Zeitblüten❁ Hier erfahren Sie, wie Sie mit dem Schriftlichkeitsprinzip die Basis für ein effizientes Zeitmanagement schaffen. Weiters finden Sie zahlreiche Dokumente zum Gratisdownload sowie Tools und Lösungen zu den Themen Zeitgewinn & Organisation.

Der folgende Beitrag ist ein Auszug aus meinem Downloadpaket ZEITMANAGEMENT: „Endlich mehr Zeit für mich!“. 

Es enthält auch einen Ausschnitt aus meinem persönlichen Superbuch sowie eine Anleitung für eine Supermappe. Zudem ein Praxisbeispiel für die digitale (papierlose) Notizerfassung (→ alle Infos zum Downloadpaket ZEITMANAGEMENT – hier klicken).

Das Superbuch – das Notizbuch mit System

Ein bekanntes Sprichwort lautet:

„Wer schreibt, der bleibt.“

Die Basis jedes effizienten Zeitmanagements ist das Notizmanagement.

Im Kopf schwirren ständig unerledigte Aufgaben und Informationen herum, die man nicht vergessen darf.

Solche Stress verursachenden Gedanken lassen uns auch nach der Arbeit schwer abschalten.

Vielleicht ergeht es Ihnen ähnlich, wie es mir früher ergangen ist. Ich habe meine Notizen auf Post-its und Schmierzetteln verteilt. Diese Zettel hatten die Eigenschaft, immer dann nicht auffindbar zu sein, als ich sie am dringendsten gebraucht habe.

Ich habe sehr viel Zeit und Nerven aufgewendet, um verschwundene Notizen zu suchen oder deren Inhalt wieder zu recherchieren. Aus diesem Ärgernis heraus habe ich meine Lehren gezogen und beachte heute folgende Grundsätze für ein effizientes Notizmanagement:

1. Möglichst viel notieren.
2. Alle Notizen an EINEM Ort.
3. Notizen mit System (Übersichtlichkeit) anlegen.

Zu 1: Möglichst viel notieren

Generell mache ich möglichst viele Notizen in der Arbeit. Mit dem Aufschreiben bringen wir Gedanken auf Papier. Dadurch wird der Kopf entlastet und die Übersicht in der Hektik des Arbeitsalltags gefördert.

Zu 2: Alle Notizen an EINEM Ort

Vermeiden Sie den Fehler, den ich anfangs gemacht habe. Ich habe zwar viel notiert, aber an verschiedenen Stellen. Deshalb auch der Grundsatz: Alle Informationen an einer Stelle. Wenn Sie dann eine Notiz suchen, wissen Sie immer sofort, wo Sie diese finden werden und müssen nicht an verschiedenen Stellen suchen.

Zu 3: Notizen mit System (Übersichtlichkeit) anlegen

Das Notieren von Informationen soll aber mit System erfolgen. Nur dann behalten Sie auch den Überblick bei einer Fülle von Notizen.

Nach mehreren Versuchen und Enttäuschungen habe ich endlich das ideale Werkzeug für meine Notizen, meine Ideen gefunden – das Superbuch. Ein starker Name, der hält, was er verspricht.

Entlastet und steigert die Effizienz: Notizen machen mit System …

Was ist das Superbuch?

Kurz gesagt: Es ist ein Notizbuch mit System.

Also ein Notizbuch, in dem ich alle meine Notizen, Ideen und Aufgaben übersichtlich sammle. Damit ist der zweite Grundsatz für ein effizientes Notizmanagement erfüllt: alle Notizen an einem Ort.

Mein Arbeitsalltag mit dem Superbuch

Bevor ich Ihnen erläutere, wie Sie am besten ein Superbuch anlegen, beschreibe ich Ihnen meinen Arbeitsalltag unter Verwendung des Superbuches:

• In das Buch schreibe ich Notizen stichwortartig, die während des Arbeitstages anfallen. Ebenso notiere ich darin meine Aufgaben.
• Sollte ich wieder eine Notiz benötigen, brauche ich nicht lange auf Post-its oder Schmierzetteln suchen, sondern weiß mit Sicherheit, dass ich sie im Superbuch finde.
• Mein Superbuch hat einen festen Platz auf meinem Schreibtisch, sodass ich mir immer sofort Notizen machen kann, beispielsweise während eines Telefongesprächs.
• Wenn ich zu Terminen außer Haus muss, nehme ich mein Notizbuch mit. Es ist mein ständiger Begleiter und hilft mir, meinen Kopf freizuhalten, erleichtert mir die Rückverfolgung von ganzen Arbeitstagen und unterstützt mich auch bei der Beweissicherung.
• Kurz vor Arbeitsende erledige ich die „Buchpflege“ und mache mithilfe des Superbuches den Tagesplan für den kommenden Arbeitstag.

Sie können das Superbuch als persönliches oder einem Projekt zugeordneten Arbeitsbuch verwenden. Abhängig von dieser Verwendung unterscheidet sich die Vorbereitung für das Superbuch unwesentlich.

So legen Sie ein Superbuch an

Wie können Sie sich nun ein Superbuch anlegen?

Auch auf Amazon finden Sie eine große Auswahl an Kladden. Besonders gut eignen sich beispielsweise die Notizbücher von Leuchtturm:

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• Übersichtlich - Das hochwertige Notizbuch mit Fadenheftung, 2 Lesezeichen, Sticker, Inhaltsverzeichnis und Seitenzahlen ermöglicht die schnelle Sortierung von Ideen im Büro oder im Alltag.
• Ordentlich - Die Falttasche im Einband und ein praktisches Verschlussgummi sichern Ordnung. 8 perforierte Blätter eignen sich zum schnellen, sauberen Entfernen oder Mitnehmen von Notizen.
• Nachhaltig - Die 235 nummerierten Seiten im A4+-Format, 22,5 x 31,5 cm aus 100 g/m² Papier, das Langfasern aus frischem Zellstoff enthält. Selbstverständlich sind alle unsere Papiere FSC Zertifiziert.
• Multifunktional - Ob als Tagebuch, To-Do-Liste, Passwort-, Geburtstags-, Rechen- oder Skizzenbuch. Leicht chamoisfarbenes Papier sorgt für angenehme Lesbarkeit.
• Schreiben mit der Hand ist Denken auf Papier. Gedanken werden zu Worten, Sätzen, Bildern. Aus Ideen werden Pläne. Wir schreiben und verstehen, vertiefen, sehen, denken - mit der Hand.

So arbeiten Sie mit dem Superbuch: 5 Tipps

Nun geht’s ans Arbeiten mit dem Superbuch. Um den dritten Grundsatz (= Übersichtlichkeit) des effizienten Notizmanagements zu erfüllen, folgend einige Tipps, die sich bei mir bewährt haben:

Produkt-Tipp – Vierfarb-Kugelschreiber mit schwarzer, blauer, roter & grüner Mine: 

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Was kommt nun in Ihr Superbuch?

Wahrscheinlich haben Sie sich diese Frage bereits gestellt. Der erste Grundsatz des effizienten Notizmanagements besagt ja, dass man möglichst viel notieren soll. Viel ist aber relativ. Für mich hat sich anfangs folgende Fragestellung bewährt:

„Wie komme ich zu dieser Information, wenn ich sie jetzt nicht notiere, sie aber zu einem späteren Zeitpunkt schnell benötige?“

Damit bekommen Sie ein gutes Gefühl für Notizen, die in Ihr Superbuch gehören. In meinem Superbuch finden Sie Aufzeichnungen zu Telefonaten, Besprechungsnotizen, Skizzen, Aufgaben- und Terminnotizen, Berechnungen, Ideen etc.

Machen Sie Notizen in Stichworten. Sie müssen keinen Schönschreibwettbewerb gewinnen – es geht immer um die Steigerung der Effizienz und Übersicht und daraus resultierend um Ihre Entlastung. Achten Sie aber darauf, dass Sie Ihre Notizen auch noch später entziffern können.

Das Superbuch will gepflegt werden

Ein wesentlicher Bestandteil des Notizmanagements ist die Buchpflege. Nur dadurch ist ein effizientes Arbeiten mit dem Superbuch gewährleistet.

Ich habe für die Buchpflege feste Zeiten reserviert – und zwar erledige ich diese in Zeiten eines Leistungstiefs.

Dazu kurz einen Einschub: Sicher ist Ihnen bewusst, dass die eigene Leistungsfähigkeit während des Arbeitstages Schwankungen unterworfen ist. Frisch und ausgeruht am Morgen sind wir leistungsfähiger wie beispielsweise nach einem Mittagessen und gegen Abend hin.

Für Phasen geringerer Leistungsfähigkeit eignen sich besonders Routinearbeiten, wie beispielsweise die Buchpflege. Ich betreibe üblicherweise zweimal am Tag Buchpflege – nach der Mittagspause und vor Arbeitsende.

Folgende Tätigkeiten erfordert die Buchpflege:

1. Erledigtes abhaken

Haken Sie Erledigtes ab bzw. streichen Sie es durch – eventuell mit Erledigungsdatum. Sind alle Informationen auf einer Seite „alt“, machen Sie einen Diagonalstrich über die ganze Seite. Ich genieße immer das Gefühl, eine Aufgabe abhaken zu können.

2. Unerledigtes übertragen

Übertragen Sie Unerledigtes am Ende des Tages auf eine neue Seite, sodass Sie max. immer nur zwei Seiten zurück keinen Diagonalstrich haben.

3. Datenübertragung

Ich nutze mein Superbuch in Kombination mit einer Organisationssoftware (MS Outlook). Bei der Buchpflege übertrage ich beispielsweise wichtige, während des Tages notierte Telefonnummern in meine Kontaktverwaltung. Natürlich wird nicht jede Nummer übertragen, sondern nur solche in Hinblick auf einen möglichen erneuten Bedarf.

Ebenso übertrage ich notierte Termine und Aufgaben in Outlook und versehe sie gegebenenfalls mit einer automatischen Erinnerung. Kontakte und Termine können Sie aber ebenso in entsprechende beigefügte Register aus Papier übertragen.

Nun hoffe ich, Ihnen Ansporn und Lust auf Ihr Superbuch gegeben zu haben. Ich arbeite nun schon einige Jahre damit und bin immer noch begeistert.

Gehen Sie es aber langsam an. Passen Sie das Superbuch laufend Ihren Anforderungen und Wünschen an. Anfangs wird das Arbeiten damit noch ungewohnt sein. Aber Sie werden es schnell schätzen und richtig Spaß daran haben.

Ich bin überzeugt, dass Sie sich schon nach kurzer Zeit nicht mehr vorstellen können, jemals ohne gearbeitet zu haben.

Haben Sie noch Fragen?

Haben Sie noch Fragen zum Downloadpaket, dann schreiben Sie mir einfach!

Burkhard Heidenberger | ZEITBLÜTEN-Gründer, Buchautor & Trainer

Zeitblueten.com wurde von Trainerlink mit der Höchstbewertung (Note 1) prämiert und in der Verlagspublikation „Die besten Adressen im Weiterbildungs-Web“ aufgenommen. Trainerlink listet redaktionell geprüfte Websites zu den Themen Karriere, berufliche Qualifizierung und Erwachsenenbildung.

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