Wie Sie das Parkinsonsche Gesetz für Ihr Zeitmanagement nutzen

Auch wenn Sie das Parkinsonsche Gesetz vom Namen her nicht kennen, so kennen Sie sicher dessen Wirkungsbereich.

Das nach seinem Entdecker Cyril Northcote Parkinson benannte „Gesetz“ besagt nämlich – eher humorvoll  –, dass sich Arbeit genau in dem Maße ausdehnt, wie Zeit für die Erledigung zur Verfügung steht – und nicht in dem Maße, wie komplex die Aufgabe tatsächlich ist.

Etwas anders formuliert:

Wenn Sie üblicherweise für die Erledigung einer bestimmten Aufgabe 30 Minuten benötigen und hierfür plötzlich 45 Minuten Zeit zur Verfügung haben, dann werden Sie in der Regel auch die 45 Minuten für die Erledigung in Anspruch nehmen. Wenn Sie hingegen nur 20 Minuten für die gleiche Aufgabe Zeit haben, so schaffen Sie die Aufgabe voraussichtlich auch in diesen 20 Minuten.

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Laut Parkinsonsch passt sich die Erledigungsdauer einer Aufgabe der zur Verfügung stehenden Zeit an.

Wie ich das Parkinsonsche Gesetz für mich nutze

Gut, aber wie können wir uns das Parkinsonsche Gesetz zunutze machen?

Bei mir sind es meist die unangenehmen Aufgaben, bei denen sich dieses Gesetz bewahrheitet. Ich kenne mich selbst ja recht gut und weiß, welche Aufgaben ich vorzugsweise „ausdehne“.

Deshalb plane ich die Erledigung solcher Aufgaben beispielsweise kurz vor der Mittagspause, vor Feierabend oder auch vor einem Termin ein, also bevor ich das Büro verlasse. In der so mir selbst auferlegten begrenzten Erledigungszeit arbeite ich die Aufgaben viel effizienter ab.

Sich selbst herausfordern …

Es macht manchmal richtig Spaß, sich selbst herauszufordern. Das klappt insbesondere im Zusammenhang mit Routineaufgaben, bei denen ich recht gut weiß, wie lange ich für deren Erledigung benötige.

Sollten Sie sich auch mal selbst herausfordern wollen: Versuchen Sie beispielsweise die Aufgabe fünf Minuten schneller als üblich zu erledigen, oder sogar 10 Minuten schneller. Stoppen Sie ruhig die Zeit, wie es eben bei einem Rekordversuch oder Wettbewerb üblich ist. :-)

Delegieren mit dem Parkinsonschen Gesetz

Auch beim Delegieren hat sich dieses Gesetz als nützlich erwiesen. Bei einem mir bekannten Vorgesetzten ist das gang und gäbe. Mit jeder delegierten Aufgabe nennt er auch die Zeitvorgabe. Also nicht nur, bis wann die Aufgabe erledigt sein muss, sondern auch, wie lange die Mitarbeiter dafür brauchen dürfen.

Die Mitarbeiter halten die Zeitvorgabe fast immer ein. Sie wirkt wie ein sanftes Druckmittel und abhängig davon, wie knapp die Zeitvorgabe bemessen war, auch als Herausforderung.

Wenn Sie die Möglichkeit haben, Aufgaben zu delegieren, versuchen Sie das einmal mit einer Zeitvorgabe. Diese sollte so bemessen sein, dass die Aufgabe in dieser Zeit wirklich zu schaffen ist – aber sie kann ruhig eine kleine Herausforderung sein. Sie werden staunen, wie hier das Parkinsonsche Gesetz seine Wirkung zeigt.

Zum Weiterlesen:



Kommentare

  • Gabie

    Danke für diese Erläuterung! Ich habe mich immer schon gefragt, wie es möglich ist, dass ich bei knapper Zeit Arbeiten erledigen kann, für die ich sonst eine Stunde mehr brauche!

    Ich bin nur etwas skeptisch, Menschen zu empfehlen, sich noch mehr Druck auszusetzen.

    Auch, wenn sich Ihre Vorschläge sehr spielerisch anhören, in der heutigen Zeit würde ich lieber versuchen, den Druck rauszunehmen.

    Ich finde die 5-Minuten Regel sehr hilfreich: lieber in kleinen Schritten regelmäßig an große und unübersichtliche Aufgaben rangehen. Irgendwann verselbstständigt sich diese Herangehensweise und ich bleibe dran.

    Das Pareto Prinzip finde ich auch interessant: In 20% der Zeit schaffe ich 80% der Aufgaben.

    Gabie antworten
    • Danke Gabie!

      > Ich bin nur etwas skeptisch, Menschen zu empfehlen, sich noch mehr Druck auszusetzen.

      Bitte den Artikel nicht als direkte Empfehlung verstehen, sich mehr Druck auszusetzen. Allerdings kann es für den ein oder anderen durchaus motivierend sein, mit einer entsprechenden Zeitvorgabe sich selbst herauszufordern.

      Burkhard Heidenberger antworten
  • Markus

    Hallo,

    auch ich bin gerade über den Artikel gestoßen.

    Gute Inhalte aber mir gefällt nicht, dass darin steht, man solle die Zeitvorgabe an seine Mitarbeiter zwar realistisch aber dennoch als kleine Herausforderung gestalten.

    Das sehe ich keinesfalls so, gerade heutzutage, mit der ständigen Überlastung der Menschen – in unserem und in anderen Betrieben, die ich kenne.

    Jeder Mitarbeiter ist auch nicht ein Sklave, der sofort die Aufgabe erledigen muss, sondern i.d.R. wird dieser auch andere Aufgaben auf seiner To-do-Liste haben, die er ebenfalls abarbeiten muss und in denen er gerade auch gedanklich “drin ist”. Ihn ständig vor Herausforderungen zusätzlicher Art zu stellen, kann ich nicht befürworten. Prioritäten ja, zusätzlicher Druck “als Spielchen” – nein.

    Ich kenne in unserem Umfeld derzeit viele Menschen, die schlichtweg umfallen, Burn-out oder Schlaganfälle bekommen, da stößt mir so ein Satz auf.

    Zusammengefasst:

    Der Artikel ist gut und wenn dieser ausschließlich auf den Umgang mit sich SELBST bezogen wäre, würde mir die kleine “Herausforderung” wahrscheinlich nicht sonderlich negativ auffallen, sondern ich für mich nutze sogar selbst solche Herausforderungen – daher stieß ich ja auch auf Ihren Artikel.

    Aber als Anleitung dazu, seine Mitarbeiter noch weiterem Stress zuzumuten – nein, das kritisiere ich hier – bin selber Führungskraft seit vielen Jahren und habe durchaus das Bewusstsein, dass ich auch eine Fürsorgepflicht diesbezüglich zu erfüllen habe.

    MfG
    Markus

    Markus antworten
  • Daniele

    Wenn ich doch dieses Gesetze kenne, bei mir selber und ich weiss, dass es funktionieren kann.
    Dann könnte ich doch damit auch Mitarbeiter delegieren und Zeitvorgaben geben.
    Nur das Problem ist, dass die Mitarbeiter dieses Gesetz nicht kennen und so vielleicht – Mitarbeiter, die ihre Stärken nicht kennen – unter Druck geraten.

    Oder anders ausgedrückt: Ohne Zeitvorgabe hätte der Mitarbeiter die gleiche Aufgabe in der Zeit geschafft, die ich hätte vorgeben wollen.

    Das Problem ist ein weiteres: Viele Chefs wissen gar nicht, wie viel Arbeit in einer Aufgabe wirklich steckt und meinen sehr oberflächlich, dass das in einer halben Stunde erledigt sein wird.

    Und, es kommt auch immer drauf an, ob der Mitarbeiter auch fähig ist, die Aufgabe zu meistern. Man kann keinem Mitarbeiter eine neue Aufgabe mit Zeitangabe vorsetzen, oder liege ich da falsch?

    Daniele antworten
    • Sie haben natürlich recht! Beim Delegieren generell Zeitvorgaben zu machen, ist nicht sinnvoll. Jeder Mitarbeiter ist individuell, arbeitet anders etc. Ebenso hängt es von der Aufgabenstellung selbst ab sowie von weiteren Faktoren (Leistungsbereitschaft, Verhältnis zu den Mitarbeitern, Führungsstil, …).

      Aber es gibt durchaus Mitarbeiter und Aufgaben, bei denen die Zeitvorgabe ihren Zweck erfüllt. Hierzu ist aber immer auch Empathie seitens der Führungskraft gefragt, inwieweit und bei wem dieses “Werkzeug” eingesetzt werden kann – etwa bei einem Mitarbeiter, der bewusst Tätigkeiten in die Länge zieht, Aufgaben aufschiebt usw.

      Burkhard Heidenberger antworten
  • Daniele

    Sagen wir mal so, wenn der Mitarbeiter dies als sportlich und als Herausforderung sieht, dann ist ja gut. Dann hat er eine gesunde Einstellung dazu. Aber wenn eine Zeitvorgabe ihn nur belastet, Druck macht, dann ist weniger hilfreich.

    Daniele antworten
  • Nati

    Ein guter Gedanke und sicher eine interessante Methode! Aber: arbeitet man dann noch präzise ohne Fehler zu machen? Und: dauert die Nachbearbeitung nicht länger als wenn man sich Zeit gelassen hätte?

    Nati antworten

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