
E-Mail-Knigge | E-Mail-Netiquette: So hinterlassen Sie einen guten Eindruck
Haben Sie sich schon mal gefragt, welchen Eindruck Sie wohl mit Ihren E-Mails bei den Empfängern hinterlassen?Denn der kann gut oder weniger gut sein, bleibend oder nur wenige Sekunden andauernd – abhängig von den gewählten Worten und der Gestaltung Ihrer E-Mails.Im Folgenden gehe ich auf die sogenannte E-Mail-Netiquette ein und was es in diesem Zusammenhang zu berücksichtigen gilt, damit der vermittelte Eindruck möglichst zu Ihren Gunsten ausfällt.

Mit jeder E-Mail einen guten Eindruck hinterlassen
E-Mail-Netiquette, was ist das?
Vielleicht können Sie mit dem Begriff E-Mail-Netiquette nicht viel anfangen. Klingt ja auch etwas seltsam.Netiquette ist ein Kunstwort und setzt sich aus dem englischen Wort für Netz – also net – und dem französischen etiquette (Etikette, Umgangsformen) zusammen. Es sind also Verhaltensregeln für eine angemessene und respektvolle Kommunikation im Internet.
13 Netiquette-Regeln: E-Mail-Knigge für ansprechende Nachrichten
Im Folgenden 13 „Benimmregeln“ für die E-Mail-Kommunikation, die Sie – nicht nur, aber insbesondere – beim Erstkontakt berücksichtigen sollten:1. Höflichkeit ist Trumpf
Eine freundliche Anrede und eine nette Grußformel sollten in keiner Nachricht fehlen. Weichen Sie ruhig von den Standard-Grußformeln ab. Anstatt der üblichen „Mit freundlichen Grüßen“-Formel vermitteln Sie den Empfängern mit einer „Herzliche Grüße“, „Schöne Grüße“, „Beste Grüße“, „Viele Grüße“-Formel auch eine Form der Wertschätzung. Dazu hier weitere Tipps:- 20 Grußformeln als Alternative zu „Mit freundlichen Grüßen“
- 20 Beispiele für einen „lächelnden“ Einleitungssatz
- E-Mail: 10 Floskeln, auf die Sie verzichten sollten
MfG, LG, ... Für Sie nehme ich mir nicht die Zeit!
Häufig findet man auch die Abkürzung MfG (Mit freundlichen Grüßen) oder LG (Liebe Grüße) in Nachrichten. Eine solche Abkürzung kann dem Empfänger die Botschaft „Für dich nehme ich mir nicht mal die Zeit, die Grußformel auszuschreiben“ vermitteln – auch wenn das so natürlich nicht stimmen mag.
2. Ein aussagekräftiger Betreff
Ein Betreff, der klar auf den Inhalt schließen lässt, gehört nicht nur im geschäftlichen Bereich zum A und O, sondern auch beim Versenden privater E-Mails sollten Sie eine eindeutige Betreffzeile berücksichtigen. Zum einen hat der Betreff auch Einfluss darauf, ob und wann Ihre E-Mail gelesen wird, zum anderen erleichtert er es den Empfängern, eine einmal abgelegte Nachricht schneller wiederzufinden. Auch beim Überfliegen des Posteingangs mit mehreren E-Mails lässt ein klarer Betreff sofort auf den Inhalt der entsprechenden Nachricht schließen. E-Mails ohne Betreff werden in einem vollen Posteingang leicht übersehen bzw. übergangen oder bleiben erst mal unberücksichtigt, weil keine Dringlichkeit ersichtlich ist.Deshalb ist die Wahrscheinlichkeit, dass Sie auf eine Antwort warten müssen, weitaus höher als bei einer E-Mail mit einem eindeutigen Betreff.
3. IN GROSSBUCHSTABEN – EIN TABU!
Alles in Großbuchstaben – nein! Nicht nur aus Gründen der Lesbarkeit, sondern vor allem auch aus Höflichkeit. In Großbuchstaben Geschriebenes wirkt wie Schreien in einem direkten Gespräch.4. alles in kleinbuchstaben – auch nicht
Als das Kommunikationsmittel E-Mail aufkam, war das Schreiben in Kleinbuchstaben (in einer E-Mail) weit verbreitet. Mittlerweile glücklicherweise weniger. Kleingeschriebenes ist weniger lesefreundlich und kann auch Zeitnotstand des Absenders sowie fehlende Wertschätzung den Empfängern gegenüber vermitteln. Und da bin ich wieder beim möglichen Eindruck, den Sie mit Ihren E-Mails hinterlassen.In eigener Sache
❁ Zeitblüten-Downloadbereich:
Ihnen liegt das Formulieren von Texten nicht oder es ist Ihnen einfach zu mühsam? Sie haben keine Zeit und Lust, Vorlagen und Arbeitshilfen selbst zu gestalten?Im Downloadbereich erhalten Sie Zugriff auf über 80 Mustertexte, Vorlagen, Arbeitshilfen. REZENSION: „Diese geballte Sammlung ist absolut lobens-, erwähnens- und weiterempfehlenswert! Die Vorlagen sind sehr durchdacht und praxisgerecht.“ ❁ Zugang DOWNLOADBEREICH: alle Infos → HIER klicken
5. Cc-Funktion mit Vorsicht nutzen
Die Cc-Funktion ist an sich sehr nützlich – z. B. für die Korrespondenz in einer Projektgruppe oder im Freundeskreis. Doch sie wird häufig missbraucht.Es gilt unbedingt zu vermeiden, einfach mal „zig“ Personen in den Cc-Verteiler zu setzen. Insbesondere dann, wenn es für die Empfänger nicht relevant ist, an wen diese Nachricht noch gesendet wurde.Niemanden freut es sonderlich, wenn seine E-Mail-Adresse für alle sichtbar in einer Nachricht an mehrere Personen auftaucht, aus denen andere dann z. B. auf private oder geschäftliche Kontakte schließen oder einfach die E-Mail-Adresse übernehmen können. Dann besser die Bcc-Funktion nutzen. Das Gleiche gilt für die Funktion „Allen antworten“. Auch diese sollten Sie mit Bedacht nutzen.
6. Lange E-Mails vermeiden
Ein Vorzug der E-Mails besteht darin, dass Sie damit Informationen schnell und kompakt weitergeben können – mit Betonung auf „kompakt“. E-Mails vollgestopft mit Unmengen an Text erhält niemand gerne und sind nur in Ausnahmefällen angebracht.Komplexe oder umfangreiche Sachverhalte lassen sich immer noch am besten und am schnellsten in einem direkten Gespräch klären. Die kompakte Zusammenfassung des Gesprächs kann dann nochmals per E-Mail übermittelt werden, wenn dies aus Dokumentationsgründen sinnvoll ist.
7. Dringend nur, wenn Dringlichkeit besteht
Mit den meisten E-Mail-Programmen lässt sich eine Nachricht als dringend für den Empfänger kennzeichnen. Nutzen Sie diese Kennzeichnung mit Bedacht und nur dann, wenn die E-Mail wirklich dringend ist.Wenn Sie diese Kennzeichnung inflationär verwenden – also öfter Nachrichten damit kennzeichnen, die nicht wirklich dringend sind –, dann können Sie dadurch bei den Empfängern an Glaubwürdigkeit und Vertrauen einbüßen.
8. Signatur gehört zum Standard
Eine Signatur – also die Absenderdaten – in jeder E-Mail gehört heute im geschäftlichen Bereich zum Standard. In die Signatur gehören Daten wie Adresse und Telefonnummer. So haben die Empfänger stets mehrere Möglichkeiten, mit Ihnen in Kontakt zu treten, und müssen sich beispielsweise die Telefonnummer nicht erst irgendwo raussuchen.9. Keine Kettenbriefe, Spendenaufrufe, Viruswarnungen etc.
Dazu will ich gar nicht mehr schreiben. Solche Nachrichten sind mühsam und in der Regel ausschließlich Zeitfresser – in den meisten Fällen auch unseriös.10. Ausschmücken: je weniger, desto besser
E-Mail-Programme bieten die Möglichkeit unterschiedlichster Formatierungen: Farben, Rahmen, Muster, Hintergrundbilder etc. Hier sollten Sie den Grundsatz beachten: je weniger, desto besser.11. Emoticons – ja und nein
Sie kennen sie sicher, die sogenannten Emoticons wie z. B. :-) ;-) :-(. Diese können eine E-Mail durchaus auflockern. Aber sie sind nur dann angebracht, wenn Sie den Empfänger gut kennen. Faustregel: ja bei Freunden und guten Bekannten, nein (bzw. mit Vorsicht) bei geschäftlicher Korrespondenz.12. Rechtschreibung beachten
Eine E-Mail voller Fehler vermittelt nicht gerade Kompetenz und Verlässlichkeit. Deshalb sollte vor dem Versenden stets ein Korrekturlesen erfolgen.13. Absätze wirken Wunder
Sparen Sie nicht mit Absätzen in einer E-Mail. Absätze erhöhen die Übersichtlichkeit und somit die Lesbarkeit.Checkliste zum Ausdrucken (PDF)
Hier nochmals die o. a. Tipps in Form einer klickbaren Checkliste zum Ausdrucken:
In eigener Sache
❁ Zeitblüten-Downloadbereich:
Hier erhalten Sie Zugriff auf über 80 Mustertexte, Vorlagen, Arbeitshilfen: ❁ Zugang DOWNLOADBEREICH: alle Infos → HIER klickenNetiquette-Checkliste (E-Mail-Knigge)
Wenn Sie die vorgenannten 13 Netiquette-Punkte beachten, hinterlassen Sie mit Ihren E-Mails stets einen guten Eindruck bei den Empfängern – und wer will das nicht?! Abschließend noch eine Checkliste, in der ich die o. a. Tipps nochmals zusammengefasst habe. Haken Sie jene Punkte ab, die Sie in Ihrer E-Mail-Korrespondenz bereits beachten, und berücksichtigen Sie zukünftig auch die nicht abgehakten Punkte – für einen guten Eindruck! Meine E-Mails …Komma nach der Anrede und Schlussformel?
Abschließend noch die Antworten auf zwei Fragen, die im Zusammenhang mit der E-Mail-Korrespondenz häufig fallen: Sehr geehrter Herr Heidenberger! oder Sehr geehrter Herr Heidenberger, Komma oder Ausrufzeeichen nach der Anrede? Die Antwort:Laut DIN 5008 kommt ein Komma nach der Anrede.Das Ausrufezeichen nach der Anrede ist zwar nicht falsch, allerdings im modernen Schriftverkehr unüblich und gilt als veraltet (Stil der 1970er und 1980er Jahre). Heute unüblich: Sehr geehrter Herr Heidenberger! Es freut mich sehr, dass ... Besser so: Sehr geehrter Herr Heidenberger, es freut mich sehr, dass ... In der Schweiz wird nach der Anrede kein Satzzeichen gesetzt – also weder Komma noch Ausrufezeichen –, und dann wird wie bei einem Satzanfang groß weitergeschrieben. Sehr geehrter Herr Heidenberger Es freut mich sehr, dass ...
2. Komma nach Schlussformel – ja oder nein?
Kurz und bündig: nein!Der Duden schreibt dazu: „Die Grußformel steht ohne Punkt, Komma oder Ausrufezeichen.“ Also so: Herzliche Grüße Burkhard Heidenberger Und so nicht: Herzliche Grüße, Burkhard Heidenberger
Weitere Mustertexte:
- Anfrage schreiben (Brief, E-Mail): Checkliste, Tipps, Beispiele, Muster, Vorlage
- Tipps und Beispiele für stilvolle Schlusssätze
- Mehrere Personen anschreiben: Wer wird zuerst genannt?
- Entschuldigung schreiben – Vorlagen, Mustertexte
- Dankschreiben: Vorlagen, Texte
- Genesungswünsche: Vorlagen & Mustertexte
- Trauerschreiben: So finden Sie die richtigen Worte
- Mustertexte für eine stilvolle Abschiedsmail
- Briefe richtig schreiben: So schreiben Sie einen Brief nach DIN 5008
- Absage Bewerbung: Punkten Sie beim Absageschreiben!
Weitere Vorlagen & Downloads: