Hier erfahren Sie, wie Sie in E-Mails richtig zitieren und viele weitere Tipps aus der Praxis.

So zitieren Sie in E-Mail-Nachrichten richtig

Burkhard Heidenberger schrieb am 18.7.2008 zum Thema „Outlook-Praxis“.

Zitieren macht das Lesen von Antwort-E-Mails leichter: Der Empfänger weiß sofort, und muss nicht erst den Zusammenhang rätseln. Wie also soll man richtig zitieren?

Richtig zitieren, nicht nur in Outlook

Am besten gehen Sie so vor, wenn Sie auf eine E-Mail-Nachricht antworten oder diese weiterleiten:

• Lassen Sie zunächst den Text durch Ihr E-Mail-Programm (z.B. Outlook) zitieren. Das geschieht in der Regel  automatisch z.B. durch Einzug des Originaltextes, indem Sie auf Antworten oder Weiterleiten klicken.
• Löschen Sie dann aus der zitierten Mail allen unwichtigen Text, also allen Text, auf den Sie in Ihrer Antwort nicht eingehen. Weg auch mit der Signatur und Anrede des zitierten Textes.
• Dann wählen Sie jene Passage aus, auf die Sie direkt antworten wollen. Setzen Sie Ihren Antworttext direkt unter entsprechende Passage. Damit ist der Zusammenhang klar ersichtlich.
• Gehen Sie in Ihrer Antwort auf eine längeren Block ein, so zitieren Sie diesen Block nur auszugsweise, indem Sie den Anfang und das Ende belassen und dazwischen folgendes Zeichen einsetzen: [...] Bei einem Antwortschreiben hat der Empfänger das Original ja in seiner Ablage und kann falls erforderlich dort nachlesen.

Die meisten E-Mail-Programme setzen vor dem zitierten Text folgendes Zeichen vor jede Zeile: >

Bei einer Antwort auf eine Antwort wird der Doppelpfeil gesetzt: >>

Einige E-Mail-Programme kennzeichnen den zitierten Text farblich. Der Nachteil der farblichen Kennzeichnung liegt darin, dass nicht jedes Programm Farbtext anzeigt. Deshalb empfehle ich generell das Setzen des Pfeil-Zeichens, auch wenn Ihr Mail-Programm dies nicht automatisch macht. Mit diesem Zeichen wird der Text einfach viel übersichtlicher und damit leichter lesbar.

Dann gibt es noch E-Mail-Programme, die vor einem zitierten Text den Namen des Autors einfügt. Das ist vor allem dann sehr angenehm, wenn eine Diskussion per Mail mit mehreren Personen geführt wird. 

Und abschließend noch ein Beispiel: