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Das Superbuch – das Notizbuch mit System

Ein bekanntes Sprichwort lautet:

„Wer schreibt, der bleibt.“

Die Basis jedes effizienten Zeitmanagements ist das Notizmanagement.

Im Kopf schwirren ständig unerledigte Aufgaben und Informationen herum, die man nicht vergessen darf.

Solche Stress verursachenden Gedanken lassen uns auch nach der Arbeit schwer abschalten.

Vielleicht ergeht es Ihnen ähnlich, wie es mir früher ergangen ist. Ich habe meine Notizen auf Post-its und Schmierzetteln verteilt. Diese Zettel hatten die Eigenschaft, immer dann nicht auffindbar zu sein, als ich sie am dringendsten gebraucht habe.

Ich habe sehr viel Zeit und Nerven aufgewendet, um verschwundene Notizen zu suchen oder deren Inhalt wieder zu recherchieren. Aus diesem Ärgernis heraus habe ich meine Lehren gezogen und beachte heute folgende Grundsätze für ein effizientes Notizmanagement:

  1. Möglichst viel notieren.
  2. Alle Notizen an EINEM Ort.
  3. Notizen mit System (Übersichtlichkeit) anlegen.

Zu 1: Generell mache ich möglichst viele Notizen in der Arbeit. Mit dem Aufschreiben bringen wir Gedanken auf Papier. Dadurch wird der Kopf entlastet und die Übersicht in der Hektik des Arbeitsalltags gefördert.

Zu 2: Vermeiden Sie den Fehler, den ich anfangs gemacht habe. Ich habe zwar viel notiert, aber an verschiedenen Stellen. Deshalb auch der Grundsatz: Alle Informationen an einer Stelle. Wenn Sie dann eine Notiz suchen, wissen Sie immer sofort, wo Sie diese finden werden und müssen nicht an verschiedenen Stellen suchen.

Zu 3: Das Notieren von Informationen soll aber mit System erfolgen. Nur dann behalten Sie auch den Überblick bei einer Fülle von Notizen.

Nach mehreren Versuchen und Enttäuschungen habe ich endlich das ideale Werkzeug für meine Notizen, meine Ideen gefunden – das Superbuch. Ein starker Name, der hält, was er verspricht.

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Entlastet und steigert die Effizienz: Notizen machen mit System …

Was ist das Superbuch?

Kurz gesagt: Es ist ein Notizbuch mit System.

Also ein Notizbuch, in dem ich alle meine Notizen, Ideen und Aufgaben übersichtlich sammle. Damit ist der zweite Grundsatz für ein effizientes Notizmanagement erfüllt: alle Notizen an einem Ort.

Mein Arbeitsalltag mit dem Superbuch

Bevor ich Ihnen erläutere, wie Sie am besten ein Superbuch anlegen, beschreibe ich Ihnen meinen Arbeitsalltag unter Verwendung des Superbuches:

  • In das Buch schreibe ich Notizen stichwortartig, die während des Arbeitstages anfallen. Ebenso notiere ich darin meine Aufgaben.
  • Sollte ich wieder eine Notiz benötigen, brauche ich nicht lange auf Post-its oder Schmierzetteln suchen, sondern weiß mit Sicherheit, dass ich sie im Superbuch finde.
  • Mein Superbuch hat einen festen Platz auf meinem Schreibtisch, sodass ich mir immer sofort Notizen machen kann, beispielsweise während eines Telefongesprächs.
  • Wenn ich zu Terminen außer Haus muss, nehme ich mein Notizbuch mit. Es ist mein ständiger Begleiter und hilft mir, meinen Kopf freizuhalten, erleichtert mir die Rückverfolgung von ganzen Arbeitstagen und unterstützt mich auch bei der Beweissicherung.
  • Kurz vor Arbeitsende erledige ich die „Buchpflege“ und mache mithilfe des Superbuches den Tagesplan für den kommenden Arbeitstag.

Sie können das Superbuch als persönliches oder einem Projekt zugeordneten Arbeitsbuch verwenden. Abhängig von dieser Verwendung unterscheidet sich die Vorbereitung für das Superbuch unwesentlich.

So legen Sie ein Superbuch an

Wie können Sie sich nun ein Superbuch anlegen?

Auch auf Amazon finden Sie eine große Auswahl an Kladden. Besonders gut eignen sich beispielsweise die Notizbücher von Leuchtturm:

Leuchtturm-Notizbuch (A4, 233 Seiten)
  • 100g/m² Papier; Säurefrei
  • Inhaltsverzeichnis und Etiketten zum Archivieren
  • Falttasche im Einband; Lesezeichen
  • Verschlussgummi und zwei Lesezeichenbänder
  • Buchblock mit Fadenheftung

So arbeiten Sie mit dem Superbuch

Nun geht’s ans Arbeiten mit dem Superbuch. Um den dritten Grundsatz (= Übersichtlichkeit) des effizienten Notizmanagements zu erfüllen, folgend einige Tipps, die sich bei mir bewährt haben:

1. Fester Platz

Sorgen Sie für einen festen Platz für das Superbuch auf Ihrem Schreibtisch. Es sollte so platziert sein, dass Sie jederzeit losschreiben können, ohne erst die Position zu wechseln. Sind Sie Rechtshänder, gehört das Buch rechts von Ihnen.

2. Tages-Querstrich

Ziehen Sie nach jedem Arbeitstag einen Querstrich und schreiben Sie das neue Datum über den Querstrich am linken Rand. Damit können Sie sich in Ihrem Superbuch leichter zeitlich orientieren. Sie sehen beispielsweise, woran Sie am Mittwoch vor einem Monat gearbeitet haben.

3. Aufgaben kennzeichnen

Kennzeichnen Sie Aufgaben als solche, beispielsweise mit einem davor stehenden A. Diese Aufgaben können Sie später auch in Ihren elektronischen Organizer (z. B. MS Outlook, Todoist, Trello) übertragen und dort mit einer automatischen Erinnerung versehen.

4. Telefonnummern hervorheben

Häufig wird während eines Gesprächs eine Telefonnummer notiert. Die von Ihnen im Superbuch notierten Telefonnummern sollen „ins Auge stechen“. Ich verwende für Telefonnummern eine eigene Farbe.

5. Unterschiedliche Farben

Unterschiedliche Farben tragen zur Übersichtlichkeit bei. Verwenden Sie aber nicht mehr als vier Farben in Ihrem Superbuch. Dies würde zu einer Verminderung der Übersichtlichkeit führen.

Ich arbeite mit einem Vierfarb-Kugelschreiber. So brauche ich nicht ständig verschiedenfarbige Stifte bei mir haben.

Produkt-Tipp – Vierfarb-Kugelschreiber mit schwarzer, blauer, roter & grüner Mine: 

Vierfarb-Kugelschreiber
  • Nachfüllbarer Vierfarb-Kugelschreiber mit schwarzer, blauer, roter und grüner Mine
  • Unterschiedlich geformte Druckknöpfe: Farbe kann durch Tasten gewählt werden
  • Extrem leises Zurückziehen der Minen
  • Gummierte Griffzone für sicheren und angenehmen Halt
  • Anteil recyceltes Material am Gesamt-Plastik-Gewicht: ca. 56 %

Was kommt nun in Ihr Superbuch?

Wahrscheinlich haben Sie sich diese Frage bereits gestellt. Der erste Grundsatz des effizienten Notizmanagements besagt ja, dass man möglichst viel notieren soll. Viel ist aber relativ. Für mich hat sich anfangs folgende Fragestellung bewährt:

„Wie komme ich zu dieser Information, wenn ich sie jetzt nicht notiere, sie aber zu einem späteren Zeitpunkt schnell benötige?“

Damit bekommen Sie ein gutes Gefühl für Notizen, die in Ihr Superbuch gehören. In meinem Superbuch finden Sie Aufzeichnungen zu Telefonaten, Besprechungsnotizen, Skizzen, Aufgaben- und Terminnotizen, Berechnungen, Ideen etc.

Machen Sie Notizen in Stichworten. Sie müssen keinen Schönschreibwettbewerb gewinnen – es geht immer um die Steigerung der Effizienz und Übersicht und daraus resultierend um Ihre Entlastung. Achten Sie aber darauf, dass Sie Ihre Notizen auch noch später entziffern können.

Das Superbuch will gepflegt werden

Ein wesentlicher Bestandteil des Notizmanagements ist die Buchpflege. Nur dadurch ist ein effizientes Arbeiten mit dem Superbuch gewährleistet.

Ich habe für die Buchpflege feste Zeiten reserviert – und zwar erledige ich diese in Zeiten eines Leistungstiefs.

Dazu kurz einen Einschub: Sicher ist Ihnen bewusst, dass die eigene Leistungsfähigkeit während des Arbeitstages Schwankungen unterworfen ist. Frisch und ausgeruht am Morgen sind wir leistungsfähiger wie beispielsweise nach einem Mittagessen und gegen Abend hin.

Für Phasen geringerer Leistungsfähigkeit eignen sich besonders Routinearbeiten, wie beispielsweise die Buchpflege. Ich betreibe üblicherweise zweimal am Tag Buchpflege – nach der Mittagspause und vor Arbeitsende.

Folgende Tätigkeiten erfordert die Buchpflege:

1. Erledigtes abhaken

Haken Sie Erledigtes ab bzw. streichen Sie es durch – eventuell mit Erledigungsdatum. Sind alle Informationen auf einer Seite „alt“, machen Sie einen Diagonalstrich über die ganze Seite. Ich genieße immer das Gefühl, eine Aufgabe abhaken zu können.

2. Unerledigtes übertragen

Übertragen Sie Unerledigtes am Ende des Tages auf eine neue Seite, sodass Sie max. immer nur zwei Seiten zurück keinen Diagonalstrich haben.

3. Datenübertragung

Ich nutze mein Superbuch in Kombination mit einer Organisationssoftware (MS Outlook). Bei der Buchpflege übertrage ich beispielsweise wichtige, während des Tages notierte Telefonnummern in meine Kontaktverwaltung. Natürlich wird nicht jede Nummer übertragen, sondern nur solche in Hinblick auf einen möglichen erneuten Bedarf.

Ebenso übertrage ich notierte Termine und Aufgaben in Outlook und versehe sie gegebenenfalls mit einer automatischen Erinnerung. Kontakte und Termine können Sie aber ebenso in entsprechende beigefügte Register aus Papier übertragen.

Nun hoffe ich, Ihnen Ansporn und Lust auf Ihr Superbuch gegeben zu haben. Ich arbeite nun schon einige Jahre damit und bin immer noch begeistert.

Gehen Sie es aber langsam an. Passen Sie das Superbuch laufend Ihren Anforderungen und Wünschen an. Anfangs wird das Arbeiten damit noch ungewohnt sein. Aber Sie werden es schnell schätzen und richtig Spaß daran haben.

Ich bin überzeugt, dass Sie sich schon nach kurzer Zeit nicht mehr vorstellen können, jemals ohne gearbeitet zu haben.

Zum Weiterlesen: 

Kommentare

  • Kai Rickertsen

    Ein kleiner Kommentar zum Notizenmachen/Superbuch:

    Meine Erfahrung ist, dass Notizen nicht nur den Kopf entlasten, sie sortieren auch die Informationen im Kopf besser.

    Was man an kurzen Notizen geschrieben hat, behält man daraufhin auch besser im Kopf. Man braucht die Notiz manchmal gar nicht mehr.

    Kai Rickertsen antworten
  • Gerd Wilhelms

    Ich führe ein Buch ähnlich des von Ihnen vorgeschlagene, allerdings übertrage ich die offenen Punkte nicht nochmal. Stattdessen schneide ich, wenn eine Seite komplett (d.h. Vorder- und Rückseite) erledigt ist, eine kleine Ecke unten schräg ab, so dass nur noch die Ecken der Seiten stehen bleiben, auf denen Punkte offen sind. So kann ich diese sofort aufschlagen.

    Gerd Wilhelms antworten

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