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E-Mail-Netiquette (E-Mail-Knigge): So hinterlassen Sie einen guten Eindruck

Haben Sie sich schon mal gefragt, welchen Eindruck Sie wohl mit Ihren E-Mails bei den Empfängern hinterlassen? Denn der kann gut oder weniger gut sein, bleibend oder nur wenige Sekunden andauernd – abhängig von den gewählten Worten und der Gestaltung Ihrer E-Mails. Im Folgenden gehe ich auf die sogenannte E-Mail-Netiquette ein und was es in diesem Zusammenhang zu berücksichtigen gilt, damit der vermittelte Eindruck möglichst zu Ihren Gunsten ausfällt.

Mit jeder E-Mail einen guten Eindruck hinterlassen

E-Mail-Netiquette, was ist das?

Vielleicht können Sie mit dem Begriff E-Mail-Netiquette nicht viel anfangen. Klingt ja auch etwas seltsam. Netiquette ist ein Kunstwort und setzt sich aus dem englischen Wort für Netz – also net – und dem französischen etiquette (Etikette, Umgangsformen) zusammen. Es sind also Verhaltensregeln für eine angemessene und respektvolle Kommunikation im Internet.

Nicht nur beim Schreiben von E-Mails, sondern generell bei der schriftlichen Konversation kann das Geschriebene bzw. Getippte von den Empfängern leicht missverstanden werden.

Im direkten Gespräch sind Aussagen unmissverständlicher, wozu auch das Summenspiel aus den gewählten Worten, Stimme und Körpersprache beiträgt. Und wenn einer der Gesprächspartner etwas nicht verstanden hat – oder glaubt, falsch verstanden zu haben –, kann gleich nachfragt werden. Mit dem Kommunikationsmittel E-Mail ist das nicht so einfach und eindeutig. So kann beispielsweise ein „lockerer Ton“ in der digitalen Nachricht leicht als respektlos oder gar beleidigend beim Empfänger rüberkommen. Damit es zu keinen Missverständnissen in dieser Hinsicht kommt, sollte die E-Mail-Netiquette beachtet werden. Im Folgenden 13 „Benimmregeln“ für die E-Mail-Kommunikation, die Sie – nicht nur, aber insbesondere – beim Erstkontakt berücksichtigen sollten:

1. Höflichkeit ist Trumpf

Eine freundliche Anrede und eine nette Grußformel sollten in keiner Nachricht fehlen. Weichen Sie ruhig von den Standard-Grußformeln ab. Anstatt der üblichen „Mit freundlichen Grüßen“-Formel vermitteln Sie den Empfängern mit einer „Herzliche Grüße“, „Schöne Grüße“, „Beste Grüße“, „Viele Grüße“-Formel auch eine Form der Wertschätzung. Dazu hier weitere Tipps:

Ein „Hallo Herr“ oder „Hallo Frau“ wirkt persönlicher und ist auch im geschäftlichen Bereich eine nette Abwechslung – vorausgesetzt, Sie sind mit den Empfängern vertraut. Beim ersten E-Mail-Kontakt mit einer Person, die Sie nicht persönlich kennen, ist eine solche Anrede eher unpassend und kann sogar als respektlos interpretiert werden – womit ich wieder beim eingangs erwähnten Missverständnis bin.

MfG, LG, ... Für Sie nehme ich mir nicht die Zeit!

Häufig findet man auch die Abkürzung MfG (Mit freundlichen Grüßen) oder LG (Liebe Grüße) in Nachrichten. Eine solche Abkürzung kann dem Empfänger die Botschaft „Für dich nehme ich mir nicht mal die Zeit, die Grußformel auszuschreiben“ vermitteln – auch wenn das so natürlich nicht stimmen mag.

2. Ein aussagekräftiger Betreff

Ein Betreff, der klar auf den Inhalt schließen lässt, gehört nicht nur im geschäftlichen Bereich zum A und O, sondern auch beim Versenden privater E-Mails sollten Sie eine eindeutige Betreffzeile berücksichtigen. Zum einen hat der Betreff auch Einfluss darauf, ob und wann Ihre E-Mail gelesen wird, zum anderen erleichtert er es den Empfängern, eine einmal abgelegte Nachricht schneller wiederzufinden. Auch beim Überfliegen des Posteingangs mit mehreren E-Mails lässt ein klarer Betreff sofort auf den Inhalt der entsprechenden Nachricht schließen. E-Mails ohne Betreff werden in einem vollen Posteingang leicht übersehen bzw. übergangen oder bleiben erst mal unberücksichtigt, weil keine Dringlichkeit ersichtlich ist.

Deshalb ist die Wahrscheinlichkeit, dass Sie auf eine Antwort warten müssen, weitaus höher als bei einer E-Mail mit einem eindeutigen Betreff.

3. IN GROSSBUCHSTABEN – EIN TABU!

Alles in Großbuchstaben – nein! Nicht nur aus Gründen der Lesbarkeit, sondern vor allem auch aus Höflichkeit. In Großbuchstaben Geschriebenes wirkt wie Schreien in einem direkten Gespräch.

4. alles in kleinbuchstaben – auch nicht

Als das Kommunikationsmittel E-Mail aufkam, war das Schreiben in Kleinbuchstaben (in einer E-Mail) weit verbreitet. Mittlerweile glücklicherweise weniger. Kleingeschriebenes ist weniger lesefreundlich und kann auch Zeitnotstand des Absenders sowie fehlende Wertschätzung den Empfängern gegenüber vermitteln. Und da bin ich wieder beim möglichen Eindruck, den Sie mit Ihren E-Mails hinterlassen.

5. Cc-Funktion mit Vorsicht nutzen

Die Cc-Funktion ist an sich sehr nützlich – z. B. für die Korrespondenz in einer Projektgruppe oder im Freundeskreis. Doch sie wird häufig missbraucht.

Es gilt unbedingt zu vermeiden, einfach mal „zig“ Personen in den Cc-Verteiler zu setzen. Insbesondere dann, wenn es für die Empfänger nicht relevant ist, an wen diese Nachricht noch gesendet wurde.

Niemanden freut es sonderlich, wenn seine E-Mail-Adresse für alle sichtbar in einer Nachricht an mehrere Personen auftaucht, aus denen andere dann z. B. auf private oder geschäftliche Kontakte schließen oder einfach die E-Mail-Adresse übernehmen können. Dann besser die Bcc-Funktion nutzen. Das Gleiche gilt für die Funktion „Allen antworten“. Auch diese sollten Sie mit Bedacht nutzen.

6. Lange E-Mails vermeiden

Ein Vorzug der E-Mails besteht darin, dass Sie damit Informationen schnell und kompakt weitergeben können – mit Betonung auf „kompakt“. E-Mails vollgestopft mit Unmengen an Text erhält niemand gerne und sind nur in Ausnahmefällen angebracht.

Komplexe oder umfangreiche Sachverhalte lassen sich immer noch am besten und am schnellsten in einem direkten Gespräch klären. Die kompakte Zusammenfassung des Gesprächs kann dann nochmals per E-Mail übermittelt werden, wenn dies aus Dokumentationsgründen sinnvoll ist.

7. Dringend nur, wenn Dringlichkeit besteht

Mit den meisten E-Mail-Programmen lässt sich eine Nachricht als dringend für den Empfänger kennzeichnen. Nutzen Sie diese Kennzeichnung mit Bedacht und nur dann, wenn die E-Mail wirklich dringend ist.

Wenn Sie diese Kennzeichnung inflationär verwenden – also öfter Nachrichten damit kennzeichnen, die nicht wirklich dringend sind –, dann können Sie dadurch bei den Empfängern an Glaubwürdigkeit und Vertrauen einbüßen.

8. Signatur gehört zum Standard

Eine Signatur – also die Absenderdaten – in jeder E-Mail gehört heute im geschäftlichen Bereich zum Standard. In die Signatur gehören Daten wie Adresse und Telefonnummer. So haben die Empfänger stets mehrere Möglichkeiten, mit Ihnen in Kontakt zu treten, und müssen sich beispielsweise die Telefonnummer nicht erst irgendwo raussuchen.

9. Keine Kettenbriefe, Spendenaufrufe, Viruswarnungen etc.

Dazu will ich gar nicht mehr schreiben. Solche Nachrichten sind mühsam und in der Regel ausschließlich Zeitfresser – in den meisten Fällen auch unseriös.

10. Ausschmücken: je weniger, desto besser

E-Mail-Programme bieten die Möglichkeit unterschiedlichster Formatierungen: Farben, Rahmen, Muster, Hintergrundbilder etc. Hier sollten Sie den Grundsatz beachten: je weniger, desto besser.

11. Emoticons – ja und nein

Sie kennen sie sicher, die sogenannten Emoticons wie z. B. :-) ;-) :-(. Diese können eine E-Mail durchaus auflockern. Aber sie sind nur dann angebracht, wenn Sie den Empfänger gut kennen. Faustregel: ja bei Freunden und guten Bekannten, nein (bzw. mit Vorsicht) bei geschäftlicher Korrespondenz.

12. Rechtschreibung beachten

Eine E-Mail voller Fehler vermittelt nicht gerade Kompetenz und Verlässlichkeit. Deshalb sollte vor dem Versenden stets ein Korrekturlesen erfolgen.

13. Absätze wirken Wunder

Sparen Sie nicht mit Absätzen in einer E-Mail. Absätze erhöhen die Übersichtlichkeit und somit die Lesbarkeit.

Buch-Tipp: Beim E-Mail-Schreiben mit einfachen Tricks Zeit und Nerven sparen:

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Checkliste

Wenn Sie die vorgenannten 13 Netiquette-Punkte beachten, hinterlassen Sie mit Ihren E-Mails stets einen guten Eindruck bei den Empfängern – und wer will das nicht?! Abschließend noch eine Checkliste, in der ich die o. a. Tipps nochmals zusammengefasst habe. Haken Sie jene Punkte ab, die Sie in Ihrer E-Mail-Korrespondenz bereits beachten, und berücksichtigen Sie zukünftig auch die nicht abgehakten Punkte – für einen guten Eindruck!

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