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Die perfekte E-Mail

Die Kommunikation per E-Mail gehört heute für viele zum Alltag, so auch zu meinem. Innerhalb kürzester Zeit lassen sich damit weltweit Informationen übermitteln – äußerst praktisch.Nun möchte ich einen Blick auf die Form, also auf das Verfassen einer E-Mail werfen. Auf die negativen Aspekte dieses Kommunikationsmittels, die durchaus gegeben sind (Stichwort E-Mail-Flut), gehe ich dabei nicht näher ein. pxb_mail-knigge

Jede E-Mail lässt Rückschlüsse auf den Absender zu!

Meine Erfahrung

Nach meiner Erfahrung lässt die Form und Formulierung des E-Mail-Textes häufig Rückschlüsse auf die Persönlichkeit des Absenders zu.
Auch dann, wenn es sich um eine rein sachliche Informationsnachricht handelt, aus der man beispielsweise keine Emotionen durch die Formulierung herauslesen kann. Natürlich mag das nicht immer zutreffen und das ein oder andere Mal hat sich mein „Vorurteil“ – und nichts anderes ist es – auch als falsch herausgestellt. Um das Ganze etwas anschaulicher zu erläutern, folgend zwei Beispiele aus dem geschäftlichen Umfeld. Nehmen wir an, die Unternehmerin X erhält zwei E-Mails mit Kooperationsanfragen. Bei beiden geht es um ein ähnliches Anliegen. Die Empfängerin kennt weder den einen noch den anderen Absender persönlich. Es handelt sich also um einen Erstkontakt.

E-Mail-Anfrage 1:

Sehr geehrte Frau Dr. , mein Name ist Max Mustermann und ich bin Inhaber des Unternehmens . Ihrer umfangreichen Homepage entnehme ich, dass Sie sich insbesondere mit dem Thema X befassen. Deshalb möchte ich Ihnen auf diesem Wege einen Kooperationsvorschlag machen. Sollte Ihrerseits Interesse bestehen, würde ich mich gerne bei Ihnen telefonisch melden, um alles Weitere im Detail zu besprechen. Über eine Antwort Ihrerseits würde ich mich sehr freuen! Herzliche Grüße nach … und einen guten Start in die Woche Max Mustermann

Mögliche Schlussfolgerungen:

Dieses Schreiben vermittelt Wertschätzung! Warum? Zum einen hat sich Herr Mustermann die Mühe gemacht, festzustellen, ob die Empfängerin einen Titel trägt. Auch wenn das kein wirklicher Aufwand ist – ein Blick ins Impressum genügt. Die Verwendung des Titels in der Anrede ist ein Zeichen der Wertschätzung bzw. Höflichkeit – ob die Empfängerin darauf Wert legt oder nicht, sei dahingestellt. „Ihrer umfangreichen Website entnehme ich, dass Sie sich insbesondere mit dem Thema X befassen.“ Diese Passage lässt vermuten, dass der Absender einen – zumindest kurzen – Blick darauf geworfen hat. Auch die Abweichung von den sonst üblichen Standard-Grußformeln (wie z. B. „Mit freundlichen Grüßen“) suggeriert Wertschätzung. Der aktuelle Zeitbezug „einen guten Start in die Woche“ vermittelt den Eindruck, dass es sich um keine „Massen-E-Mail“ handelt, die täglich an mehrere Personen versendet wird. Außerdem stellt sich der Absender zuerst mit Namen vor, bevor er sein Anliegen äußert. Die E-Mail wirkt damit persönlicher. Diese Vorstellung in einer E-Mail ist nicht unbedingt üblich, auch weil der Name ohnehin nach der Grußformel am Schluss steht. Die Formulierung enthält weder eine direkte Forderung noch Rechtschreibfehler und die Struktur ist übersichtlich.
Eine fehlerfreie, übersichtliche und strukturierte E-Mail vermittelt der Empfängerin (unterbewusst) die Botschaft, dass eine eventuelle Kooperation auch in geordneten Bahnen ablaufen könnte.

Kommen wir zur nächsten Nachricht – E-Mail-Anfrage 2:

hallo frau , ich bin inhaber des unternehmens . nähere informationen zu meinem unternehmen finden sie auf der firmenhompage: ich bin an einer kooperation mit ihnen interressiert. wann kann ich mich bei ihnen telefonisch melden, um allles im detail zu besprechen? mfg Rudi Mustermann

Mögliche Schlussfolgerungen:

Im Vergleich zur ersten E-Mail vermittelt diese Variante geringere Wertschätzung und erweckt den Eindruck, dass der Absender sich für das Verfassen kaum Zeit genommen hat: kurze Nachricht, alles in Kleinbuchstaben, Rechtschreib-/Tippfehler, kein Titel in der Anrede, eine Verlinkung zur Homepage anstelle einer Beschreibung (die E-Mail könnte von der Empfängerin auch offline oder ausgedruckt gelesen werden), die Grußformel zum Schluss als Kürzel. Die Fehler im Text lassen den Schluss zu, dass die E-Mail ohne Korrekturlesen versendet wurde. Ein „Hallo“ beim Erstkontakt in einem geschäftlichen Anliegen ist unangebracht. Abgesehen von dem Empfängernamen wurde keine „Personalisierung“ vorgenommen – es wurde also nicht näher auf die Person der Empfängerin eingegangen. Die Variante 2 kann also durch Austausch des Namens in der Anrede an zig andere Personen in gleicher Form versendet werden. Auch vermittelt die fordernde Formulierung Überheblichkeit seitens des Absenders: Er geht davon aus, dass die Empfängerin ebenso Interesse an der Kooperation hat und eine solche auch zustande kommt.
All diese möglichen Schlussfolgerungen sagen natürlich nichts über die fachliche Kompetenz des Absenders aus! Allerdings lassen sie eventuell auf die zwischenmenschliche Komponente schließen, die ebenfalls maßgeblich für den Erfolg einer Kooperation ist.
Auch wenn die zweite E-Mail ein etwas überzeichnetes Beispiel darstellt, so sind Abwandlungen dieser Nachricht durchaus keine Seltenheit.
Fazit: Die Formulierung einer E-Mail-Nachricht sollte – insbesondere in der geschäftlichen Korrespondenz und beim Erstkontakt – mit Bedacht erfolgen.
Zum Weiterlesen: 
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