Eine weitere Art der Tagesplanung

Tagesplanung – hierzu gibt es zahlreiche Möglichkeiten und Tools. Jeder hat da seine persönliche Methode – oder auch gar keine, weil nicht jeder eine Tagesplanung braucht oder das Planen an sich nicht mag.

Ich gehöre aber zu jenen, die mit einem Tagesplan gut und strukturiert arbeiten können. Ein solcher Plan dient mir zur Orientierung. Er zeigt mir, was ich am entsprechenden Tag schaffen will bzw. sollte.

Wie eingangs erwähnt, gibt es mehrere Möglichkeiten der Tagesplanung. Ich habe viel experimentiert, bis ich meine Methode gefunden habe. Und wer weiß, morgen kann mir eine andere Methode wieder mehr liegen, weil sich vielleicht die Arbeitsumstände geändert haben, die Aufgaben, die Anforderungen oder das Umfeld.

pxb-tagesplanung

Ob digital oder handschriftlich – ein Tagesplan bietet Struktur und Orientierung in der Hektik des Arbeitsalltags …

Je einfacher die Tagesplanung, desto effektiver

Eines kann ich aber aus Erfahrung sagen:

Je einfacher die Tagesplanung, desto effektiver ist sie.

Lange habe ich Aufgaben in Kategorien und nach diversen Kriterien unterteilt. Aber all dies hat sich für mich in der Hektik des Arbeitsalltags als hinderlich erwiesen. Was für mich gilt, muss aber noch lange nicht auch für Sie gelten.

Gut, und nun zu meiner aktuellen Methode der Tagesplanung.

Mein Tagesplan

Ich sammle alle Aufgaben in einem Notizbuch, in meinem sogenannten Superbuch (» hier Näheres zu meinem Superbuch). Für mich ist es wichtig, dass ich ALLE Aufgaben an einem zentralen Ort finde, nicht irgendwo auf verschiedenen Blättern und/oder Tools verteilt.

Die eine Hälfte des Aufgaben-Notizbuches nutze ich für das Sammeln der Aufgaben, in der anderen Hälfte mache ich meinen Tagesplan für den jeweiligen Tag. Und das geht so:

  1. Jeden Abend, bevor ich das Büro verlasse, werfe ich einen Blick auf meine Aufgaben im Notizbuch. Dann frage ich mich, welche Aufgaben ich für den nächsten Tag abarbeiten muss, also abhängig von der Priorität bzw. vom Fälligkeitstermin.
  2. Diese Aufgaben übertrage ich in die Tagesplanungshälfte des Notizbuches. Das sind in der Regel nicht mehr als fünf bis sechs Aufgaben, um auch noch Puffer für Unvorhergesehenes und Unterbrechungen zu haben.
  3. Am nächsten Tag starte ich schon strukturiert in die Arbeit, muss nicht erst groß überlegen, was heute ansteht. Ok, Aufgabe für Aufgabe gemäß meiner Tagesplanung wird abgearbeitet. Wenn eine Aufgabe von großer Dringlichkeit dazwischen kommt – und das kommt nicht selten vor –, arbeite ich diese ab, aber notiere sie auch in meinen Tagesplan. So weiß ich auch am Abend, was ich alles erledigt habe und warum es hin und wieder nicht geklappt hat mit der Erledigung der vorgenommenen Todos.
  4. Am Abend kommt dann wieder die Tagesplanung dran. Ich sehe, welche Aufgaben erledigt wurden, hake diese ab, sehe auch, welche Aufgaben dazwischen gekommen sind. Todos, die ich nicht geschafft habe, übertrage ich einfach in den Tagesplan für den nächsten Tag.

Mit diesem Aufgabennotizbuch habe ich auch eine gute Dokumentation. Ich sehe damit beispielsweise auf einen Blick, was am Dienstag vor drei Monaten anstand, welche Aufgaben dazwischen gekommen sind, was ich erledigt habe.

Noch etwas: Natürlich kommen auch während des Tages viele Aufgaben rein, resultierend aus Besprechungen, E-Mails oder  Telefonaten. Diese Aufgaben übertrage ich dann direkt in die Aufgabenhälfte des Notizbuches.

Das ist also meine Methode der Tagesplanung. Und diese Vorgehensweise nutze ich insbesondere dann, wenn ich an mehreren Projekten parallel arbeite. In Zeiten, in denen es etwas lockerer zugeht, mache ich nur eine Wochenplanung.

Und wie schaut Ihre Methode der Tagesplanung aus, oder nutzen Sie keinen Tagesplan?

Zum Weiterlesen:



Kommentare

  • Birgit Abotsi

    Hmmm, schmunzel, diese Tagesplanung führe ich schon seit Jahren mit riesigen Erfolg und wird von mir auch in eine sogenannte Wochenplanung mit reingenommen.

    Ich schreibe mir einen Tag vorher auf oder auch in der Wochenplannung, wen ich anrufen will, wo ich arbeite, welcher Tag zum Erholen ist, inkl. Uhrzeit. Man kann nicht glauben, wie viel Freizeit man zusammentragen kann, trotz eines 12 Stunden Arbeitstages. Und man vergisst auch keine Kleinigkeiten, die man dringend zu erledigen hat (bzw. kaum was wird vergessen). Eine feine Sache, diese Tages-/Wochen- und Monatsplanungen.

    Birgit Abotsi antworten
  • Andreas Biehl

    Dazu hab ich noch eine Frage:

    Welche Größe für so ein Notizbuch hat sich bewährt? Sollte es fest gebunden sein oder mit Lochung?

    Ich hab bisher schon mal versucht, mit einem fest gebundenen nach der Superbuchmethode zu arbeiten. Das finde ich aber manchmal nicht so praktisch, da ich ja die Seite mit den Aufgaben auch sichtbar haben muss. Also nicht 2 Seiten weiter, um noch dazwischen Platz für Notizen zu haben.

    Ich besitze noch einen alten Helfrecht-Planer. Würde sich der dazu eignen?

    Andreas Biehl antworten
    • Bezüglich Größe und Ausführung des Notizbuches gibt es unterschiedliche Präferenzen. Ich beispielsweise bevorzuge ein festgebundenes A4-Format. Andere wiederum können mit diesem Format nicht viel anfangen. Die unterschiedlichen Vorlieben beim Notizbuch zeigen auch die zahlreichen Kommentare bei meiner Umfrage zum Thema:

      https://www.zeitblueten.com/news/notizen-machen/

      Versuchen Sie es einfach mal für eine Weile mit dem Helfrecht-Planer. Wenn Sie gut damit zurecht kommen, dann haben Sie Ihr optimales “Werkzeug” gefunden, und allein das zählt! Auch ich habe lange herumexperimentiert, bis ich das meinen Anforderungen und Präferenzen optimale Werkzeug gefunden habe.

      Burkhard Heidenberger antworten

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