MS Outlook: So versenden Sie eine Besprechungsanfrage

❁ Burkhard Heidenberger (ZEITBLÜTEN-Gründer, Buchautor & Trainer) schreibt :

MS Outlook ist eine umfangreiche Organisationssoftware: Aufgaben, Termine, Kontakte, E-Mails – alles kein Problem mit Outlook.

Nun möchte ich Ihnen eine nützliche Funktion für die Terminplanung vorstellen: die Besprechungsanfrage. Im Grunde ist das nichts anderes als eine E-Mail mit einem Terminvorschlag für eine Besprechung (oder einen anderen Termin). Mit Outlook haben Sie die Möglichkeit, eine solche zu versenden.

Nehmen wir an, Sie sind ProjektleiterIn und haben eine Besprechung angesetzt. Sie versenden also an die Projektgruppe – das können auch externe Mitglieder sein, die allerdings Outlook nutzen müssen – eine Besprechungsanfrage, um zu erfahren, wer an der Besprechung teilnimmt.

Eine neue Besprechungsanfrage erstellen

1. Klicken Sie hierfür im Register Start des Kalenders auf Neue Besprechung:
   
   Haben Sie den Termin bereits in Ihrem Kalender angelegt und möchten dazu Teilnehmer einladen, öffnen Sie diesen Termin und klicken dann auf die Schaltfläche Teilnehmer einladen.
   
   Damit wird der Termin in eine Besprechungsanfrage umgewandelt.
2. Mit Klick auf An können Sie die gewünschten Teilnehmer aus Ihrem Adressbuch übernehmen oder die E-Mail-Adressen auch direkt eingeben. Für die Teilnehmer einer Projektgruppe bietet es sich an, eine Kontaktgruppe – so die Bezeichnung ab Outlook 2010 für die bisher übliche Bezeichnung “Verteilerliste” – anzulegen.
   
3. Dann noch die weiteren relevanten Eingaben ergänzen (Betreff, Ort, Zeit etc.). und auf Senden klicken.
4. Die Empfänger Ihrer Besprechungsanfrage haben nun verschiedene Optionen:
   

Hinweis:

Das ist neu ab Outlook 2010 und äußerst praktisch: Wenn Sie den angelegten Termin für die Besprechungsanfrage öffnen, sehen Sie unten im Personenbereich eine Statusanzeige:

Mit einem Klick ist ersichtlich, wer bereits zugesagt, abgelehnt oder wer noch nicht geantwortet hat.

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Ing. Burkhard Heidenberger

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