So kommen Sie Ihren Zeitdieben auf die Spur

Sie können noch so gut im „Zeit managen“ sein, wenn Sie Ihre Zeitdiebe nicht in den Griff bekommen, bewegen Sie sich auf der Stelle.

Aber um die Zeitdiebe zu bekämpfen, muss man ihnen erst mal auf die Spur kommen. Im Folgenden möchte ich kurz schildern, wie mir das gelungen ist.

Ich hatte immer wieder Phasen, wo ich mich am Abend gefragt habe, was ich überhaupt den ganzen Tag gemacht habe – insbesondere dann, wenn ich meinen Tagesplan nicht geschafft habe. Und weil es mir manchmal schwer fiel, zufriedenstellende Antworten darauf zu finden, habe ich über einen längeren Zeitraum ein Zeitprotokoll geführt.

ZM-Zeitdiebe

Stopp Zeitdiebe! (Bild: Fotolia©marcolucidi)


Zeitprotokoll: Hier seid ihr also!

Für mein Zeitprotokoll hatte ich einen Notizblock auf meinem Schreibtisch platziert. Jedes Mal, wenn ich bei einer Tätigkeit unterbrochen wurde, habe ich den Zeitdieb (die Unterbrechung) in Stichworten notiert.

Zwei Woche lang habe ich so ein Zeitprotokoll – oder besser Zeitdiebeprotokoll – geführt. Und das Ergebnis war mit einigen Aha-Erkenntnissen verbunden.

Mir war vorher gar nicht bewusst, was und wer mich alles vom konzentrierten Arbeiten abhielt.

Erst wenn man seine Zeitdiebe kennt, kann man gezielte Maßnahmen setzen, um diese „hinter Gitter“ zu bringen.

Versuchen Sie nicht, alle Zeitdiebe mit einem Mal auszuschalten. Das wird nicht klappen. Um das geht es aber auch nicht.

Ziel sollte es sein, diese Zeitdiebe zumindest für eine bestimmte Zeit (beispielsweise eine Stunde) soweit wie möglich zu reduzieren. In dieser Zeit können Sie dann konzentriert an Ihren wichtigen Aufgaben arbeiten.

Arten von Zeitdieben

Ich unterscheide zwischen persönlichen, organisatorischen und äußeren Störungen bzw. Unterbrechungen.

Persönliche Zeitdiebe

Beispiele:

Organisatorische Zeitdiebe

Beispiele:

Von „außen“ kommende Zeitdiebe

Beispiele:

  • Anrufe
  • (Unerwartete) Besuche
  • Ausfall von Gerätschaften, Technologien (z. B. Internetverbindung)

Hier 7 weitere häufige Zeitdiebe detailliert erläutert: die 7 größten „Zeitkiller“. 

Zeitdiebe einschränken – Schritt für Schritt

Am besten gehen Sie so vor:

  1. Nachdem Sie Ihre Zeitdiebe identifiziert haben, nehmen Sie sich einen nach dem anderen vor. Als Richtwert empfehle ich die Abschaffung eines Zeitdiebes pro Woche.
  2. Beginnen Sie mit dem größten.
  3. Dann der nächste.

Etwas sollte Ihnen dabei bewusst sein:

Die Zeitfresser werden sich nie ganz ausschalten lassen. Darum geht es auch nicht. Ziel sollte sein, diese soweit wie möglich zu reduzieren.

Das habe ich auch recht gut hinbekommen. Und am meisten hat mich erstaunt, wie sich dadurch meine Effizienz gesteigert hat.

Drei Strategien, um Zeitdiebe einzuschränken

Die folgenden drei Strategien haben sich bewährt.

1. Interne Abmachungen

Arbeiten Sie in einem Büro, soll für Ihre Kollegen ersichtlich sein, wenn Sie nicht gestört werden wollen – beispielsweise wenn Sie Ihre Bürotür geschlossen haben. Vereinbaren Sie mit einem Kollegen, dass dieser für eine bestimmte Zeit Ihre Telefonate entgegennimmt, dafür nehmen Sie ihm seine Telefonate ein anderes Mal ab.

2. Abschottung

Wenn Sie wieder einmal an einer wichtigen Aufgabe arbeiten müssen, leiten Sie das Telefon um oder schalten Sie auf Anrufbeantworter. Es gibt nur wenige Ausnahmen, bei denen Personen immer und überall erreichbar sein müssen.

3. Gleitzeit

Sind vorgenannte Strategien aufgrund Ihrer Tätigkeit und/oder Ihrer Stellung schwer möglich, so nutzen Sie die Gleitzeit, die heute in den meisten Unternehmen üblich ist. Kommen Sie früher als Ihre Kollegen in die Arbeit, oder bleiben Sie länger.



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