MS Outlook – auch die Arbeitszeiterfassung ist damit möglich

MS Outlook ist schon eine sehr umfangreiche Organisationssoftware. Welcher Funktionsumfang in diesem Paket steckt, ist häufig gar nicht so bekannt. Zu einer solchen weniger bekannten Funktion zähle ich auch die Möglichkeit der Arbeitszeiterfassung.

Und da zahlreiche Selbstständige auch MS Outlook nutzen und zur Rechnungslegung die benötigte Arbeitszeit erfassen müssen, möchte ich Ihnen nun diese Möglichkeit mit Outlook vorstellen.

Nehmen wir an, ich bin Ihr Kunde und Sie haben von mir einen Auftrag für eine Dienstleistung erhalten. Diese Dienstleistung setzt sich aus verschiedenen Tätigkeiten zusammen.

Soweit die Ausgangssituation. Nun wollen Sie die gesamte Arbeitszeit, die Sie für mich aufwenden, in Ihrem Outlook erfassen. Und das geht so:

Arbeitszeiterfassung mit MS Outlook

Zuerst müssen Sie mich in Ihren Outlook-Kontakten anlegen. Also in den Kontaktordner wechseln, neuen Kontakt öffnen, alle relevanten Daten eingeben und abspeichern. Gut, die Voraussetzung für die Arbeitszeiterfassung in Outlook ist somit erfüllt.

Nehmen wir weiter an, ein Telefonat mit mir steht an. Es wird mit Sicherheit ein längeres Beratungsgespräch im Zuge der Dienstleistungserbringung. Dafür klicken Sie mit der rechten Maustaste auf meinen Kontakt und wählen Erstellen >Neuer Journaleintrag für Kontakt:

outlook arbeitszeiterfassung

Nun können Sie den Betreff beliebig anpassen, beispielsweise den Projektnamen eingeben, unter Eintragstyp wählen Sie die Tätigkeit aus und dann auf Zeitmessung starten klicken:

Outlook Zeitmessung

Nachdem wir unser Telefongespräch beendet haben, genügt ein Klick auf Zeitmessung anhalten. Im Feld Dauer wird nun der erfasste Zeitaufwand der entsprechenden Tätigkeit angezeigt. So können Sie jede Tätigkeit zeitlich erfassen.

Gut, die Dienstleistung ist erbracht und Sie können nun die Rechnung legen. Dazu benötigen Sie eine Gesamtaufstellung der verwendeten Arbeitszeit. Klicken Sie dafür im Kontakte-Ordner doppelt auf meinen Kontakt und dann auf die Schaltfläche Aktivitäten:

Outlook Zeit messen

Nun erhalten Sie eine Aufstellung über sämtliche Tätigkeiten, die Sie dann auch noch beliebig filtern können – beispielsweise wollen Sie nur alle Telefonanrufe anzeigen.

Sie sehen, MS Outlook gibt einiges her, auch im Bereich der Arbeitszeiterfassung.


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Ing. Burkhard Heidenberger


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