Zeitmanagement: Planungshilfen und ihre Vor- und Nachteile

Nehmen wir die unterschiedlichen Zeitmanagement-Tools etwas genauer unter die Lupe. Ein Handwerker muss nicht nur wissen, wie er seine Arbeit am besten angeht, er benötigt auch das richtige Werkzeug dazu. Das gilt auch für "Zeitmanager". Denn die Verwendung ist individuell und abhängig von den persönlichen Anforderungen und Präferenzen. Während der eine moderne, elektronische Tools (PC, Smartphone, Tablet etc.) bevorzugt, kann ein anderer damit nicht viel anfangen und schätzt das Organisieren mit den klassischen „manuellen“ Tools (Kalender, Notizbuch etc.). Damit wollte ich kurz aufzeigen, wie wichtig es ist, das richtige Werkzeug zu finden. Aus Gesprächen mit Teilnehmern meiner Zeitmanagement-Seminare weiß ich, dass einige bei der Zeitmanagement-Umsetzung genau deshalb große Schwierigkeiten hatten, weil sie sich für das „falsche“ Werkzeug entschieden haben.

Sowohl mit klassischen als auch mit modernen Hilfsmitteln lässt sich ein effektives Zeitmanagement umsetzen ...

Bevor wir uns nun die Tools im Einzelnen anschauen, möchte ich noch die Vor- und Nachteile der klassischen und modernen Hilfsmittel gegenüberstellen. Beginnen wir bei den modernen, elektronischen:

Elektronische Planungshilfen

Dazu gehören:

• Zeitplan- bzw. Organisationssoftware (z. B. MS Outlook, Trello, Todoist etc.)
• Smartphone
• PC, Laptop, Tablet

Vorteile der elektronischen Tools:

• einfache "Buchpflege"
• simple Terminverwaltung (Abstimmung, Verschieben, Serientermine, …)
• automatische Sortierfunktion
• Suchfunktion
• automatische Erinnerungsfunktion

Nachteile:

• relativ teuer
• abhängig von Energieversorgung
• geringere Übersichtlichkeit (abhängig vom Gerät)

Manuelle Planungshilfen

Zu den klassischen Zeitmanagement-Hilfen gehören:

• Kalender
• Notizblock/Superbuch
• Planer
• Zeitplanbuch

Vorteile der manuellen Tools:

• relativ günstig
• Übersichtlichkeit (bei Jahresplänen und Projekte)
• ideal für schnelle Notizen
• kreativitätsfördernd

Nachteile:

• umständliche Buchpflege
• Termine: Serientermine müssen einzeln eingegeben werden, Terminabstimmung mit Kollegen nur durch Rücksprache möglich
• keine automatische Erinnerung und Sortierung

Nun zu den einzelnen Hilfsmittel, beginnend beim Klassiker:

Der Kalender 

Der gedruckte Kalender verschafft uns einen Zeit- und Termin-Überblick – mehr aber auch nicht. Abhängig davon, ob man einen Wochen- oder Tagesplaner verwendet, verfügt man über unterschiedlich viel Platz für Terminnotizen. Dennoch ist die „Leistungsfähigkeit“ eines Kalenders beschränkt. Die Zeitplanung mit dem Kalender bedarf einer regelmäßigen Pflege, die dem Besitzer ein wenig Disziplin abverlangt: Ein zuverlässiges Zeitmanagement-Tool kann er nur dann sein, wenn wirklich alle Termine eingetragen und ggf. mit wichtigen Zusatzinformationen versehen werden. Ein Kalender ist die Basisausrüstung, wenn es darum geht, die eigene Zeit zu planen. Geeignet ist er insbesondere für all jene, die gerne einen ständigen „Termin-Sammler“ bei sich führen, der kein technisches Know-how abverlangt.

Produkt-Tipp – ein Kalenderbuch zur übersichtlichen Terminplanung:

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Ein weiterer Klassiker:

Das Notizbuch

Notizbücher ersetzen wirkungsvoll die vielen kleinen Notizblätter, mit denen manch ein Schreibtisch übersät ist. Eine Abwandlung des Notizbuches ist das Superbuch. Wer sich angewöhnt, alle wichtigen Dinge, die schnell festgehalten werden müssen, in ein Notizbuch zu schreiben, schafft sich somit einen klar strukturierten Arbeitsplatz, an dem es sich besser nachdenken lässt. Das Notizbuch ist zudem ein guter Begleiter für unterwegs, da es energieunabhängig genutzt werden kann. Das Notizbuch ist der passende Helfer, wenn schnell Gedanken, Ideen, Skizzen, Gesprächsnotizen oder Termine festgehalten werden sollen. Gleichzeitig bewahrt es uns davor, in den Fluten einer losen Blattsammlung unterzugehen. Ein Notizbuch kann gut eingesetzt werden, wenn im Arbeitsalltag, bei Schulungen oder in Gesprächen schnell und spontan etwas notiert werden muss. Als alleiniges Zeitmanagement-Tool ist es aber eher nicht geeignet. Der Nachteil eines einfachen Notizbuches ist allerdings, dass es über keinerlei Ordnungsmechanismus verfügt. Allerdings gibt es durchaus auch Notizbücher mit einem Ordnungssystem.

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