In Outlook Ordner anlegen

Einen neuen Ordner in MS Outlook erstellen Sie ganz einfach:

Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Ordner in der Ordnerliste, für den Sie einen Unterordner anlegen wollen. (Alternativ können Sie auch mit der Tastenkombination STRG + UMSCHALT + E einen neuen Ordner anlegen.)
Wählen Sie im erscheinenden Kontextmenü Neuer Ordner… aus.
Geben Sie einen Namen für den Ordner ein und bestätigen Sie mit OK.

Einen neuen Ordner können Sie aber auch für andere Outlook-Elemente anlegen, z. B. einen neuen Kalender-Ordner. So können Sie den neuen leeren Kalender-Ordner nutzen, um Kalenderblätter auszudrucken.

Braucht es heute überhaupt noch E-Mail-Ordner?

Grundsätzlich gilt:

Je umfangreicher die Ordnerstruktur, also je mehr Ordner – eventuell sogar noch Unterordner –, desto zeitintensiver, pflegeaufwendiger und unübersichtlicher wird die E-Mail-Ablage.

MS Outlook hat eine hervorragende Suchfunktion.

Im Grunde bräuchte ich durch die praktikable Suchfunktion überhaupt keine Ablageordner mehr. Denn benötige ich eine bestimmte E-Mail, so weiß ich immer zumindest

den Absender
und/oder ein Stichwort des Inhalts
und/oder den ungefähren Zeitraum, wann ich sie erhalten habe.

Und damit finde ich dann blitzschnell jede gesuchte Nachricht.

Warum ich dennoch (einige wenige) E-Mail-Ordner nutze

Trotz praktikabler Suchfunktion habe auch ich noch E-Mail-Ordner angelegt, allerdings unter Berücksichtigung meines Credos: möglichst wenig Ablageordner.

E-Mail-Ordner nutze ich für zwei Hauptzwecke:

Hauptzweck 1: Für klar strukturierte Projekte/Vorgänge

Beispielsweise Projekt „Onlineschulung [Kundenname]“ oder Buchhaltung.

Damit habe ich z. B. sämtliche zu einem bestimmten befristeten Projekt gehörende E-Mails in einem Ordner gesammelt – sowohl empfangene als auch von mir gesendete.

Ich habe also alle E-Mails der Projektbeteiligten in diesem Ordner und kann auch die chronologische Reihenfolge mit einem Blick erfassen. Ist das Projekt abgeschlossen, wird der gesamte Ordner archiviert und aus dem E-Mail-Programm entfernt.

Hauptzweck 2: Für die Umsetzung eines leeren Posteingangs

Mit der Kombination von 4 Ordnern und der Suchfunktion schaffe ich täglich einen leeren Posteingang. Auf die Suchfunktion bin ich bereits näher eingegangen. Nun zu meinen 4 Ordnern:

Eine kurze Erläuterung dieser für mich so wichtigen E-Mail-Ablageordner:

E-Mail-Ordner 1

ERLEDIGEN

Grundsätzlich trachte ich in meinen E-Mail-Bearbeitungszeiten danach, alle neuen Nachrichten im Posteingang abzuarbeiten (lesen, bei Bedarf antworten, weiterbearbeiten, ablegen oder löschen).

Hin und wieder gehen auch E-Mails ein, deren Bearbeitung mehr Zeit bedarf oder nicht gleich möglich ist. Aber weil ich diese nicht im Posteingang belassen und dadurch die Übersicht einschränken will, werden sie im Ordner ERLEDIGEN zwischengeparkt und zum nächstmöglichen Zeitpunkt erledigt.

In den Ordner ERLEDIGEN kommen auch Nachrichten, die ich aus anderen Gründen nicht gleich bearbeiten kann, sondern erst nach dem Eintreten eines bestimmten Termins oder einer Situation (z. B. weil hierzu noch Unterlagen erforderlich sind). Um diese Nachricht nicht aus den Augen zu verlieren, lege ich hierzu (ich nutze MS Outlook) eine Aufgabe mit einer automatischen Erinnerung an.

E-Mail-Ordner 2

ABLAGE

Hier kommen sämtliche (nicht projektbezogene) E-Mails rein, die keiner weiteren Bearbeitung mehr bedürfen und somit abgelegt (und nicht gelöscht) werden können. Also raus aus dem Posteingang und rein in den Ordner ABLAGE.

E-Mail-Ordner 3

1-JAHR

Für das Entsorgen von Papierunterlagen habe ich in einem anderen Beitrag die „temporären Sicherheitsspeicher“ vorgestellt (hier zum Nachlesen). Einen ähnlichen Zweck erfüllt der E-Mail-Ordner „1-JAHR“:

Hier verfrachte ich alle E-Mails, die einen „Zeitwert“ haben – die also nur bis zum Eintreffen einer bestimmten Aktion oder eines Termins relevant sind. Danach können sie – im Gegensatz zu den Nachrichten im ABLAGE-Ordner – einfach gelöscht werden.

Dazu zählen beispielsweise Bestellbestätigungen oder Terminvereinbarungen. Wenn das Ereignis vorbei ist (Bestellung eingegangen, Termin abgeschlossen), sind diese Nachrichten für mich nicht mehr relevant.

Aber auch unwichtige private E-Mails, die ich nicht gleich löschen möchte, sondern erst zu einem späteren Zeitpunkt, kommen in diesen Ordner.

Und einmal im Jahr – deshalb auch die von mir gewählte Bezeichnung „1-JAHR“ – lösche ich darin in einem Zuge alle Nachrichten, die älter als ein Jahr sind. (Sie können natürlich auch einen beliebigen anderen Zeitraum festlegen.) Hierfür habe ich mir eine automatische Erinnerung im Kalender gesetzt. Also lösche ich beispielsweise Ende 2023 alle E-Mails von 2022.

E-Mail-Ordner 4

LESESTOFF

In diesem Ordner landen E-Mails, die mir rein zur Information dienen und die ich dann lese, wenn ich dazu Zeit und Muße habe. Ein typisches Beispiel für Nachrichten in diesem Ordner: Newsletter.

Für alle „Lesestoff-Nachrichten“ habe ich eine sogenannte Regel (in einigen E-Mail-Programmen auch Filter genannt) eingerichtet.

Damit werden z. B. Newsletter nach Eingang automatisch in den Lesestoff-Ordner verschoben. So bleibt der Posteingang frei für wichtige Nachrichten und damit übersichtlicher.

Sollten Sie nicht wissen, wie das automatische Filtern in Ihrem E-Mail-Programm funktioniert, finden Sie hierzu wieder umfassende Anleitungen im Netz. Beispiel für eine Sucheingabe: [Name Ihres E-Mail-Programms] Mails filtern.

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Ing. Burkhard Heidenberger

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