Telefonmanagement – das sollten Sie beachten (mit Telefonnotiz-Vorlage)!

Sie haben sicher auch schon die Erfahrung gemacht, dass Telefongespräche zeitraubend und auch ineffizient sein können. Mit dem richtigen Telefonmanagement erreichen Sie mehr Effizienz bei den Telefongesprächen. Folgendes sollten Sie dabei beachten:

Anrufe vorbereiten

Anrufe zuerst vorbereiten und erst dann telefonieren! Es muss klar sein, was Sie mit dem Anruf erreichen wollen. Seien Sie auf Gegenargumente vorbereitet und halten Sie eventuell notwendige Unterlagen parat.

Notizen

Machen Sie sich möglichst viele Notizen während des Anrufes (im Superbuch).

Zusammenfassung

Bevor Sie das Gespräch beenden, fassen Sie das Wesentliche nochmals zusammen. Hilfreich sind hierzu auch “Rückformulierungen” – das Gehörte in eigenen Worten zusammenfassen: Das heißt also, dass …? Habe ich das richtig verstanden, dass …? Ich fasse also nochmals zusammen, …

Schriftliche Bestätigung

Nach dem Gespräch dokumentieren Sie schriftlich jede wichtige Angelegenheit, auf die Sie sich geeinigt haben – besonders wenn Sie befürchten, der Gesprächspartner könnte es vergessen oder abstreiten. Bei wichtigen Entscheidungen am Telefon lassen Sie die schriftliche Zusammenfassung vom Gesprächspartner gegenzeichnen.

Download Telefonnotiz-Vorlage

Kein Geplauder

Geben Sie acht, dass  das geschäftliche Telefonat nicht in ein Geplauder über unwichtige Dinge ausartet. Denn dadurch zieht sich der Anruf unnötig in die Länge.

Mein Tipp:

Wenn Sie wissen, dass Ihr Gesprächspartner gerne zum Plaudern tendiert, verlegen Sie das Telefonat kurz vor die Mittagspause bzw. Arbeitsschluss – wenn dies möglich ist. Meistens legen genau solche Plauderer großen Wert auf ihre Mittagspause bzw. auf ein pünktliches Arbeitsende.

Abwimmeln

Legen Sie sich ein paar Standard-Floskeln zu, um ein Gespräch zu beenden, z. B. “Ich muss leider zu einem Termin …”.

Zum Weiterlesen:

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