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To-do-Listen – ich bin ein Fan davon

Ich gebe es ja zu – ich bin ein Fan von To-do-Listen (Aufgabenlisten). Ich arbeite täglich damit. Eine solche Liste hat einfach Vorteile, die nicht von der Hand zu weisen sind: Eine To-do-Liste

ist eine gute Gedächtnisstütze,
macht den Kopf frei,
bringt Struktur in den Arbeitsalltag,
fördert die Übersichtlichkeit.

In meinem Download-Bereich können Sie eine Vorlage für eine To-do-Liste und eine Anleitung zur Verwendung sowie über 70 weitere Vorlagen, Muster und Checklisten herunterladen.

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Große Aufgaben demotivieren

Es ist ja so: Von großen Aufgaben wird man manchmal regelrecht „erschlagen“. Solche Aufgaben demotivieren. Mit einer To-do-Liste lassen sich große Aufgaben in Teilaufgaben zerstückeln, und die Welt schaut schon wieder etwas anders aus. Was ich auch sehr schätze an To-do-Listen: Sie zeigen nicht nur auf, was noch zu tun ist, sondern es ist auch ersichtlich, was man schon erledigt hat – also eine Art Erfolgskontrolle. Für mich ist es immer ein tolles Gefühl, wenn ich eine Aufgabe auf meiner Liste abhaken bzw. durchstreichen kann.

Handschriftliche oder digitale To-do-Liste?

Grundsätzlich gibt es zwei Möglichkeiten, eine To-do-Liste zu erstellen. Sie können eine handschriftliche Aufgabenliste oder eine digitale anlegen. Beide Methoden haben ihre Vor- und Nachteile. Dazu eine kurze Aufstellung ohne Anspruch auf Vollständigkeit. Die Vorteile der einen Methode sind in der Regel die Nachteile der anderen.

Vorteile einer handschriftlichen To-do-Liste:

lässt sich einfach mit Skizzen, Notizen etc. ergänzen
lässt sich sehr schnell anlegen
durch die handschriftliche Auflistung in der Regel einprägsamer

Vorteile der digitalen To-do-Liste:

automatische Erinnerungsfunktion
automatische Sortiermöglichkeit
Möglichkeit der Gruppierung und Kategorisierung
einfachere Nachverfolgung/Pflege

Ich nutze beispielsweise für den privaten Bereich eine handschriftliche To-do-Liste. Eine solche ist für meine Zwecke vollkommen ausreichend. Im beruflichen Bereich – wo ich viel an Projekten arbeite und auch meist am PC sitze – verwende ich eine mit einer Organisationssoftware erstellte Aufgabenliste, die ich auch von unterwegs per Smartphone bearbeiten und synchronisieren kann.

Die „Bewertung“ der Aufgaben auf der Liste

Sie können nun die Aufgaben auf Ihrer Liste weiter „werten“, indem Sie

Die Anforderungen in dieser Hinsicht sind aber von Fall zu Fall verschieden. Grundsätzlich empfehle ich aber immer:

Je einfacher die Liste, desto eher wird sie sich in der Hektik des Arbeitsalltags bewähren.

Denn das Gruppieren, Kategorisieren, ... von Aufgaben ist mit (Pflege-)Aufwand verbunden. Hier gilt es, etwas zu experimentieren, bis man den für sich optimalen Mittelweg zwischen Aufwand und Anforderung gefunden hat.

Eine To-do-Liste lebt

Eine To-do-Liste „lebt“. Sie verändert sich ständig. Sie muss gepflegt werden. Sie wird laufend ergänzt, überarbeitet, neu sortiert. Nur dann macht sie wirklich Sinn. Weiteres zum Thema: