Zeitfresser im Büro erkennen und ausschalten – so geht’s!

Wohl die meisten von uns beißen sich an den täglichen Zeitdieben die Zähne aus. Und glauben Sie mir, ich spreche aus Erfahrung:

Sie können noch so gut im „Zeitmanagen“ sein – wenn Sie die Zeitfresser nicht in den Griff bekommen, laufen Sie auf der Stelle.

Zu den typischen Zeitdieben (Unterbrechungen) im Büro zählen beispielsweise Telefonate, Plauderei, Nicht-Nein-sagen-Können, Perfektionismus.

Wenn Sie für eine Aufgabe üblicherweise eine Stunde benötigen, brauchen Sie für die gleiche Aufgabe durch Störungen leicht doppelt so lange. Das über den gesamten Tag, über die Woche, das Jahr betrachtet, hat massive Auswirkungen auf die Effizienz.

Etwas gleich vorweg:

Das vollkommene Ausschalten der Zeitdiebe ist nicht möglich. Um das geht es auch nicht.

Das Ziel sollte sein, diese Zeitfresser für einen bestimmten Zeitraum (beispielsweise eine Stunde) so weit wie möglich zu reduzieren. In dieser Zeit können Sie dann konzentriert an Ihren wichtigen Aufgaben arbeiten.

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Täglich eine „stille Stunde“ für konzentriertes Arbeiten einplanen (alle Unterbrechungen so weit wie möglich einschränken)

3 Strategien gegen die Zeitdiebe

Grundsätzlich gibt es drei bewährte Strategien, um sich vor den Zeitdieben im Büro zu „schützen“:

  1. Abschottung:

    Wenn Sie wieder einmal an einer wichtigen Aufgabe arbeiten müssen, leiten Sie das Telefon um oder schalten Sie auf Anrufbeantworter. Schließen Sie die Tür oder ziehen Sie sich an einen Platz zurück, wo Sie ungestört sind. Es gibt nur sehr wenige Ausnahmen, die eine permanente Erreichbarkeit verlangen.

  2. Interne Abmachungen:

    Arbeiten Sie in einem Büro mit mehreren Mitarbeitern, so soll für Ihre Kollegen ersichtlich sein, wenn Sie nicht gestört werden wollen. Das kann beispielsweise dann der Fall sein, wenn Sie Ihre Bürotür geschlossen haben oder einfach zu festgelegten Zeiten.

  3. Gleitzeit:

    Sind vorgenannte Strategien aufgrund Ihrer Tätigkeit und/oder Ihrer Stellung schwer möglich, so nutzen Sie die Gleitzeit, die heute in den meisten Unternehmen üblich ist. Kommen Sie früher als Ihre Kollegen in die Arbeit, oder bleiben Sie länger.

Perfektionismus lähmt

Perfektionismus wird häufig als Zeitdieb unterschätzt.

Es gibt Menschen, die wollen immer alles perfekt machen. Sie investieren viel Zeit, um etwas zu verbessern, das aber niemand gefordert hat und somit auch nicht extra bezahlt wird. Ich bezeichne Perfektionismus als das Feilen an unnötigen Details.

Deshalb ist es wichtig, dass man sich angewöhnt, gut anstatt perfekt zu arbeiten. Außenstehende merken in der Regel nicht den Unterschied zwischen einer perfekt und einer gut erledigten Arbeit.

Sollten Sie auch zum Perfektionismus tendieren, diesen aber bisher nicht als hinderlich betrachtet haben, dann besteht in dieser Richtung wohl auch kein Handlungsbedarf.

Wenn Sie hingegen häufig den Eindruck haben, dass die „guten“ Leistungen anderer gleich bewertet werden wie Ihre mit mehr Aufwand erbrachten „perfekten“ Leistungen, oder Sie generell viel Zeit damit verbrauchen, dann sollten Sie handeln.

Mein Tipp

Machen Sie sich bewusst, bei welchen Aufgaben Sie generell „zu perfekt“ arbeiten. Setzen Sie sich dann für diese Tätigkeiten Zeitlimits, und zwar schriftlich. Also wie lange Sie für die Aufgabe brauchen wollen. Die hierfür vorgesehene Zeit kann dann auch bewusst knapp angesetzt werden. Dadurch wirken Sie dem Perfektionismus gezielt entgegen.

So bekommen Sie Ihre Zeitdiebe in den Griff

Nun stelle ich Ihnen eine Methode vor, mit der ich meine Zeitdiebe auf ein Minimum reduzieren konnte. Damit das gelingt, müssen diese aber zuerst identifiziert werden. Das gelang mir so:

Ich hatte eine Woche lang einen Notizzettel neben mir auf dem Schreibtisch platziert. Bei jeder Unterbrechung – und war sie noch so klein – habe ich diese stichwortartig notiert.

Am Ende der Woche habe ich mir für jeden notierten Zeitdieb eine Lösungsstrategie überlegt. Sukzessive konnte ich so einen nach dem anderen eliminieren bzw. so weit wie möglich einschränken.

Hier ein Auszug meiner Liste und den entsprechende Lösungsstrategien:

Zeitdiebe Gewählte Lösungsstrategien
Telefonische Unterbrechungen „Stille Stunden“ eingeführt, ohne Telefonunterbrechung:- Telefon umleiten
– Abwechseln mit Kollegen (Telefon abnehmen)
– „Verleugnen“ lassen
– früher ins Büro
– Anrufbeantworter einschalten
– Ausreden parat („Muss zu einem Termin …“)
Post-, Maileingang – Eingangsfach
– Abarbeitung in Blöcken
Voller Schreibtisch, schlechte
Ablage > lange Suchzeiten
– Schreibtischorganisation
– Ablage neu organisiert
Perfektionismus – Bewusstmachen durch Niederschrift
Plaudern (ist allerdings auch für ein
gutes Arbeitsklima förderlich)
– eingeschränkt, nur noch in Pausen

Zu der in der Liste genannten „stillen Stunde“:

Versuchen Sie täglich, mindestens eine sogenannte „stille Stunde“ einzuplanen. In dieser Zeit alle Unterbrechungen soweit wie möglich einschränken. Arbeiten Sie in dieser Stunde konzentriert an Ihren wichtigen Aufgaben.

Zum Weiterlesen:

Kommentare

  • Hallo Burkhard,

    toller und vor allem hilfreicher Artikel! Danke dafür. Auch ich kenne leider zu genüge, dieses Thema Zeitdiebe.

    Allerdings durch Familie, neuen Job und Geburt unseres neusten Familienmitglieds, bin ich in dieses Gefühl, einfach überhaupt keine Zeit mehr für mich zu haben.

    Einer der Gründe hierfür sind auf jeden Fall die Zeitdiebe!

    Wie ich es aber geschafft habe, aus “Keine Zeit für mich” wieder “mehr Zeit für mich” zu machen, habe ich in meinem Artikel “keine Zeit für mich – 5 einfach Tipps das zu ändern”
    https://fokus-ich.com/work-hacks/keine-zeit-fuer-mich-5-einfach-tipps-das-zu-aendern/ beschrieben. Vielleicht ist es ja auch für deine Leser interessant?

    Gruß
    Matthias

    Matthias antworten

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