Hier können Sie sofort und kostenlos Vorlagen für ein Besprechungsprotokoll herunterladen und bekommen Tipps, wie man ein Besprechungsprotokoll erstellt.

Tipps und Vorlage für das Besprechungsprotokoll

Burkhard Heidenberger schrieb am 13.5.2008 zum Thema „Büroorganisation“.

Wenn Sie eine Besprechung protokollieren müssen, habe ich hier Tipps und eine Vorlage für ein Besprechungsprotokoll.

• Grundsätzlich sollte bei jeder Besprechung ein Protokoll erstellt werden. Damit wird das Besprochene und Vereinbarte festgehalten. Nicht anwesende Personen sollen mit Hilfe des Besprechungsprotokolls über das Wesentliche informiert werden.
• Nicht fehlen dürfen Angaben über die Teilnehmer, Protokollersteller, Ort, Datum, Besprechungsbeginn, falls erforderlich Besprechungsthema, eventuell Abwesende.
• Vorab muss geklärt werden, welche Art von Besprechungsprotokoll geführt wird. Da gibt es das Verlaufsprotokoll, welches über den chronologischen Ablauf der Besprechung informiert. Dann gibt es das Diskussions- oder Ergebnisprotokoll. In diesem wird der sachbezogene Zusammenhang der Diskussion zusammengefasst.
• Ein Protokoll wird generell  sachlich geschrieben. Persönliche Stellungnahmen haben darin nichts verloren.
• Empfehlenswert ist die Hervorhebung wesentlicher Aussagen, z.B. durch Fettschrift oder Unterstreichen.
• Eine sinnvolle Gliederung im Besprechungsprotokoll sollte nicht fehlen. Überschriften sind aber nicht erforderlich. Bewährt hat sich die Gliederung in Themenblöcken.
• Wenn es in einer Besprechung recht „chaotisch“ zugeht, ist ein Verlaufsprotokoll nicht empfehlenswert. Hier wird das Protokoll am besten nach Inhalten strukturiert (falls gegeben nach Tagesordnungspunkten).
• Protokollierte Aufgaben werden mit Erledigungstermin und Zuständigkeit (in eigener Spalte) versehen. 
• Falls bekannt wird der Termin für die nächste Besprechung im Protokoll vermerkt. Dann gibt es keine Ausreden mehr, dass jemand den Termin überhört oder verwechselt hat.
• Oft reicht auch ein handgeschriebenes Protokoll. Um die Verteilungsprozedur abzukürzen, wird das Protokoll gut leserlich während der Besprechung geschrieben. Am Ende der Besprechung wird es kopiert und an die Teilnehmer gleich verteilt.

Vorlage Besprechungsprotokoll in Excel

Vorlage Besprechungsprotokoll in Word