So organisieren Sie Ihre E-Mails optimal in Ordner ab und finden diese sofort wieder.

Ablageordnersystem für Ihre E-Mails

Ein optimales Ablageordnersystem für Ihre E-Mails gewährt Über- sichtlichkeit, ist hilfreich bei der Nachverfolgung und beim Suchen und Sichern von E-Mails.

Betrachten Sie den Posteingang als "Todo"-Ordner, indem sich also nur E-Mails befinden, die Sie noch nicht bearbeitet oder gelesen haben. Eine Nachricht, die bereits bearbeitet oder zur Kenntnis genommen wurde, hat im Posteingang nichts mehr zu suchen. Sofern sie nicht gelöscht werden kann, gehört sie in einen Ablage- oder Aktionsordner. Ihre E-Mail-Ablage sollte sich an der Struktur Ihrer PC- bzw. Papierablage orientieren. Legen Sie in Ihren Ablageordnern die eingehenden und die ausgehenden E-Mails gemeinsam ab - das erspart Ihnen eine Doppelablage und Sie brauchen jeweils nur einen Ordner sichern, nicht jeweils einen Eingangs- und einen Ausgangsordner. Ebenso sehen Sie sofort, mit welcher E-Mail Sie auf eine eingegangene Nachricht geantwortet haben.

Die Reihenfolge, in der die Ordner auf Ihrem Bildschirm erscheinen, erfolgt üblicherweise alphabetisch. Wollen Sie hingegen eine andere Reihenfolge, stellen Sie einfach eine Zahl entsprechend gewünschter Reihenfolge voran. Falls Sie nachträglich feststellen, dass Ihnen eine andere Reihenfolge lieber ist (z.B. Ordner mit häufigem Zugriff ganz oben), brauchen Sie nur die Nummerierung ändern, dann ändern sich entsprechend auch die Positionen der Ordner.

Vorläufiger Papierkorb

"Vorläufige Papierkörbe" sind auch eine große Hilfe bei zugemüllten Eingangsordnern. Viele belassen "sicherheitshalber" E-Mails im Eingangsordner, die sie nicht ablegen, aber erst einmal auch noch nicht löschen möchten. Ein typisches Beispiel für eine solche E-Mail ist eine Bestellbestätigung. Erst nach Eintreffen des bestellten Artikels kann so eine Bestätigungsmail gelöscht werden.

Legen Sie sich hierfür einen Ordner z.B. mit "Müll" an. Dort hinein schieben Sie alle E-Mails, die bearbeitet sind, die Sie aber weder ablegen noch löschen wollen.