Hier bekommen Sie zahlreiche praxisbewährte Tipps, wie Sie Ihre Telfongespräche effizient führen. Weiters finden Sie Dokumente zum Gratisdownload sowie Tools und Lösungen zu den Themen Zeitgewinn & Organisation.

Telefonmanagement

Sie haben sicher auch schon die Erfahrung gemacht, dass Telefongespräche zeitraubend und auch ineffizient sein können. Mit dem richtigen Telefonmanagement erreichen Sie mehr Effizienz bei den Telefongesprächen. Folgendes sollten Sie dabei beachten:

Anrufe vorbereiten

Anrufe zuerst vorbereiten und erst dann telefonieren! Es soll klar sein, was Sie mit dem Anruf erreichen wollen, seien Sie auf Gegenargumente vorbereitet und halten Sie eventuell notwendige Unterlagen parat.

Notizen

Machen Sie sich möglichst viele Notizen während des Anrufes (im Superbuch)

Zusammenfassung

Bevor Sie das Gespräch beenden, fassen Sie das Wesentliche nochmals zusammen. Hilfreich sind hierzu auch "Rückformulierungen" (Das Gehörte in eigenen Worten zusammenfassen: Das heißt also, dass... Habe ich das also richtig verstanden, dass... Ich fasse also nochmals zusammen….).

Schriftliche Bestätigung

Nach dem Gespräch bestätigen Sie schriftlich jede wichtige Angelegenheit, auf die Sie sich geeinigt haben - besonders wenn Sie befürchten, der andere könnte es vergessen oder es abstreiten. Bei wichtigen Entscheidungen am Telefon lassen Sie die schriftliche Zusammenfassung vom Gesprächspartner gegenzeichnen.

Download Telefonnotiz-Vorlage

Kein Geplauder

Geben Sie Acht, dass geschäftliche Telefonate nicht in ein Geplauder über unwichtige Dinge ausarten; dadurch zieht sich der Anruf unnötig in die Länge.

Abwimmeln

Legen Sie sich ein paar Standard-Floskeln zu, um ein Gespräch zu beenden; z.B. "Ich muss leider zu einem Termin".