Was gute ZeitmanagerInnen auszeichnet – 11 Merkmale
Bleiben wir einfach mal beim gebräuchlichen „Zeitmanagement“, auch wenn der Ausdruck Zeitmanagement an sich nicht korrekt ist. Denn die Ressource Zeit lässt sich nicht managen. Sie ist eine „Konstante“. Jedem stehen nun mal nur 24 Stunden täglich zur Verfügung.
Möglich ist allerdings, sich selbst zu managen. Sich also so zu organisieren, um in der begrenzt zur Verfügung stehenden Zeit möglichst viel zu erreichen – eben produktiv zu arbeiten. Deshalb sind die Begriffe Selbstmanagement oder Selbstorganisation weitaus treffender.
Merkmal 11: ZeitmanagerInnen können entspannen …
Was kennzeichnet also ZeitmanagerInnen aus?
ZeitmanagerInnen …
1. … haben Ziele
Vielleicht fragen Sie sich jetzt, welcher Zusammenhang zwischen Zielen und Zeitmanagement besteht. Nun, wer Ziele hat – seien es nun persönliche oder jene des Unternehmens –, kann Prioritäten setzen. Und mit dem Fokus auf die Prioritäten lassen sich Entscheidungen hinsichtlich der Zielerreichung treffen.
Fazit: Sie haben klare Ziele vor Augen!
2. … setzen Prioritäten
Ohne Prioritäten ist effektives Zeitmanagement kaum möglich. Organisierte Menschen unterscheiden sich von unorganisierten unter anderem durch ihren Fokus auf Prioritäten.
Unorganisierte Personen arbeiten eine Aufgabenliste – sollten sie überhaupt eine solche führen – mehr oder weniger nach Gutdünken ab. ZeitmanagerInnen erledigen Aufgaben nach Prioritäten.
Fazit: Sie setzen Prioritäten!
3. … schotten sich ab
Man kann noch so mit allen Zeitmanagement-Methoden vertraut sein – wer seine Zeitdiebe nicht in den Griff bekommt, tritt auf der Stelle. Oder anders ausgedrückt, der „bringt nicht viel weiter“.
Mit Abschotten meine ich, sich Phasen freizuschaufeln, in denen man möglichst ungestört an seinen wichtigen Aufgaben arbeiten kann. Also Ablenkungen auf ein Minimum zu reduzieren – und wenn es täglich nur für eine Stunde ist.
Fazit: Sie schaffen sich Phasen, in denen sie ungestört an wichtigen Aufgaben arbeiten!
4. … bevorzugen Monotasking
Dass Multitasking nicht wirklich positive Auswirkungen auf die Produktivität hat, ist mittlerweile hinlänglich bekannt. Gute ZeitmanagerInnen widmen sich konzentriert einer Tätigkeit nach der anderen, praktizieren also „Monotasking“.
Auch wenn das nicht immer möglich ist und ein hektischer Arbeitstag immer wieder Multitasking erfordert, so finden sie regelmäßig Phasen – wie bereits im vorigen Punkt erwähnt –, in denen sie sich konzentriert EINER Tätigkeit widmen.
Fazit: Sie favorisieren Monotasking!
5. … leiden nicht an Aufschieberitis
Mit Aufschieberitis bezeichne ich die Tendenz, (unangenehme) Aufgaben aufzuschieben. Häufig geschieht das so lange, bis aus einer Aufgabe mit geringer Priorität eine dringliche Aufgabe wird, die keinen weiteren Aufschub duldet. Stress ist vorprogrammiert.
Fazit: Stehen unangenehme Aufgaben an, werden diese angepackt und nicht auf die lange Bank geschoben.
6. … sind keine Perfektionisten
Perfektionismus lähmt. Perfektionismus heißt auch, mehr zu machen, als nötig ist bzw. verlangt wird. Perfektionisten stehen meist „unter Strom“, setzen sich selbst unter Druck.
Außenstehende erkennen ohnehin meist nicht den Unterschied zwischen einer perfekten und einer gut erledigten Arbeit. Der Unterschied zwischen einer gut und einer schlecht erledigten Arbeit ist allerdings offensichtlich.
Und noch etwas: Der Unterschied zwischen einer gut und einer perfekt erledigten Arbeit besteht in der Regel auch in einem zeitlichen Mehraufwand, den niemand gerne bezahlt.
Fazit: Sie erledigen Aufgaben so gut wie möglich, allerdings nicht perfekt!
7. … haben ihren optimalen Informationskanal gefunden
Informationen sind wichtig, um auf dem Laufenden und auch (als UnternehmerIn) konkurrenzfähig zu bleiben. Im heutigen Informationszeitalter, das sich auch durch die übermächtige Informationsflut kennzeichnet, stellt das effiziente Informieren eine Herausforderung dar.
Fazit: Sie haben Wege und Kanäle gefunden, um die für sie relevanten Informationen in gebündelter Form zu „konsumieren“.
8. … arbeiten in Blöcken
Gleichartige Tätigkeiten lassen sich am effizientesten erledigen, wenn sie in Arbeitsblöcken abgearbeitet werden. Beispielsweise lassen sich zehn Telefonate in einem Block weitaus effizienter durchführen, als wenn sie auf den Tag aufgeteilt werden und jedes Mal hierfür eine Tätigkeit unterbrochen werden muss.
Sicherlich ist das Arbeiten in Blöcken nicht immer möglich, aber meiner Erfahrung nach weitaus öfter, als dies tatsächlich in der Praxis Anwendung findet.
Fazit: Sie arbeiten gleichartige Aufgaben in Blöcken ab – soweit dies möglich ist.
9. … delegieren
Natürlich hat nicht jeder die Möglichkeit, Aufgaben abzugeben und an andere Personen zu delegieren. Aber häufig sind es genau jene Personen mit dieser Möglichkeit, die diese nicht nutzen. Argumente wie „das mache ich selbst, dann weiß ich, dass es zu meiner Zufriedenheit erledigt wird“ werden häufig bemüht.
Delegieren ist ein Lernprozess. Denn um gute Ergebnisse zu erhalten, sind beide Seiten gefordert: die delegierende und die ausführende Seite.
Fazit: Sie können delegieren und haben sich ein entsprechendes Umfeld geschaffen, dem sie Aufgaben vertrauensvoll abgeben können.
10. … „kaizen“
Der Begriff Kaizen stammt aus dem Japanischen und bedeutet in etwa „Veränderung zum Besseren“. Jeder Arbeitsprozess birgt in der Regel Verbesserungs- und Entwicklungspotenzial.
Um beim Zeitmanagement zu bleiben: Es gibt zahlreiche Planungshilfen, Programme und Tools, welche die tägliche Arbeit erleichtern.
Fazit: Sie sind ständig bemüht, Arbeitsprozesse effizienter zu gestalten.
11. … ruhen sich aus
Gut, die Überschrift irritiert vielleicht. Fakt ist aber: Nur wer in der Lage ist, eine Balance zwischen Ruhe- und Arbeitsphasen zu schaffen, wird auf längere Sicht leistungsfähig bleiben. Es gilt also, eine Ausgewogenheit zwischen An- und Entspannung zu forcieren.
Fazit: Sie finden Mittel und Wege, um nach Phasen der Anstrengung solche der Entspannung folgen zu lassen.
Das sind die wesentlichen Merkmale, die Menschen mit einem guten Zeitmanagement von solchen unterscheiden, die ihre Zeit weniger im Griff haben.
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