Hier erfahren Sie, was eine gute Bürokraft können muss und viele Tipps zum Thema Büroorganisation.

Was eine gute Bürokraft können muss

Burkhard Heidenberger schrieb am 16.3.2009 zum Thema „Büroorganisation“.

Mittlerweile gibt es für die Berufsbezeichnung Sekretär(in) ja einige weitere Begriffe:

• Bürokraft
• Büroassistenz
• Office-Manager(in)

Gut, ich bleibe jetzt einfach mal bei der geschlechtsneutralen Bezeichnung Bürokraft, weil sich damit am einfachsten schreiben lässt :-)

Weil ein bekannter Unternehmer gerade auf der Suche nach einer Bürokraft ist und mich gefragt hat, welche Ansprüche ich hierfür stellen würde, hab ich mir darüber mal ein paar Gedanken gemacht.

Eine gute Bürokraft muss heute doch recht viele Qualifikationen aufweisen, da bei ihr viele Fäden im Büro zusammenlaufen. Ich glaube auch, dass die Arbeit einer Bürokraft oft unterschätzt wird.

Natürlich sind die Anforderungen von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich: So sind die Anforderungen an eine Bürokraft, die in einem kleinen Handwerksbetrieb arbeitet, sicherlich „geringer“ als für eine, die für ein weltweit agierendes Unternehmen tätig ist.

Aber welche Qualifikationen sollte nun eine gute Bürokraft aufweisen?

Gut, fangen wir an:

PC-Kenntnisse

Es gibt wohl heute kaum noch einen Büroarbeitsplatz, an dem kein Computer steht. Somit sind PC-Kenntnisse Voraussetzung. Aber nicht nur die „Bedienung“ eines Computers sollte kein Problem darstellen, sondern vor allem Kenntnisse von sogenannten Office-Anwendungsprogrammen sind unbedingt erforderlich. Die meist genutzten Office-Programme sind MS Word und MS Excel. Aber auch der Umgang mit Präsentationssoftware wird häufig verlangt.

Allgemeine Sekretariatsaufgaben

Eine weitere Voraussetzung ist die souveräne Erledigung sogenannter allgemeiner Sekretariatsaufgaben. Dazu zählen Aufgaben wie die Abwicklung der Korrespondenz, Reiseplanung, Terminkoordinierung, Telefonate etc. Also alles Aufgaben, die im Arbeitsalltag einer Bürokraft mehr oder weniger täglich auftauchen.

Organisationstalent

Organisieren ist nicht jedermanns Sache. Aber eine Bürokraft sollte diese Fähigkeit unbedingt mitbringen. Denn wenn es mit dem Organisieren nicht richtig klappt, kann das Auswirkungen auf mehrere Arbeitsabläufe im Büro haben.

Sprachkenntnisse

Diese Qualifikation ist vor allem davon abhängig, inwieweit das Unternehmen mit anderssprachigen Kunden zu tun hat. Auf alle Fälle sollte die schriftliche und verbale Kommunikation mit anderssprachigen Kunden keine Schwierigkeiten darstellen.

Branchenkenntnisse

Branchenkenntnisse sind immer vorteilhaft und werden in Stellenanzeigen oft sogar explizit erwähnt. Als Beispiel: Eine Bürokraft in einem Installationsunternehmen wird sicher mit anderen Fachbegriffen und spezifischen Problemen konfrontiert als eine bei einem Finanzdienstleister.

Selbstständiges Arbeiten

Eine Bürokraft sollte vor allem die Vorgesetzten entlasten. Sie bekommt viele Aufgaben delegiert. Wenn ihr selbstständiges Arbeiten nicht liegt, sie immer wieder nachfragen muss und auch keine Verantwortung übernimmt, dann führt das zu keiner einer Entlastung der Vorgesetzten.

Verlässlichkeit

Verlässlichkeit ist nicht in Gold aufzuwiegen. Wenn Vorgesetzte Arbeit abgeben bzw. Aufgaben delegieren und sich darauf verlassen können, dass diese mit dem gewünschten Ergebnis erledigt werden, führt das zu einer wirklichen Entlastung. Auf der anderen Seite darf die Anerkennung dafür nie fehlen.

Freundlichkeit

Freundlichkeit ist neben Kompetenz das Um und Auf. Die Bürokraft nimmt in der Regel viele Telefonate entgegen. Auch kommt über sie häufig der erste Kontakt eines Kunden mit dem Unternehmen zustande. Wenn das auf eine unfreundliche und unhöfliche Art geschieht, vermittelt das sofort einen negativen (Erst)Eindruck.

Teamfähigkeit

Die Bürokraft bildet häufig die Schaltzentrale im Büro. Sie muss zwischen Kollegen, Vorgesetzten und Kunden koordinieren. Das verlangt ein nicht unerhebliches Maß an Teamfähigkeit.

Kommunikationsfähigkeit

Auch diese Fähigkeit ist für den Umgang mit Vorgesetzten, Kunden und Kollegen sehr wichtig. Es gilt in jeder Situation den richtigen Ton zu treffen.

Souveränes Auftreten

Je mehr Kundenkontakt und „Gäste“ im Büro, desto wichtiger ist das souveräne Auftreten. Das gilt auch für:

Gepflegtes Äußeres

Eine Bürokraft präsentiert das Unternehmen ja auch nach außen. Wenn ein potentieller Kunde das erste Mal das Büro betritt und von einer „ungepflegten“ Bürokraft begrüßt wird, ist der erste Eindruck des Kunden wahrscheinlich nicht ein positiver.

So, das sind meiner Meinung nach Qualifikationen, die eine „gute“ Bürokraft unbedingt mitbringen sollte. Natürlich treffen die meisten davon auch für andere Mitarbeiter zu.

Nehmen wir an, Sie sind auch auf der Suche nach einer Büroassistenz. Welche Anforderungen bzw. Qualifikationen wären für Sie noch wesentlich?

Kommentare

Ich
2009-04-04 19:44

Hallo...
schön zu lesen, dass man doch anerkennt, wie wichtig die "Visitenkarte" des Hauses ist. Ich bin Assistentin der Geschäftsführung. Und von den Kollegen oft belächelt - solange bis ich sie nicht zum Chef vorlasse. :-)
Gott sei dank weiß mein Chef zu schätzen, was er an mir hat. Aber das ist keine Einbahnstraße. Er gibt mir Vertrauen, ich ihm den Rückhalt.
Was vielleicht noch fehlt in Ihrer Aufzählung: Fingerspitzengefühl/gesunder Menschenverstand. Was muss zum Chef, was ist "Blödsinn". Im großen und Ganzen geht es darum ihm den Rücken frei zu halten, für die wichtigen Dinge im Berufsleben.
Viele Grüße,
ich

Heidenberger Burkhard
2009-04-04 21:12

Hallo,
Sie haben Recht! Das gehört in meiner Auflistung unbedingt noch ergänzt: Eine gute Bürokraft versteht es abzublocken, nicht alles zum Vorgesetzten durchzulassen und ihm damit den Rücken freizuhalten.
Vielen Dank für den Hinweis!

Burkhard Heidenberger

Lydia
2009-04-21 06:37

Hallo,
auch ich finde Ihre Austellung sehr gut und interessant. Ich bin auch eine "Bürokraft" - wohl eher noch eine Sekretärin als eine "Office Managerin". Ich persönlich mag diese übermodernen Begriffe nicht.

Die Anerkennung für diesen doch recht schlicht wirkenden Beruf - und da spreche ich noch eher von der Schaltzentrale in einem Büro als von einer Assistentin der Geschäftsführung - ist nicht immer gegeben. Gerade in Fachspezifischen Bereichen, wo für die anderen Tätigkeiten Handwerker, Coaches, Berater usw. tätig sind, ist diese Schaltzentrale überaus wichtig, da sie die administrativen Angelegenheiten von den anderen fern hält.

Das schöne an so einer Stelle ist, dass sie sehr abwechslungsreich ist. Eine zusätzliche Kompetenz geht mir bei Ihrer Aufstellung nicht ab. Als Allrounder (leider auch wieder so ein englischer Begriff) ist man noch am besten für so eine Stelle geeignet.

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