Büroorganisation: Sortiermappen für die Ablage von Schriftgut

Sortiermappen sind Mappen mit Zwischendeckeln in unterschiedlicher Anzahl. Es gibt relativ sperrige Pultmappen mit Zwischendeckeln in der Anzahl der Buchstaben des Alphabets. Entsprechend sind sie auch mit dem Alphabet beschriftet.

Ebenso finden Sie im Fachhandel aber auch in unterschiedlicher Ausführung leichtere Mappen mit sechs oder zwölf Fächern, die frei beschriftet werden können. Einige Modelle werden von Eckspannern zusammengehalten. In diese Mappen können Sie Dokumente legen, die – aus welchen Gründen auch immer – nicht gleich in den passenden Ordner eingeheftet werden können.

In die leichten Sortiermappen können Sie aber auch unterschiedliche Unterlagen zu komplexen Vorgängen übersichtlich zur Bearbeitung oder Weitergabe einlegen.

Vorteilhaft für die Ablage

Mit Sortiermappen vermeiden Sie, dass Sie zwischengelagerte Unterlagen vor der endgültigen Ablage nicht noch einmal neu sortieren müssen.
Dokumente zu komplexen Vorgängen können zur Bearbeitung nach sachlichen, personellen oder zeitlichen Kriterien gruppiert, aber trotzdem in einer Mappe gesammelt bereit gehalten werden.

Nachteilig für die Ablage

Nichts hält länger als ein Provisorium. Sortiermappen und andere Zwischenlager bieten eine große Verführung, die Ablage immer weiter zu verschieben.
Wenn die leichten Sortiermappen weitergegeben oder bei der Bearbeitung abgelegt werden, können relativ leicht Papiere herausrutschen.

Geeignete Verwendung

Sortiermappen können Sie wie Mappen und Klarsichthüllen als Bearbeitungshilfsmittel verwenden und zeitweilig benötigte Unterlagen darin bereitstellen. Dabei können Sie größere Mengen von Unterlagen sinnvoll ordnen. Beispielsweise die Korrespondenz mit verschiedenen Ansprechpartnern in einem anderen Unternehmen zu einem bestimmten Sachverhalt. Oder Sie stellen die Kraftfahrzeugsversicherungsverträge verschiedener Fahrzeuge für einen Vergleich in einer solchen Mappe zusammen.

Als Ablagevorbereitung eignen sich die alphabetischen Pultordner oder nach Sachthemen beschriftete Sortiermappen. Dabei sind die Mappen ein gutes Hilfsmittel, wenn man die Unterlagen nach Gebrauch dort hineinlegt und nur kurzfristig bis zur endgültigen Ablage dort aufbewahrt, beispielsweise bearbeitete Rechnungen und Lieferscheine bei wöchentlicher oder monatlicher Ablage. Wenn man einen ungeordneten Stapel als ersten Schritt zur Ablage erst in Sortiermappen ordnet und dann ablegt, verdoppelt man eher nur die Arbeitsschritte.

Weitere Schriftgut-Behältnisse für die Ablage:

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