Erfahren Sie hier einen Trick, mit dem Sie am Telefon mehr erreichen.

Telefonmanagement: Der Trick mit den unfreundlichen und freundlichen Artgenossen

Burkhard Heidenberger schrieb am 24.3.2008 zum Thema „Büroorganisation“.

Wenn Sie beruflich viel telefonieren müssen, kennen Sie das sicher auch: Es gibt Gesprächspartner, mit denen man regelmäßig telefoniert bzw. telefonieren muss.

Mit einigen telefoniert man gerne, weil sie zu den sympathischen, freundlichen Gesprächspartnern zählen, weil man mit ihnen konstruktive Gespräche führen kann und damit schnell zum Ziel kommt.

Dann gibt es solche, bei denen die Gespräche mühsam, oft nervenaufreibend sind. Oder einfach nur unfreundliche Artgenossen, die man fast „betteln“ muss, um etwas zu bekommen.

Heute ein Tipp aus meiner Praxis:

Unterschiedliche Ansprechpersonen

In der Arbeit bin ich täglich mit mehreren Firmen in Kontakt und habe dort meine Ansprechpartner. Bei den meisten Firmen habe ich mehrere Ansprechpersonen.

Als kleines Beispiel:

Bei der Firma Namexbeliebig habe ich drei Ansprechpersonen, die ich nur vom Telefon her kenne:

• Frau Müller: Sie ist freundlich und sehr kompetent.
• Frau Maier: Jedes Mal, wenn ich sie am Telefon habe, ärgere ich mich über ihre Unfreundlichkeit. Sie ist nicht nur unfreundlich, sondern unzuverlässig.
• Herr Becker: Eine ausgesprochen freundliche hilfsbereite Person. Zuvorkommend, aber nicht ganz sattelfest auf seinem Gebiet.

Wen glauben Sie, habe ich am liebsten am Hörer? Naja, ist wahrscheinlich nicht so schwer zu erraten. Also meine Favoritenreihenfolge, wenn ich es mir aussuchen kann:

1. Frau Müller, weil freundlich und kompetent
2. Herr Becker, weil freundlich und hilfsbereit
3. Frau Maier, weil unfreundlich, unzuverlässig

Wenn man längere Zeit kein Gespräch mit den genannten Personen geführt hat und sie nicht persönlich kennt, weiß man nicht mehr, dass z.B. Frau Maier die unfreundliche ist.

Der Trick mit den Kürzel

Nun ist es ja so, dass man in den meisten Firmen eine große Kontaktdatei hat, wo mehrere hundert Kontakte keine Seltenheit sind. Auch in meiner Arbeit habe ich eine recht umfangreiche. Hier ist es einfach unmöglich sich zu merken, wer zu den unfreundlichen und freundlichen Telefonkontakten zählt.

Hier habe ich einen kleinen Trick

Ich habe mir ein paar Kürzel überlegt. Hier meine Kürzel:

• f – für freundlich
• sf – für sehr freundlich
• k – kompetent
• u – unfreundlich

Diese Kürzel hänge ich einfach den Namen der gespeicherten Kontakte an, z.B.:

• Frau Müller fk
• Herr Becker sf
• Frau Maier u

Was bringt das?

Wenn ich nun in ein paar Monaten wieder bei der Firma Namexbeliebig anrufe, wähle ich gleich die Durchwahl zur Frau Müller. Am Kürzel sehe ich: „Aha, das war die freundliche und kompetente Dame.“

Wenn diese nicht anwesend ist, versuche ich es bei Herrn Becker. Erst wenn alle Stricke reißen, spreche ich bei einer dringenden Angelegenheit mit Frau Maier.

Dadurch, dass ich normalerweise gleich Frau Müller erreiche, komme ich schneller zum Ziel. Die Telefonate sind angenehmer und effizienter.

Bei Aufnahme eines Gesprächspartners in meine Kontaktdatei ergänze ich auch gleich entsprechendes Kürzel ergänze.