22 Tipps für eine effiziente E-Mail-Bearbeitung

E-Mails effizient bearbeiten fällt nicht immer leicht. Zu groß ist die Menge der täglich eingehenden E-Mails, vor allem im Geschäftsleben. Im Folgenden einige Tipps für die effiziente E-Mail-Bearbeitung. 

  1. Der Empfänger soll wissen, bis wann Sie eine Antwort benötigen.
  2. E-Mails „an alle“ gilt es, generell zu vermeiden.
  3. Das Anliegen sollte sich klar vom Inhalt abheben (beispielsweise durch eine vorhergehende und folgende Leerzeile). Bei mehreren Anliegen bietet sich eine Auflistung in übersichtlichen Punkten an.
  4. Unterbinden Sie möglichst das automatische Einholen von Lesebestätigungen. Denn diese erhöhen das E-Mail-Aufkommen enorm.
  5. Nur wer wirklich Interesse an die Information hat bzw. diese benötigt, kommt auf den Verteiler.
  6. Textbausteine und E-Mail-Vorlagen gestalten das Schreiben der E-Mails effizienter.
  7. Unklare oder fehlende Betreffs empfangener E-Mails werden geändert bzw. ergänzt. Das reduziert nachträgliche Suchzeiten und fördert die Übersichtlichkeit.
  8. Kommen Sie möglichst schnell zur Sache und vermeiden Sie umständlichen Formulierungen.
  9. Eventuell führt ein Telefonat schneller zum Ziel – vorher hinterfragen.
  10. Automatische E-Mail-Eingangsmeldung (Zeitdiebe, weil Ablenkungen) am besten deaktivieren.
  11. E-Mails möglichst in Blöcken abarbeiten und nie gleich am Morgen.
  12. Beim Sichten der E-Mails diese auch gleich bearbeiten bzw. beantworten, wenn das in einem Rahmen von jeweils max. 5 Minuten möglich ist.
  13. Löschen Sie unerwünschte E-Mails sofort. Werbung, uninteressante Newsletter abbestellen. Nutzen Sie die Anti-Spam-Funktion (Junk-E-Mail-Funktion).
  14. E-Mails zu abgeschlossenen Projekten außerhalb des Mail-Programms archivieren, beispielsweise im entsprechenden Projektsordner.
  15. Wählen Sie einen aussagekräftigen Betreff.
  16. Ablageordner im E-Mail-Programm anlegen und die E-Mails konsequent dort ablegen.
  17. Doppelablage vermeiden.
  18. E-Mails, die Sie nicht sofort abschicken können oder wollen, werden als Entwurf gespeichert oder auf Wiedervorlage gesetzt.
  19. E-Mail-Ordner regelmäßig “ausmisten”.
  20. Uninteressantes und Unnötiges sofort nach dem Lesen löschen.
  21. Regelmäßige Sicherung durchführen.
  22. Legen Sie einen Ordner mit der Bezeichnung “Müll” oder “Temporär” an. Dort werden Nachrichten abgelegt, die erst nach Eintreffen einer bestimmten Situation gelöscht werden können, beispielsweise eine Bestellbestätigung.

Wie Sie schneller zu E-Mail-Antworten kommen

Und hier noch einige Tipps, wie Sie schneller zu E-Mail-Antworten kommen:

  • Schreiben Sie im ersten Satz, was Sie wollen. Jeder mit einem vollen Posteingang möchte ohne Umschweife wissen, worum es geht. Es warten ja noch andere E-Mails auf Beantwortung.
  • Schicken Sie nur eine Anfrage pro E-Mail. Wer dem Empfänger eine abzuarbeitende 10-Punkte-Liste schickt, muss damit rechnen, dass der Empfänger die Bearbeitung nach hinten verschiebt.
  • Halten Sie die E-Mail möglichst kurz und knackig. Gemäß Punkt 12 sollte Sie mit Blick auf eine schnelle Antwort darauf achten, dem Empfänger das Einhalten des Zeitlimits zu ermöglichen.
  • Schreiben Sie einen möglichst aussagekräftigen Betreff. Dadurch kann der Empfänger schnellstmöglich die E-Mail einordnen. Je schneller und einfacher das möglich ist, desto wahrscheinlicher erhalten Sie eine zeitnahe Antwort.

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