E-Mail-Flut bekämpfen: 7 Tipps, die wirklich funktionieren

❁ Burkhard Heidenberger (ZEITBLÜTEN-Gründer, Buchautor & Trainer) schreibt zum Thema „Zeitmanagement & Entlastung“:

Tipps für die schnelle E-Mail-Bearbeitung gibt es zur Genüge. Nun hat jeder unterschiedliche berufliche Anforderungen und dadurch mehr oder weniger mit der E-Mail-Flut zu kämpfen.

Ebenso hat jeder seine individuelle Arbeitsweise, die sich auch in der E-Mail-Bearbeitung niederschlägt.

Im Folgenden stelle ich Ihnen meine Tipps vor, die sich für mich bewährt haben.

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1. Das „Ausmisten“ entlastet den Posteingang

Im Grunde ist es einfach:

Je weniger Nachrichten in meinem Posteingang landen, desto geringer der erforderliche Aufwand für die
E-Mail-Bearbeitung.

Deshalb habe ich mich von Newslettern abgemeldet und Statusmeldungen (z. B. von XING, Linkedin) deaktiviert, die für mich keine Relevanz haben.

Auch wurde ich irgendwann in einigen Verteilern von mir kaum oder nicht bekannten Personen aufgenommen, die mir immer wieder Hinweise zu Veranstaltungen oder ähnliche Informationen zukommen lassen. Eine kurze, höfliche E-Mail mit der Bitte, mich vom Verteiler zu nehmen – und wieder waren es einige E-Mails weniger, die in meinem Posteingang die Übersicht einschränkten.

2. Filter und Regeln schärfen den Fokus

Regeln sind nichts anderes als definierte, automatische Aktionen.

Das E-Mail-Programm überprüft eingehende Nachrichten anhand bestimmter Kriterien, die ich mittels einer Regel festgelegt habe. Wenn eine E-Mail die festgelegten Bedingungen erfüllt, dann folgt automatisch eine – ebenfalls von mir – festgelegte Aktion.

Ich habe diverse Regeln und Filter definiert – u. a. folgende:

Newsletter-Regel

Abonnierte Newsletter lasse ich mittels einer Regel automatisch in meinen „Lesestoff“-Ordner verschieben. Wenn ich dann mal Zeit und Muße habe, widme ich mich den E-Mails in diesem Ordner, um beispielsweise unterwegs Wartezeiten zu überbrücken.

Newsletter und ähnliche Nachrichten bedürfen in der Regel keiner Antwort, keiner Reaktion. Es ist also vollkommen egal, ob ich den Newsletter heute, nächste Woche oder in einem Monat lese. (Im schlimmsten Fall ist ein darin angepriesenes, befristetes Sonderangebot nicht mehr gültig.)

Fokus-Filter

Des Weiteren habe ich einen Filter in Form einer eigenen Ansicht angelegt – ich nutze MS-Outlook. Wenn ich diesen Filter aktiviere, werden in meinem Posteingang jene Nachrichten ausgeblendet, in denen ich nur im Cc-Verteiler stehe. Denn das sind alle E-Mails, die nicht direkt und ausschließlich an mich gerichtet sind und deshalb in der Regel nur zur Info dienen.

Diese Ansicht erleichtert mir beim Abarbeiten der Nachrichten das Priorisieren und schafft Übersicht in meinem Posteingang. Nachdem ich jene Nachrichten, die ausschließlich an mich gerichtet sind, abgearbeitet habe, wechsle ich wieder in die Ansicht mit sämtlichen Eingängen und lese die „Info-E-Mails“ (meine Adresse im Cc-Verteiler).

3. Feste E-Mail-Zeiten als Routine

Feste E-Mail-Zeiten haben sich für mich bewährt. Ich bearbeite meine E-Mails zweimal am Tag: etwa eine halbe Stunde vor der Mittagspause und dann noch einmal vor Arbeitsschluss.

Das blockweise Abarbeiten geht bei mir dann ruckzuck, auch weil sich zu diesen Zeiten mein Magen meldet: „Gib Gas, ich habe Hunger!“

Noch einen Vorteil haben diese gewählten Zeiten:

Hin und wieder gibt es Personen, welche den E-Mail-Austausch als eine Art Chat-Kommunikation nutzen. Ich schicke beispielsweise an so eine Person eine E-Mail, fünf Minuten später kommt von ihr eine weitere Frage. Gut, weil ich schon dabei bin, beantworte ich auch diese Frage gleich. Wenige Minuten danach die nächste Frage.

Wenn ich meine E-Mails nur zu den genannten Zeiten (vor der Mittagspause und Feierabend) beantworte, werden Empfänger mit Tendenz zur Chat-Kommunikation etwas gebremst – sie wollen ja auch in die Mittagspause bzw. in den Feierabend.

4. Auch für den E-Mail-Text gilt: In der Kürze liegt die Würze

Die von dem Designer Mike Davidson plädierte 5-Sätze-Regel finde ich zur Orientierung durchaus praxistauglich.

Demnach bedürfen Antworten, die länger als fünf Sätze sind, generell eines persönlichen Gesprächs.

Allerdings gibt es auch Bereiche, in denen umfangreichere E-Mails einem Gespräch vorzuziehen sind – beispielsweise im Projektmanagement aus Gründen der Beweissicherung und Dokumentation.

Es kommt natürlich immer auf den Zweck der E-Mail-Konversation mit der jeweiligen Person an, aber grundsätzlich halte ich mich an dem Motto: „In der Kürze liegt die Würze.“

Je kürzer die E-Mail, desto geringer der erforderliche Aufwand – eh klar! Natürlich ist in diesem Zusammenhang kurz nicht gleichbedeutend mit unzureichenden Informationen, was wiederum Fragen beim Empfänger aufwirft – also kontraproduktiv.

Deshalb:

So kurz wie möglich, so lang wie nötig!

5. Auf die Formulierung kommt es an

Ich habe eine Art Checkliste im Kopf, deren Punkte ich beim Schreiben von E-Mails in Gedanken abhake:

1. Die Sätze sind kurz und verständlich.
2. Absätze nach zwei bis drei Sätzen sind eingefügt (dadurch bessere Lesbarkeit).
3. Text lässt keine Rückfragen offen.
4. Keine Gegenfragen meinerseits, auch keine rhetorischen Fragen.
5. Sachlich! (Je sachlicher und unpersönlicher – natürlich nur, wenn angebracht –, desto weniger Rückmeldungen sind zu erwarten.)
6. Nur an Empfänger, für welche die Information relevant ist. (Klingt logisch, wird erfahrungsgemäß aber trotzdem oft vernachlässigt. Es gilt: Viele Adressaten erzeugen häufig viele Rückantworten und Fragen.)
7. Absagen sind eindeutig formuliert und lassen keine Fragen offen.

Zum letzten Punkt ein kurzer Einschub:

Ich bekomme hin und wieder diverse Kooperationsanfragen per E-Mail. Viele davon sind für mich nicht interessant und so antworte ich bestimmt, aber höflich:

Vielen Dank für Ihr …, aber ich habe diesbezüglich kein Interesse! …

Meine vorige Variante:

Vielen Dank für Ihr …, aber ich habe diesbezüglich derzeit kein Interesse! …

Nur dieses Wörtchen „derzeit“ hatte fast immer eine Rückfrage zur Folge und damit eine weitere Nachricht. Deshalb: E-Mails sollen möglichst keine (Rück-)Fragen offen lassen.

6. Textbausteine: Wie von Zauberhand geschrieben

Bei der E-Mail-Beantwortung verwende ich häufig gleiche oder ähnliche Texte, z. B. Grußformeln, aber auch längere Texte wie Standardantworten auf Anfragen etc.

Und für solche Standardtexte kommt einer meiner Favoriten unter den Tools zum Einsatz: PhraseExpress (für Windows). Damit kann ich häufig benötigte Phrasen mit einen Klick – wie von Geisterhand – einfügen.

Für Mac-Anwender bietet sich als Alternative zu PhraseExpress der TextExpander an.

7. Nutzen Sie Chat GPT und Co.

Wem das Formulieren z. B. von Antwortschreiben schwerfällt, kann KI-basierte Tools wie z. B. Chat GPT nutzen.

Auch wenn es anfangs etwas Übung bedarf, bis man mit diesen Tools vertraut ist, kann man sich dann täglich viel Zeit sparen bei der Bewältigung der täglichen E-Mail-Flut.

Anwendungsbeispiel: 

Den Inhalt der empfangenen E-Mail in Chat-GPT reinkopieren und mit einer entsprechenden Anweisung ergänzen.

Anweisung:

[E-Mail-Inhalt]

Schreibe hierzu eine höfliche Absage. Grund: aktuell kein Bedarf. Kann sich in 6 Monaten nochmals melden.

Das sind meine Tipps, die sich für mich bei der täglichen E-Mail-Bearbeitung bewährt haben.