Mit diesen 22 Tipps für eine effiziente E-Mail-Bearbeitung schaffen Sie sich mehr Zeit für Dinge, die Ihnen wichtig sind.

22 Tipps für eine effiziente E-Mail-Bearbeitung

E-Mails effizient bearbeiten fällt heute nicht immer leicht. Zu groß ist die Menge der täglich eingehenden E-Mails, vor allem im Geschäftsleben. Hier ein paar Tipps für eine effiziente Mail-Bearbeitung. 

1. Der Empfänger soll wissen, bis wann man eine Antwort braucht.
2. E-Mails „an alle“ generell vermeiden.
3. Das Anliegen sollte sich klar vom Inhalt abheben (beispielsweise durch vorgehende und folgende Leerzeile). Bei mehreren Anliegen Auflistung in übersichtlichen Punkten.
4. Automatische Lesebestätigungen einholen möglichst unterbinden. Diese erhöhen das Mailaufkommen enorm.
5. Nur wer wirklich Interesse an die Information bzw. diese benötigt, kommt auf den Verteiler.
6. Textbausteine und Mail-Vorlagen gestalten das Schreiben der Mails effizienter.
7. Unklare oder fehlende Betreffs empfangener Mails ändern bzw. ergänzen. Das reduziert Suchzeiten und fördert die Übersichtlichkeit.
8. Möglichst schnell zur Sache kommen und keine umständlichen Formulierungen.
9. Eventuell führt ein Telefonat schneller zum Ziel - vorher hinterfragen.
10. Automatische E-Mail-Eingangsmeldung (Zeitdiebe, weil Ablenkungen) ausschalten.
11. Mails möglichst in Blöcken abarbeiten und nie gleich am Morgen.
12. Beim Sichten der Mails diese auch gleich bearbeiten bzw. beantworten, wenn das in einem Rahmen von jeweils max. 5 Minuten möglich ist.
13. Unerwünschte Mails sofort löschen. Werbung, uninteressante Newsletter abbestellen. Nutzen Sie die Anti-Spam-Funktion (Junk-Mail-Funktion).
14. Mails zu abgeschlossenen Projekten außerhalb des Mail-Programms archivieren, beispielsweise im entsprechenden Projektsordner.
15. Einen aussagekräftigen Betreff schreiben.
16. Ablageordner im Mail-Programm anlegen und die Mails konsequent dort ablegen.
17. Doppelablage vermeiden.
18. Mails, die Sie nicht sofort abschicken können oder wollen, als Entwurf speichern oder auf Wiedervorlage setzen.
19. Mailordner regelmäßig "ausmisten".
20. Uninteressantes, Unnötiges sofort nach dem Lesen löschen.
21. Regelmäßige Sicherung durchführen.
22. Einen "Müllordner" anlegen. Dort Nachrichten ablegen, die erst nach Eintreffen einer bestimmten Situation gelöscht werden können, beispielsweise eine Bestellbestätigung.

Wie Sie schneller zu E-Mail-Antworten kommen

Und hier noch ein paar Tipps, wie Sie schneller zu E-Mail-Antworten kommen:

• Schreiben Sie im ersten Satz, was Sie wollen. Jeder mit einem vollen Posteingang möchte ohne Umschweife wissen, worum es geht. Es warten ja noch andere E-Mails auf Beantwortung.
• Schicken Sie nur eine Anfrage pro Mail. Wer dem Empfänger eine abzuarbeitende 10-Punkte-Liste schickt, muss damit rechnen, dass der Empfänger die Bearbeitung nach hinten verschiebt.
• Halten Sie die E-Mail möglichst kurz und knackig. Gemäß Punkt 12 sollte man mit Blick auf eine schnelle Antwort darauf achten, dem Empfänger das Einhalten des Zeitlimits zu ermöglichen.
• Schreiben Sie einen möglichst aussagekräftigen Betreff. Dadurch kann der Empfänger schnellstmöglich die E-Mail einordnen. Je schneller und einfacher das möglich ist, desto wahrscheinlicher erhält man eine zeitnahe Antwort.

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