In Outlook eine Ordnerstruktur anlegen

Legen Sie in Outlook eine Ordnerstruktur an, damit Sie Ihre E-Mails übersichtlich ablegen können.

Mich fragen immer wieder Teilnehmer in meinen Kursen, ob und wie man in Outlook eine Ordnerstruktur anlegt. Ich empfehle grundsätzlich immer, Ablageordner für E-Mails anzulegen. Dadurch bleibt Ihr Posteingang frei, Sie haben eine Ordnung und finden sehr schnell jede gewünschte E-Mail.

So weit, so gut! Wie legt man nun aber eine Ablageordner-Struktur an?

Für den privaten Gebrauch können Sie Ablageordner für Nachrichten Ihrer Freunde, Ihrer Familie, für Newsletter etc. anlegen.

Eine Ordnerstruktur für den geschäftlichen Bereich

Für den geschäftlichen Bereich gilt Folgendes:

Legen Sie sich passend zu Ihren Projekten, Sachbearbeitungsthemen oder Aufgabenbereichen entsprechende Ablage-Ordner an. Ihre E-Mail-Ablage sollte sich unbedingt an der Struktur Ihrer PC- bzw. Papierablage orientieren.

Als Faustregel für die Übersichtlichkeit und Effizienz empfehle ich immer: Verwenden Sie möglichst nicht mehr als 20 Ordner. Legen Sie nicht mehr Unterordner an als unbedingt nötig. Eine zu feine Stückelung führt letztlich wieder zu Zeitverlusten.

Je mehr Ordner und Unterordner Sie haben, desto unübersichtlicher wird das Ganze und desto mehr müssen Sie sich durch die Struktur klicken.

Hier ein Beispiel einer Ordnerstruktur aus einem großen Unternehmen:

Ordnername	Inhalt
0_Administration	Verwalten hausinterner Vorgänge
1_Personen	Kommunikation mit Mitarbeitern
2_Projekte	Aktuell laufende Aufgaben
3_Dokumentation	Interne/externe Informationen, die nicht direkt mit aktuellen Arbeiten zu tun haben
4_Archiv	Gesendete Mitteilungen zum zeitlich begrenzten Aufbewahren

Bei der Benennung von Unterordnern werden die Schlüsselzahlen am besten logisch fortgesetzt. Also beispielsweise folgendermaßen:

1_Personen

1_1 Müller

1_2 Maier

1_3 Schulze

2_ Projekte

2_1_Projektname

2_1_A Teilprojektname A

2_1_B Teilprojektname B

2_1_C Teilprojektname C

Die Reihenfolge, in der die Ordner auf Ihrem Bildschirm erscheinen, wird durch die vorangestellten Zahlen bestimmt. Falls Sie nachträglich feststellen, dass Ihnen eine andere Reihenfolge lieber ist (z.B. Ordner mit häufigem Zugriff ganz oben), brauchen Sie nur die Nummerierung ändern. Dann ändern sich entsprechend auch die Positionen der Ordner.

Hier noch ein paar Ordner-Beispiele:

Beantworten - für alle Nachrichten, die Sie beantworten müssen
Bearbeiten - für alle E-Mails, die bearbeitet, aber nicht beantwortet werden müssen
Später lesen - für alle E-Mails, die Sie später noch lesen wollen (z.B. Newsletter)
Todo
A-Priorität
B-Priorität
C-Priorität
Lesen
Antworten
Privat
Newsletter
Projekte
…
Betriebsausflug
Hochzeitsfeier
…
Bewerbungen
…
Steuer
Einkauf
…
Bestellungen etc.

Bevor Sie sich daran machen, Ablage-Ordner anzulegen, überlegen Sie in einer ruhigen Minute:

Von wem und welche E-Mails bekomme ich?
Welche dieser E-Mails kann ich in einem Ordner gemeinsam ablegen?

Mein Tipp:

Notieren Sie sich zuerst alle Ordner auf einem Blatt Papier, die Ihnen einfallen. Reduzieren Sie diese Auflistung dann auf ein Minimum. Beginnen Sie erst dann mit dem Anlegen in Outlook.

Vorläufige Papierkörbe

„Vorläufige Papierkörbe“ sind auch eine große Hilfe bei zugemüllten Eingangsordnern. Denn viele belassen „sicherheitshalber“ viele E-Mails im Eingangsordner; die sie nicht ablegen, aber erst einmal auch noch nicht löschen möchten.

Für solche Zwecke habe ich einen Ordner „Müll“ angelegt. Dort hinein schiebe ich alle E-Mails, die bearbeitet sind, die ich aber weder ablegen noch löschen will.

Ein typisches Beispiel für eine solche E-Mail ist eine Auftragsbestätigungs-Mail. Erst nachdem ich die bestellte Ware erhalten habe, kann ich diese E-Mail (welche sich zwischenzeitlich in meinem Müll-Ordner befindet) löschen.

ordnerstruktur outlook verläufiger papierkorb