Optimieren Sie Arbeitsabläufe/Arbeitsprozesse

Am Arbeitsplatz liegt häufig großes Potential, um Arbeitsabläufe (Arbeitsprozesse) zu optimieren. Durch diese Optimierung der Arbeitsabläufe wird die Effizienz gesteigert und Sie können Geld, Zeit und Nerven sparen.

Der erste Schritt zur Optimierung und der daraus resultierenden Effizienzsteigerung besteht in der Analyse der Arbeitsabläufe.

Alle routinemäßig ablaufenden Arbeitsprozesse sollten in regelmäßigen Abständen immer wieder unter die Lupe genommen werden. Wenn es Ihnen gelingt, solche Routinetätigkeiten zu automatisieren oder zu standardisieren, werden Sie sofort eine spürbare Effizienzsteigerung erfahren.

Es ist meist gar nicht notwendig, große Innovationen einzuführen und bewährte Abläufe umzukrempeln. Häufig steckt genügend Potential in kleinen, scheinbar wenig bedeutenden Maßnahmen.

Analyse der Arbeitsabläufe

Zuerst geht es also darum, die Arbeitsabläufe an Ihrem Arbeitsplatz mal genauer zu betrachten. Betrachten Sie wegen des Multiplikationseffekts in erster Linie Arbeiten, die Sie besonders häufig durchführen.

Hier ein Musterbeispiel einer solchen Analyse:

Vorgang/Tätigkeit	Einsparung in Minuten	Häufigkeit	Häufigkeit pro Jahr	Einsparung pro Jahr in Minuten	Einsparung pro Jahr in Stunden
aufgeräumter Schreibtisch > weniger Suchzeit	3	täglich, jeden Arbeitstag	210	630	10,5
täglich verwendete Software in Autostart	1	täglich, jeden Arbeitstag	210	210	3,5
feste E-Mail-Zeiten einführen (E-Mail-Blöcke)	10	täglich, jeden Arbeitstag	210	2100	35,0
Umstieg auf anderes Verkehrsmittel	15	täglich, jeden Arbeitstag	210	3150	52,5
neues Ablage-System	3	täglich, jeden Arbeitstag	210	630	10,5
Wochenbesprechung zeitlich begrenzenArbeitsabläufe optimieren.xls	15	wöchentlich	45	675	11,25
			SUMME	7.395	123,25

Hier können Sie ein Muster dieser Excel-Tabelle mit den eingetragenen Formeln gratis herunterladen. In dieser Muster-Tabelle finden Sie noch Spalten für Kosten, den kalkulatorischen Stundensatz und die Amortisationsdauer. Damit können Sie auch errechnen, wann sich die Investition beispielsweise in eine neue Software amortisiert.

Haben Sie eine eingehende Analyse der Arbeitsprozesse vorgenommen, werden Sie vielleicht auch auf die eine oder andere Überraschung stoßen. Oft stellt man fest, dass bestimmte Tätigkeiten nur noch aus Gewohnheit gemacht werden, ihren Sinn aber längst verloren haben oder dass bestimmte Tätigkeiten besser in ein Aufgabenfeld eines Kollegen bzw. einer Kollegin passen.

Sie können die Analyse auch zu einem kleinen internen Wettbewerb unter den Mitarbeitern machen. Wer am meisten Einsparungspotential auffindet, bekommt eine kleine Belohnung. Sie werden staunen, wie viel Einsparungspotential zu Tage tritt, dass Ihnen vielleicht selbst gar nicht bewusst ist.

Der kritische Blick auf die Einsparmöglichkeiten

Liegt nun die Liste mit den Einsparmöglichkeiten vor, sollten Sie nochmals einen kritischen Blick darüber werfen und prüfen, ob die angedachten Maßnahmen zu unerwünschten Nebeneffekten führen können.

Denn sollten Sie beispielsweise auf der einen Seite einsparen, sich dafür aber auf der anderen Seite zusätzlichen Aufwand einhandeln, so bringt das nicht wirklich den gewünschten Effekt.

Wenn Sie z.B. bei Pausen und Regenerationszeiten einsparen, kann das zu einer Verminderung der Leistungsfähigkeit und Motivation führen. Einsparungen bei regelmäßigen Wartungen führen zu Einschränkungen bei der Zuverlässigkeit und Sicherheit. Sie sehen also, ein kritischer Blick ist erforderlich.

Umsetzung der Optimierungsmaßnahmen

Durch die Analyse wissen Sie nun, in welchen Bereichen Sie Arbeitsabläufe optimieren können.

Eine gute Möglichkeit, um komplexere Vorgänge zu optimieren, sind Checklisten. Sie sorgen dafür, dass Sie nichts vergessen und das Delegieren von Arbeiten an andere Mitarbeiter wird einfacher.

Diverse Checklisten und eine Checklisten-Vorlage finden Sie im Downloadbereich.

Gehen Sie bei der Optimierung Schritt für Schritt vor. Nehmen Sie sich nicht zu viele Änderungen auf einmal vor. Erst wenn sich eine Optimierungsmaßnahme bewährt hat, gehen Sie die nächste an.

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Hier finden Sie Tipps und Checklisten, um Arbeitsabläufe (Arbeitsprozesse) zu optimieren. Durch diese Optimierung wird die Effizienz gesteigert und Sie können Geld, Zeit und Nerven sparen.