Zeitdiebe → Die 7 größten Zeitfresser inkl. Tipps, Lösungen & Beispiele
Zeitdiebe sind Umstände, Vorfälle oder Personen, durch deren Einwirken Sie für eine Tätigkeit oder Aufgabe unverhältnismäßig lange brauchen – kurzum: die Ihnen „Zeit stehlen“.
Etwas gleich vorweg:
Sie können noch so gut im „Zeitmanagen“ sein – wenn Sie Ihre Zeitdiebe nicht in den Griff bekommen, laufen Sie auf der Stelle.
Das vollkommene Ausschalten der Zeitfresser ist selten möglich. Um das geht es auch nicht.
Das Ziel sollte sein, sie für einen bestimmten Zeitraum (beispielsweise eine Stunde) so weit wie möglich zu reduzieren. In dieser Zeit können Sie dann konzentriert an Ihren wichtigen Aufgaben arbeiten.
Zeitdiebe: Die 7 häufigsten Zeitfresser
In einem meiner Zeitmanagement-Seminare habe ich die TeilnehmerInnen nach ihren größten „Zeitfallen“ gefragt. Die Antworten wurden auf eine Tafel notiert.
Nun die Auflistung etwas detaillierter:
Zeitdieb 1: Nicht-Nein-sagen-Können
Der deutsche Schriftsteller Claus Gaedemann hat es passend formuliert:
Das Wörtchen Nein
steht ganz vorn
unter den Waffen
gegen Zeitfresser.
Wenn Sie Aufgaben erledigen, für die Sie eigentlich gar nicht zuständig sind, dann bleibt Ihnen weniger Zeit für IHRE Tätigkeiten oder eben weniger Freizeit.
Deshalb:
Lernen Sie das Neinsagen. Mir ist schon bewusst, dass dies in der Regel nicht von heute auf morgen gelingt. Es ist ein Veränderungsprozess, der seine Zeit braucht.
Zeitdieb 2: Ablenkungen und Unterbrechungen
Mit jeder Ablenkung und nach jeder Unterbrechung müssen Sie sich erneut eindenken und einarbeiten. Auch wenn der einzelne Aufwand hierfür nur gering ist, kann die Summe bei zahlreichen Störungen während des Tages immens sein.
Beispiel:
Wenn Sie für eine Tätigkeit ohne Unterbrechung eine Stunde benötigen, kann sie bei zahlreichen Ablenkungen locker doppelt so lange dauern – natürlich abhängig von der Anzahl und Länge der Störungen.
Zeitdieb 3: Unordnung & Chaos
Die Unordnung z. B. am Schreibtisch oder im Büro „stiehlt“ Zeit. Nicht nur, dass sie Ursache für lange Suchzeiten ist (und das täglich!), sie kostet zudem Nerven und verursacht Stress.
Ordnung und Struktur hingegen fördern die Leichtigkeit und Klarheit. Die gelegentlich gehörte Aussage „Im Chaos kann ich am besten arbeiten“ mag ich dann doch nicht ganz glauben.
Zeitdieb 4: Meetings
Natürlich gibt es wichtige Besprechungen, die z. B. zur Entscheidungsfindung erforderlich sind. Aber es finden durchaus auch „überflüssige“ Meetings statt – etwa regelmäßige Zusammenkünfte rein aus Gewohnheit.
Laut übereinstimmender Aussagen einiger Seminarteilnehmer: Die Anwesenheit bei den Besprechungen ist zwar erwünscht bzw. wird sogar verlangt, ist aber letztlich selten notwendig – zumindest nicht während des gesamten Meetings.
Zeitdieb 5: Perfektionismus
Perfektionismus wird häufig als Zeitkiller unterschätzt. Ich bezeichne Perfektionismus als das Feilen an unnötigen Details.
Es gibt Menschen, die wollen stets alles perfekt machen. Sie investieren viel Zeit, um etwas zu verbessern, das aber niemand gefordert hat und somit auch nicht extra bezahlt wird.
Tipp:
Machen Sie sich bewusst, bei welchen Aufgaben Sie generell „zu perfekt“ arbeiten. Setzen Sie sich dann für diese Tätigkeiten Zeitlimits, und zwar schriftlich. Also wie lange Sie für die Aufgabe brauchen wollen.
Die hierfür vorgesehene Zeit kann dann auch bewusst knapp angesetzt werden. Dadurch wirken Sie dem Perfektionismus gezielt entgegen.
Zeitdieb 6: Überforderung
Überforderung tritt etwa dann auf, wenn Aufgaben anstehen, für deren Erledigung Sie sich erst „schlaumachen“ müssen oder nicht die erforderliche Kompetenz haben. Das kostet Zeit.
Routineaufgaben hingegen gehen leicht von der Hand.
Zeitdieb 7: Fehlende Motivation
Vielleicht kennen Sie das auch: Wenn die Motivation fehlt, lässt man sich gerne ablenken und reiht die Aufgaben in die Warteschlange.
Weitere, nicht so häufig genannte Zeitfresser:
- die Überprüfung und Korrektur von delegierten Aufgaben
- interne Kommunikationsprobleme, wenn nicht klar ist, was genau in welcher Reihenfolge und wie zu erledigen ist
- Probleme mit der Soft- oder Hardware im Büro, sei es aus Unkenntnis oder tatsächlichen Störungen
Ein Drucker, der immer wieder Probleme macht, ein langsamer Computer, eine ineffiziente Ablage – die Unterbrechungen oder Verzögerungen scheinen vielleicht vernachlässigbar. Aber in Summe und über einen längeren Zeitraum betrachtet, würde der daraus resultierende Zeitverlust wohl so manchem die Haare zu Berge stehen lassen.
Zeitdiebe: 3 Arten
Die genannten Beispiele lassen sich in folgende Gliederung unterteilen.
Auf die persönlichen Zeitfresser können Sie direkt einwirken, während das bei äußeren oft nicht unmittelbar bzw. kurzfristig möglich ist.
1. Persönliche Zeitdiebe
Beispiele:
- Nicht-Nein-sagen-Können
- Tagträumereien, Unkonzentriertheit
- Perfektionsfalle
- Aufschieberitis
2. Organisatorische Zeitdiebe
Beispiele:
- Suchen nach Unterlagen (Ablage)
- Delegieren klappt nicht
- Unordnung
- fehlende Prioritäten
3. „Äußere“ Zeitdiebe
Beispiele:
- Anrufe
- (Unerwartete) Besuche
- Ausfall von Gerätschaften, Technologien (z. B. Internetverbindung)
Zeitdiebe erkennen und identifizieren: Wie es mir gelang
Um die Zeitfresser in den Griff zu bekommen, müssen sie erst einmal erkannt werden. Ich bin dabei so vorgegangen:
Ich hatte eine Woche lang einen Notizzettel neben mir auf dem Schreibtisch platziert. Jede Unterbrechung – und war sie noch so klein – wurde stichwortartig notiert.
Am Ende der Woche habe ich mir für jeden notierten Zeitdieb eine Lösungsstrategie überlegt. Sukzessive konnte ich so einen nach dem anderen eliminieren oder zumindest einschränken.
Am besten gehen Sie so vor:
- Nachdem Sie Ihre Zeitdiebe identifiziert haben, nehmen Sie sich einen nach dem anderen vor. Als Richtwert empfehle ich die Abschaffung eines Zeitfressers pro Woche.
- Beginnen Sie mit dem größten.
- Dann der nächste dran.
Die Not-to-do-Liste
Es sind nicht nur die äußeren Einflüsse, die uns wertvolle Zeit stehlen. Oft sind wir uns selbst die größten Zeitdiebe. Um sich dessen bewusst zu werden, empfehle ich meinen Seminarteilnehmern das Anlegen einer „Not-to-do-Liste“.
Machen Sie also zusätzlich eine Liste, in der Sie alles auflisten, was Sie nicht mehr tun wollen/sollten – alles, mit dem Sie oft wertvolle Zeit vergeuden.
Beispiele:
- der häufige Blick in den E-Mail-Posteingang oder auf das Smartphone
- privates Internetsurfen während der Arbeit
- Vorgänge, die bis zur Erledigung mehrmals in die Hand genommen werden (z. B. ein Dokument wird erst mal überflogen, dann beiseitegelegt, wieder hervorgeholt, gelesen, beiseitegelegt, schließlich irgendwann mal darauf reagiert)
- Aufgaben, die schlampig erledigt werden und deshalb eine spätere Nachbearbeitung erfordern
Zeitdiebe: 4 Lösungen
Grundsätzlich gibt es vier bewährte Strategien, um den Zeitdieben entgegenzuwirken:
1. Abschottung
Wenn Sie an einer wichtigen Aufgabe arbeiten, leiten Sie zwischenzeitlich das Telefon um oder schalten Sie auf Anrufbeantworter. Schließen Sie die Tür oder ziehen Sie sich an einen Platz zurück, wo Sie ungestört sind. Es gibt wohl wenige Ausnahmen, die eine permanente Erreichbarkeit verlangen.
2. Interne Abmachungen
Arbeiten Sie in einem Büro mit mehreren Mitarbeitern, so soll für Ihre KollegInnen ersichtlich sein, wenn Sie nicht gestört werden wollen. Das kann beispielsweise dann der Fall sein, wenn Sie Ihre Bürotür geschlossen haben oder einfach zu festgelegten Zeiten.
3. Gleitzeit
Sind vorgenannte Strategien aufgrund Ihrer Tätigkeit und/oder Ihrer Position schwer umsetzbar, so können Sie die Gleitzeit nutzen, die heute in den meisten Unternehmen üblich ist. Kommen Sie früher als Ihre KollegInnen in die Arbeit, oder bleiben Sie länger.
4. Stille Stunde
Versuchen Sie, täglich mindestens eine sogenannte „stille Stunde“ einzuplanen. Schränken Sie in dieser Stunde alle Unterbrechungen so weit wie möglich ein. Arbeiten Sie in dieser Zeit konzentriert an Ihren wichtigen Aufgaben.
Täglich eine „stille Stunde“ für konzentriertes Arbeiten
Fazit
Die täglichen Zeitfresser sind die größten Stolpersteine auf dem Weg in Richtung eines funktionierenden Zeitmanagements. Deshalb sollten Sie unbedingt versuchen, diese weitestgehend zu reduzieren.
Beginnen Sie zuerst mit den Ablenkungen bzw. Unterbrechungen, für die Sie selbst verantwortlich sind. Denn beim Zeitmanagement geht es nicht nur um das Aneignen neuer guter, sondern auch um das Ablegen „schlechter“ Gewohnheiten.
In weiterer Folge sind jene Unterbrechungen dran, auf die Sie selbst weniger Einfluss haben. Auch wenn das rigorose Reduzieren nicht von heute auf morgen gelingt – bleiben Sie dran! Denn mit der Bändigung der täglichen Zeitfresser werden Sie eine deutliche Entlastung wahrnehmen.
Abschließend nochmals die Tipps als Umsetzungs-Checkliste zusammengefasst:
- Nein sagen lernen:
Lernen Sie höflich, aber bestimmt Nein zu sagen, um Ihre eigenen Prioritäten zu schützen. - Ablenkungen und Unterbrechungen reduzieren:
Reduzieren Sie Störungen durch Abschottung und fokussiertes Arbeiten, z. B. durch das Umlenken von Anrufen oder das Schließen der Tür. - Unordnung und Chaos vermeiden:
Halten Sie Ihren Arbeitsplatz stets ordentlich, um Zeit bei der Suche nach Unterlagen zu sparen und Stress zu vermeiden. - Meetings kritisch hinterfragen:
Hinterfragen Sie die Notwendigkeit und Effizienz von Besprechungen und streben Sie kürzere, zielorientierte Meetings an. - Perfektionismus eindämmen:
Setzen Sie klare Zeitlimits für Aufgaben und konzentrieren Sie sich auf das Wesentliche, statt sich in Details zu verlieren. - Überforderung vermeiden:
Fokussieren Sie sich auf Ihre Kernkompetenzen und holen Sie bei Bedarf rechtzeitig Unterstützung ein. - Motivation steigern:
Definieren Sie klare Ziele und schaffen Sie Belohnungen, um motiviert an Aufgaben zu arbeiten. - Notizliste führen:
Notieren Sie eine Woche lang jede Unterbrechung und analysieren Sie diese im Anschluss. - Zeitdiebe priorisieren:
Bearbeiten Sie die identifizierten Zeitfresser systematisch, beginnend mit dem größten. - „Not-to-do-Liste“ erstellen:
Schreiben Sie Gewohnheiten auf, die Sie vermeiden möchten, z. B. ständiges E-Mail-Checken oder ineffizientes Arbeiten. - Abschottung umsetzen:
Schaffen Sie sich ungestörte Arbeitsphasen, indem Sie Anrufe umleiten, die Tür schließen oder an einem ruhigen Ort arbeiten. - Interne Abmachungen treffen:
Kommunizieren Sie mit Kollegen, wenn Sie nicht gestört werden möchten, z. B. durch geschlossene Türen oder sichtbare Hinweise. - Gleitzeit nutzen:
Arbeiten Sie frühmorgens oder später am Tag, um konzentriert und ohne Ablenkungen zu arbeiten. - Stille Stunde einplanen:
Blocken Sie täglich mindestens eine Stunde für ungestörte Arbeit an wichtigen Aufgaben.
Zum Weiterlesen:
- Mein Superbuch: Nach Jahren immer noch begeistert …
- Zeitmanagement: Planungshilfen und ihre Vor- und Nachteile
- Test: Wie gut ist Ihr Zeitmanagement?
