Zeitmanagement: Das Direktprinzip
Nach dem Direktprinzip werden all jene Aufgaben umgehend erledigt, die nur wenig Zeit in Anspruch nehmen. Mein Richtwert für „wenig Zeit“ ist ca. drei Minuten.
Diese umgehende Erledigung ist mit wesentlich weniger Aufwand verbunden als die Aufgabe erst in einer To-do-Liste aufzunehmen, um sie später abzuarbeiten. Zudem bleibt eine Aufgabe in der To-do-Liste auch als „offener Posten“ im Hinterkopf.
Was es zu berücksichtigen gilt:
Die Anwendung des Direktprinzips ist nur dann sinnvoll, wenn Sie an keiner wichtigen Aufgabe arbeiten.
Ein Beispiel:
Sie sind gerade an einer wichtigen Aufgabe dran, die Ihre volle Konzentration erfordert. Dennoch kommt Ihnen jetzt in den Sinn, dass Sie heute noch unbedingt den Herrn Soundso anrufen müssen.
Dieser Anruf dauert voraussichtlich nicht länger als drei Minuten. Das Direktprinzip im Hinterkopf greifen Sie zum Hörer und erledigen den Anruf gleich.
Nach dieser „Ablenkung“ müssen Sie sich wieder in die unterbrochene Tätigkeit einarbeiten. Ok, weiter mit der wichtigen Aufgabe. Ein Kollege legt Ihnen ein Dokument auf den Schreibtisch. Na gut, Direktprinzip, lesen, Dokument abgelegt. Wo waren Sie doch gleich mit Ihrer Aufgabe?
Sie sehen, das Direktprinzip so angewendet, trägt nicht zur Effizienz bei – im Gegenteil.
Wann dann?
Das Direktprinzip bietet sich immer dann an, wenn Sie nicht an wichtigen Aufgaben arbeiten oder anderweitig konzentriert beschäftigt sind.
Optimal während der Durchführung von Routinearbeiten: In diesen Phasen können Sie nach dem Direktprinzip dazwischendrängende Aufgaben, die nur einige Minuten Zeit kosten, sofort erledigen.
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