Zeitmanagement: Planungshilfen und ihre Vor- und Nachteile

Nachfolgend nehme ich die unterschiedlichen Zeitmanagement-Tools und Planungshilfen etwas genauer unter die Lupe. Handwerker müssen nicht nur wissen, wie sie ihre Arbeit am besten angehen, sie benötigen hierzu auch das richtige Werkzeug. Das Gleiche gilt für "Zeitmanager".

Welche Planungshilfen sich für Ihr Zeitmanagement am besten eignen, ist stets individuell und abhängig von Ihren persönlichen Anforderungen und Präferenzen.

Sowohl mit digitalen als auch mit analogen Hilfsmitteln lässt sich ein effektives Zeitmanagement umsetzen ...

Es kommt darauf an ...

Während die eine Person digitale, elektronische Tools (PC, Smartphone, Tablet etc.) bevorzugt, kann eine anderer damit nicht viel anfangen und zieht das Organisieren mit den klassischen „manuellen“ Tools (Kalender, Notizbuch etc.) vor. Deshalb ist es so bedeutsam, das richtige, individuelle Werkzeug zu finden. Aus Gesprächen mit den Teilnehmern meiner Zeitmanagement-Seminare weiß ich, dass einige bei der Zeitmanagement-Umsetzung gerade deshalb große Schwierigkeiten haben, weil sie sich für das „falsche“ Werkzeug entschieden haben.

Wenn Sie die Vor- und Nachteile der Planungshilfen kennen, fällt es Ihnen leichter, die für Sie richtige Auswahl zu treffen.

Deshalb stelle ich Ihnen nun die Vorzüge und Defizite in einer Gegenüberstellung vor.

Manuelle Planungshilfen

Zu den klassischen Zeitmanagement-Hilfen gehören:

• Kalender
• Notizblock/Superbuch
• Planer
• Zeitplanbuch (kaum noch in Verwendung)
• Pinwand
• Whiteboard

Vorteile der manuellen Tools:

• relativ günstig
• Übersichtlichkeit (bei Jahresplänen und Projekte)
• kreativitätsfördernd
• keine Ablenkung durch Benachrichtigungen oder andere Apps wie bei der Verwendung von digitalen Tools
• keine Anforderungen bzgl. Datenschutz und Datenverlust
• unabhängig von Technologien (Energie/Akku, Datenübertragung, Netzempfang)

Nachteile:

• bei Verlust (z. B. Kalender oder Notizbuch) keine einfache Wiederherstellung der Daten
• aufwendige Buchpflege
• Termine: Serientermine müssen einzeln eingegeben werden, Terminabstimmung mit Kollegen nur durch Rücksprache möglich
• keine Integration mit anderen Diensten/Tools
• gegenüber digitalen Tools mehr Platzbedarf
• begrenzter Platz für die gesammelten Daten (z. B. neues Notizbuch erforderlich, sobald es vollgeschrieben ist)
• keine automatische Erinnerung und Sortierung
• Datensicherung nicht bzw. nur aufwendig möglich

Elektronische/digitale Planungshilfen

Dazu gehören Software und Geräte:

• Zeitplan- bzw. Organisationssoftware (z. B. MS Outlook, Trello, Todoist etc.)
• Zeiterfassungstools
• Projektmanagement-Tools
• Smartphone
• PC, Laptop, Tablet
• KI-basierte Tools

Vorteile der elektronischen Tools:

• platzsparend
• einfache Datenpflege
• simple Terminverwaltung (Abstimmung, Verschieben, Serientermine, …)
• automatische Sortierfunktion
• Suchfunktion
• automatische Erinnerungsfunktion
• von unterwegs verfügbar (z. B. am Smartphone)
• Integration mit anderen Apps und Diensten
• (automatische) Datensicherung
• automatische Synchronisierung auf mehreren Endgeräten

Nachteile:

• relativ teuer
• abhängig von Technologie (Energieversorgung, Internet)
• Risiko von Datenschutzverletzungen oder Datenverlust (z. B. Hackerangriff)
• mögliche Ablenkung durch Benachrichtigungen, andere Apps etc.
• geringere Übersichtlichkeit (abhängig vom verwendeten Gerät)
• weniger kreative Gestaltungsmöglichkeiten

Chat GPT und Co. KI-basierte Tools wie zum Beispiel Chat GPT kommen mittlerweile in vielen Bereichen zum Einsatz, auch in der Zeitplanung. Konkrete Anwendungsfälle mit GPT:

• Zeit planen: Mit GPT können Sie Ihren Tag oder Ihre Woche planen, indem Sie Aufgaben und Termine auflisten, Aufgaben priorisieren und den Zeitaufwand schätzen. Das Tool kann Ihnen dann Vorschläge für den optimalen Tages- oder Wochenplan präsentieren.
• Prognosen erstellen: Mit GPT lassen sich Prognosen über die Dauer von Aufgaben oder Projekten erstellen. Durch die Verwendung historischer Daten kann es Vorhersagen treffen und Ihnen helfen, realistischere Zeitpläne zu erstellen.
• Zeitmanagement und Arbeitsprozesse verbessern: Indem Sie das Tool mit Informationen über Ihre bevorzugten Zeitmanagementmethoden und Tools, Ihre Prioritätensetzung, Arbeitsweise, Gewohnheiten, Zeitdiebe etc. füttern, kann GPT daraus Arbeitsmuster analysieren und Optimierungen vorschlagen.

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Nun stelle ich Ihnen noch zwei Praxisbeispiele für die Verwendung von digitalen Planungshilfen vor:

Praxisbeispiel 1: Digitale Zeitplanung

Zeitplanung mit Gerätekombination: Tablet mit Eingabestift, Laptop, PC (z. B. im Büro), Smartphone Anwendung im Alltag: Sie haben von all Ihren Geräten Zugriff auf Ihre Aufgaben, Termine und Notizen. So können Sie z. B. bei einem Meeting mittels des Tablets und Eingabestiftes handschriftliche Notizen machen, diese später am Laptop oder PC weiterbearbeiten, unterwegs am Smartphone lesen etc. Ihre Aufgaben, Termine und Notizen werden auf allen Geräten synchronisiert, d. h., Sie greifen stets von allen Geräten auf die aktuellste Version Ihrer Daten zu und behalten so den Überblick.

Sie sind also vollkommen flexibel und können Ihre Zeitplanung beispielsweise von unterwegs durchführen oder aktualisieren.

Praxisbeispiel 2: Digitale Notizen

Software/App: z. B. GoodNotes (Apple-Geräte), OneNote oder Evernote Gerät(e): Tablet mit Eingabestift als digitales Notizbuch, Laptop, PC (z. B. im Büro), Smartphone Geeignete Tablet-Geräte mit Eingabestift: z. B. iPad, Surface Notizstrukturierung: Unterschiedliche Berufs- und Themenbereiche werden in der Notizsoftware mithilfe von Ordnern und Notizbüchern abgebildet und verwaltet. Anwendung im Alltag:  Sie haben von all Ihren Geräten Zugriff auf Ihre Notizen. So können Sie z. B. bei einem Meeting mittels Tablet und Eingabestift handschriftliche Notizen machen, diese später am Laptop oder PC weiterbearbeiten, unterwegs am Smartphone lesen etc. Die Notizen werden auf allen Geräten synchronisiert, d. h., Sie greifen von allen Geräten auf die aktuellste Version Ihrer Notizen zu. Zudem können Sie erhaltene Unterlagen mit der Notizsoftware weiterverarbeiten bzw. Papierdokumente einscannen und bearbeiten. Dazu stehen Ihnen in der Notizsoftware verschiedene Werkzeuge zur Verfügung: beliebige Stiftfarben, Stiftarten, Textmarker etc. Über das Menü der Notizsoftware können Sie Bilder, Scans und PDF einbetten. Sie können verschiedene Ordner (z. B. für Job, Verein, Privat) anlegen und diese jeweils in digitale Notizbücher (z. B. Meetings, Jour fixe, Telefonnotizen) untergliedern:

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