage auf: „Aber wie geht man bei der Tagesplanung am besten vor?“. Deshalb heute 5 Tipps, die sich in der Praxis bewährt haben.

1. Machen Sie die Tagesplanung unbedingt schriftlich.
   Das hat folgende Vorteile:
   - Sie werden in der Hektik des Arbeitstages nichts vergessen,
   - an einem schriftlichen Tagesplan hält man sich eher, als wenn man sich die Aufgaben nur im Kopf „vornimmt“,
   - Sie haben einen besseren Überblick über die Prioritäten, können die Aufgaben also entsprechend reihen,
   - Sie können erledigte Aufgaben abhaken und nicht geschaffte Aufgaben auf den nächsten Tag übertragen.  
2. Machen Sie den Tagesplan am Vorabend.
   Auch diese Vorgehensweise hat wesentliche Vorteile, die ich schon in einem anderen Beitrag aufgelistet habe.  
3. Verplanen Sie nicht den ganzen Tag.
   Eine realistische Tagesplanung ist eine Zeitplanung mit Pufferzeiten. Ich selbst habe früher bei meiner Zeitplanung Pufferzeiten nicht berücksichtigt und war am Abend enttäuscht und frustriert, wenn ich meine Tagesplanung immer wieder über den Haufen werfen musste.
   Eine „Faustregel“ im Zeitmanagement besagt, dass man nur ca. 60% der täglichen Arbeitszeit verplanen soll. 40% sind Pufferzeiten für Unvorhergesehenes wie Arbeiten, die länger dauern und für Störungen bzw. Unterbrechungen.
   Bei einem 8,5-Stunden Arbeitstag verplanen Sie also nur ca. 5 Stunden.
   Diesen Richtwert dürfen Sie aber nicht so eng sehen. Die erforderliche Pufferzeit ist von Mensch zu Mensch und von Arbeit zu Arbeit unterschiedlich und hängt von mehreren Faktoren, wie z.B. der Anzahl der täglichen Störungen (Zeitdiebe) ab, ob der Arbeitsalltag mehr aus neuen Aufgaben besteht oder hauptsächlich aus Routine-Aufgaben etc.
4. Planen Sie in Zeitblöcken.
   Arbeiten Sie in Zeitblöcken. In solchen Zeitblöcken werden gleichartige Aufgaben abgearbeitet. Damit gestaltet sich der Arbeitstag viel produktiver. Es ist viel effizienter, wenn Sie z.B. fünf Telefonate in einem Stück erledigen, als während des Tages wichtige Aufgaben damit zu unterbrechen. Mir ist schon klar, dass dies nicht immer möglich ist. Aber ich weiß aus eigener Erfahrung, dass dies öfters möglich ist, wie man glaubt.
   Weitere Aufgaben, die sich für Zeitblöcke besonders eignen: E-Mails, Postbearbeitung etc.
5. Mit dem Unangenehmsten beginnen.
   Beginnen Sie den Arbeitstag immer mit der unangenehmsten Aufgabe. Am Morgen hat man in der Regel am meisten Elan und kann sich am besten konzentrieren – beste Voraussetzungen, um schwierige und/oder unangenehme Aufgaben mit geringstem Aufwand zu schaffen.

Mit dieser Vorgehensweise für die Tagesplanung habe ich selbst beste Erfahrungen gemacht.