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Was ist nun der Unterschied zwischen wichtig und dringend?

Burkhard Heidenberger schrieb am 5.2.2008 zum Thema „Zeitmanagement“.

Kennen Sie den Unterschied zwischen wichtig und dringend?

Ich habe mir mit dieser Unterscheidung früher schwer getan. Die Prioritätensetzung beruht ja auf dieser Unterscheidung, beispielsweise bei den Eisenhower-Prioritäten.

Wann ist eine Aufgabe wichtig, wann ist eine Aufgabe dringend?

Kurz zusammengefasst kann man sagen:

Wichtig ist eine Aufgabe dann, wenn etwas „auf dem Spiel steht“. Dringend ist eine Aufgabe, wenn sie einen kurzfristigen Erledigungstermin hat.

Die wichtigen Aufgaben sind selten dringend und die dringenden sind selten wichtig. Auf dringende Aufgaben muss man reagieren, hingegen auf wichtige Aufgaben agiert man.

Um meine Aufgaben nach Wichtigkeit zu unterscheiden, habe ich mir eine Fragestellung  überlegt.

Im geschäftlichen Bereich hilft mir folgende Frage zur Ermittlung der Prioritäten:

Diese Frage habe ich mir anfangs immer mit einem Post-it auf meinen Bildschirm geklebt, bis mir das „Denken und Arbeiten in Prioritäten“ in Fleisch und Blut übergegangen ist.

Und zum Abschluss noch ein Beispiel aus der Geschäfts-Praxis:

Der Abgabetermin für ein Angebot ist am Monatsletzten fällig, also beispielsweise in drei Wochen. Ich möchte den lukrativen Auftrag unbedingt bekommen. Also es steht für mich Geld „auf dem Spiel“, weil z.B. schon länger kein ergiebiger Auftrag an Land gekommen ist.

Für die Ausarbeitung des Angebotes brauche ich in etwa einen Tage. Die Aufgabe „Angebot erstellen“ ist für mich also wichtig, aber heute noch nicht dringend. Die Aufgabe wird zu einer dringenden und wichtigen Aufgabe, wenn morgen der Abgabetermin ist.

Das Denken und Handeln in Prioritäten ist etwas vom Schwierigsten beim Zeitmanagement.

In ziemlich jedem Zeitmanagementbuch und –seminar wird das Thema Prioritäten intensiv behandelt: Prioritäten nach Eisenhower, ABC-Analyse etc. Bei diesen Methoden wird aber immer davon ausgegangen, dass wir selbstbestimmt arbeiten können, also selber Prioritäten vergeben können. Das trifft vielleicht für einen Unternehmer zu, weniger aber für einen Angestellten. Die Angestellten machen doch den größten Teil in unserer Arbeitswelt aus.