Outlook-Adressen direkt in Word verwenden

Müssen Sie häufig Adressen aus Ihrem Outlook-Adressbuch in Word verwenden, beispielsweise für Briefe? Dann habe ich heute einen Tipp für Sie.

Natürlich können Sie einfach die Adressen per Hand von MS Outlook in MS Word kopieren. Das ist aber etwas umständlich und deshalb auch zeitaufwendig. Aber es geht einfacher.

Sie können die Adressauswahl direkt in Word vornehmen. Das geht mit einem versteckten Befehl. Und so geht’s:

Die Adressauswahl direkt aus Word

Zuerst legen wir einen neuen Button in der Word-Symbolleiste an:

Klicken Sie im Menü Ansicht > Symbolleisten auf Anpassen.
Wechseln Sie auf die Registerkarte Befehle und klicken Sie links unter Kategorien auf den Eintrag Alle Befehle.
Suchen Sie rechts den Eintrag Einfügen Adresse, und ziehen Sie diesen mit der Maus in die Word-Symbolleiste. Lassen Sie die Maustaste los, sobald eine Einfügemarke an der von Ihnen gewünschten Position erscheint.
Beenden Sie den Vorgang mit einem Klick auf Schließen.

In Word 2007 funktioniert das etwas anders:

Klicken Sie in Word in der Schnellstartleiste (das ist die fixe Symbolleiste ganz oben links) auf das Symbol mit dem kleinen nach unten zeigenden Pfeil (Symbolleiste für den Schnellzugriff anpassen) und dort auf Weitere Befehle.
Im Dropdown-Menü Befehle auswählen wählen Sie dann Alle Befehle.
Nun klicken Sie in der Liste auf den Befehl Adressbuch und dann auf die Schaltfläche Hinzufügen.
Schließen Sie alle Fenster mit OK. Nun wird in der Schnellstartleiste das Symbol für das Adressbuch angezeigt.

Und so übernehmen Sie in Zukunft Outlook-Adressen in Ihr Word-Dokument:

Positionieren Sie den Cursor an der gewünschte Stelle im Word-Dokument.
Klicken Sie auf das neue Adressbuch-Icon.
Wenn Sie das erste Mal auf die neue Schaltfläche klicken, kann es sein, dass der Outlook-Dialog Profil auswählen angezeigt wird. In der Regel steht dort Outlook als einzige Option. Bestätigen Sie mit OK.
Im Dialogfeld Namen auswählen klicken Sie doppelt auf den gewünschten Namen, um die zugehörigen Adressdaten in Ihr Word-Dokument einzusetzen. Erhalten Sie im Dialogfeld Namen auswählen nur eine leere Liste, dann aktivieren Sie in der Drop-Down-Liste rechts oben den Eintrag Kontakte. Dann erscheint das Outlook-Adressbuch.

Noch etwas sollten Sie wissen:

Leider lässt sich das Übernehmen des Landes nicht abstellen. Aber das Land kann man ja blitzschnell händisch rauslöschen. Nun können Sie also in Zukunft Ihre Outlook-Adressen ganz einfach in Word einfügen.

Weiterführende Impulse & Tipps zum Thema auf Zeitblüten:

Uwe Pollinger

Sehr geehrter Herr Heidenberger,

herzlichen Dank für den wertvollen Tipp der schnellen Adresseingabe von Outlook in Word. Leider wird die Anrede nicht mit übernommen. Haben Sie da evtl. noch einen Extratipp? :-)

Ich danke Ihnen hier nocheinmal für Ihren Service und wünsche Ihnen alles Gute.

Mit den besten Wünschen aus Franken

Burkhard Heidenberger | ZEITBLÜTEN

Hallo Herr Pollinger,

ich habe das nun getestet, bei mir wird die Anrede auch nicht eingefügt. Allerdings bin ich noch nicht dahintergekommen, warum sich Outlook da wehrt. Sobald ich eine Lösung habe, werde ich sie im Beitrag ergänzen.

Sebastian Kirchner

Seit 4 Jahren verfolge ich nun regelmäßig Ihren Newsletter und die Neuerungen auf dieser Seite. Heute kann ich selbst vielleicht noch eine Kleinigkeit beitragen.

Auf der unten angegebenen Website wird ein Trick beschrieben, wie sich die Angaben des Adresseintrags zumindest mal um die Firmenadresse erweitern lassen.

Folgenden Text in ein neues Word-Dokument einfügen:

{}
{} { }
{}
{} {}

Danach alles markieren und Alt + F3 drücken.

Im folgenden Dialog dem Kind einen NAMEN geben und auf OK.

Habe es selbst mit Office 2010 getestet und es funktioniert sehr gut. Auch der Landeszusatz verschwindet.

Viele Grüße und weiter so.

Burkhard Heidenberger | ZEITBLÜTEN

Vielen Dank für den Tipp, Herr Kirchner! Feine Sache!

Felix Walker

Das von Sebastian Kirchner beschriebene Vorgehen mit Office2010 funktioniert aber mit Office2016 nicht. Oder mache ich etwas falsch?

Zeitblüten❁ Müssen Sie häufig Adressen aus Ihrem Outlook-Adressbuch in Word verwenden, beispielsweise für Briefe etc.? Hier erfahen Sie, wie Sie mit einem Klick Adressen von Outlook in Word übernehmen.