Optimieren Sie Arbeitsabläufe/Arbeitsprozesse

Am Arbeitsplatz liegt häufig großes Potenzial, um Arbeitsabläufe (Arbeitsprozesse) zu optimieren. Durch diese Optimierung der Arbeitsabläufe kann die Effizienz erheblich gesteigert werden.

Der erste Schritt zur Optimierung und der daraus resultierenden Effizienzsteigerung besteht in der Analyse der Arbeitsabläufe.

Alle routinemäßig ablaufenden Arbeitsprozesse sollten in regelmäßigen Abständen unter die Lupe genommen werden. Wenn es Ihnen gelingt, solche Routinetätigkeiten zu automatisieren oder zu standardisieren, werden Sie sofort eine spürbare Effizienzsteigerung erfahren.

Es ist meist gar nicht notwendig, große Innovationen einzuführen und bewährte Abläufe umzukrempeln. Häufig steckt genügend Potenzial in kleinen, scheinbar wenig bedeutenden Maßnahmen.

BO-L05_Arbeitsprozesse

Damit Arbeitsprozesse wieder geschmeidiger laufen …

Analyse der Arbeitsabläufe

Zuerst geht es also darum, die Arbeitsabläufe an Ihrem Arbeitsplatz genauer unter die Lupe zu nehmen. Betrachten Sie aufgrund des Multiplikationseffekts primär Arbeiten, die Sie häufig durchführen.

Hier ein Musterbeispiel einer solchen Analyse:

Vorgang/Tätigkeit Einsparung in Minuten Häufigkeit Häufigkeit pro Jahr Einsparung pro Jahr in Minuten Einsparung
pro Jahr in Stunden
aufgeräumter Schreibtisch >
weniger Suchzeit
3 täglich, jeden
Arbeitstag
210 630 10,5
täglich verwendete
Software in Autostart
1 täglich, jeden
Arbeitstag
210 210 3,5
feste E-Mail-Zeiten einführen
(E-Mail-Blöcke)
10 täglich, jeden
Arbeitstag
210 2100 35,0
Umstieg auf anderes Verkehrsmittel 15 täglich, jeden
Arbeitstag
210 3150 52,5
neues Ablage-System 3 täglich, jeden
Arbeitstag
210 630 10,5
Wochenbesprechung zeitlich
begrenzen
15 wöchentlich 45 675 11,25
SUMME 7.395 123,25

 

Vorlage Analyse Arbeitsprozesse

In meinem Download-Bereich können Sie ein Muster dieser Excel-Tabelle (Optimierung Arbeitsabläufe) mit den hinterlegten Formeln sowie über 50 weitere Vorlagen, Muster und Checklisten gleich kostenlos herunterladen »

In dieser Mustertabelle finden Sie noch Spalten für Kosten, den kalkulatorischen Stundensatz und die Amortisationsdauer. Damit können Sie auch errechnen, wann sich die Investition beispielsweise in eine neue Software amortisiert.

Haben Sie eine eingehende Analyse der Arbeitsprozesse vorgenommen, werden Sie vielleicht auch auf die eine oder andere Überraschung stoßen. Oft stellt man fest, dass bestimmte Tätigkeiten nur noch aus Gewohnheit gemacht werden, ihren Sinn aber längst verloren haben oder dass bestimmte Tätigkeiten besser in ein Aufgabenfeld eines Kollegen bzw. einer Kollegin passen.

Sie können die Analyse auch zu einem kleinen internen Wettbewerb unter den Mitarbeitern machen. Wer am meisten Einsparungspotenzial aufdeckt, erhält eine Belohnung. Sie werden staunen, wie viel Einsparungspotenzial zutage tritt, das Ihnen vielleicht selbst gar nicht bewusst ist.

Der kritische Blick auf die Einsparmöglichkeiten

Liegt nun die Liste mit den Einsparmöglichkeiten vor, sollten Sie nochmals einen kritischen Blick darauf werfen und prüfen, ob die angedachten Maßnahmen zu unerwünschten Nebeneffekten führen können.

Denn sollten Sie beispielsweise auf der einen Seite einsparen, sich dafür aber auf der anderen Seite zusätzlichen Aufwand einhandeln, so bringt das nicht wirklich den gewünschten Effekt.

Wenn Sie z. B. bei Pausen und Regenerationszeiten einsparen, kann das zu einer Verminderung der Leistungsfähigkeit und Motivation führen. Einsparungen bei regelmäßigen Wartungen führen zu Einschränkungen in der Zuverlässigkeit und Sicherheit. Sie sehen also, ein kritischer Blick ist erforderlich.

Umsetzung der Optimierungsmaßnahmen

Durch die Analyse wissen Sie nun, in welchen Bereichen Sie Arbeitsabläufe optimieren können.

Eine gute Möglichkeit, um komplexere Vorgänge zu optimieren, sind Checklisten. Sie sorgen dafür, dass Sie nichts vergessen und das Delegieren von Arbeiten an andere Mitarbeiter wird einfacher.

» Diverse Checklisten und eine Checklisten-Vorlage finden Sie auch im Downloadbereich.

Gehen Sie bei der Optimierung Schritt für Schritt vor. Nehmen Sie sich nicht zu viele Änderungen auf einmal vor. Erst wenn sich eine Optimierungsmaßnahme bewährt hat, gehen Sie die nächste an.

Zum Weiterlesen: 

 

Kommentare

Diesen Artikel kommentieren

Bitte die Kommentarregeln berücksichtigen. Danke!