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So sollte Ihre E-Mail-Adresse aussehen

Haben Sie schon einmal einen genauen Blick auf die Absender-Adressen der E-Mails geworfen, die täglich in Ihrem Posteingang eintrudeln? Immer wieder interessant! Denn eine E-Mail-Adresse lässt oft Rückschlüsse zu. Ein Kunde hat mir unlängst eine E-Mail mit der Absenderadresse superman@... gesendet. Ich nehme an, eher ungewollt. Da musste ich schon schmunzeln.

Mit einer wohlüberlegten E-Mail-Adresse können Sie auf alle Fälle punkten. Das gilt vor allem im geschäftlichen Bereich. Hingegen können Sie mit einer schlecht gewählten Adresse einiges an Vertrauen und Seriosität einbüßen.

Geschäftliche E-Mail-Adresse – 7 Tipps

Bei der Wahl Ihrer geschäftlichen E-Mail-Adresse sollten Sie folgende Tipps berücksichtigen:

1. Domain-basierte E-Mail-Adressen bevorzugen

Verwenden Sie eine E-Mail-Adresse, die Ihre Firmen-Domain enthält, z. B. vorname.nachname@firmenname.com. Dies stärkt Ihre Markenidentität und schafft Vertrauen. Domain-basierte E-Mail-Adressen vermitteln Professionalität und Seriosität und heben Ihr Unternehmen von der Konkurrenz ab, die möglicherweise Freemail-Adressen nutzt.

2. Vor- und Zunamen: wirkt vertrauenswürdig

Menschen wollen immer wissen, wer dahintersteckt. Verwenden Sie für Ihre persönliche geschäftliche E-Mail-Adresse den Vor- und Nachnamen und verzichten Sie auf unpersönliche Adressen. Auch Adressen mit den Anfangsbuchstaben Ihres Namens, z. B. b.h.@firmenname.com gilt es zu vermeiden, denn diese wirken auch nicht wirklich persönlich.

3. Vornamen evtl. abkürzen

Haben Sie einen besonders langen Namen, können Sie den Vornamen auf den ersten Buchstaben beschränken, z. B. b.heidenberger@firmenname.com.

4. Vermeidung von Sonderzeichen und Zahlen

E-Mail-Adressen mit Sonderzeichen oder Zahlen (z. B. max.mustermann1978@...) wirken oft unprofessionell oder unseriös. Halten Sie Ihre Adresse möglichst einfach und klar, sodass sie leicht geschrieben und gemerkt werden kann.

5. Vorsicht!

Verwenden Sie nie Ihre geschäftliche E-Mail-Adresse für Anmeldungen (z. B. für Newsletter, Registrierungen, Bestellugen etc.) oder auf öffentlichen Plattformen (z. B. in Foren, Social Media). Denn das könnte unangenehme Folgen haben:

Sie werden innerhalb kurzer Zeit Ihren Posteingang voller Spam-E-Mails haben. Das liegt daran, dass sogenannte Roboter-Software ständig Internetseiten nach E-Mail-Adressen durchforstet und diese sammelt. Die so gesammelten Adressen werden u. a. für den Spam-Versand genutzt.
Ein Name ist heute schnell gegoogelt. Nehmen wir an, Sie suchen in einem Medizin-Forum nach Hilfe/Informationen im Zusammenhang mit einer bestimmten Krankheit, weil eine Bekannte von Ihnen davon betroffen ist. Für die Registrierung haben Sie Ihre E-Mail-Adresse angegeben, die Ihren Namen enthält. Diese E-Mail-Adresse ist öffentlich oder kann von Forenusern eingesehen werden. Natürlich wird nun jeder zuerst vermuten, dass Sie selbst von dieser Krankheit betroffen sind.
Oder Sie tun Ihre politische, religiöse ... Meinung im Netz unter Angabe Ihrer klaren E-Mail-Adresse kund. Das kann sich etwa bei der Arbeitssuche negativ auswirken. Denn Personaler recherchieren nach den Namen von Bewerbern.

Es gäbe noch zahlreiche weitere Beispiele – deshalb:

Wenn Sie im Internet eine E-Mail-Adresse angeben müssen, verwenden Sie IMMER eine anonyme Webadresse, die also keine Rückschlüsse auf Ihre Person zulässt, oder besser noch eine temporäre Adresse, eine sogenannte „Wegwerfadresse“.

Anbieter für kostenlose Wegwerf-Adressen:

6. Wenn an keine bestimmte Person gerichtet

Dann gibt es noch sogenannte Service-Adressen, wie service@... oder support@... Diese sind natürlich in Ordnung und sinnvoll, wenn sie für eine bestimmte Einrichtung oder ein entsprechendes Team (z. B. Support-Team) gelten, also nicht an eine bestimmte Person gehen. Damit ist offensichtlich, an welche Einrichtung/Stelle die gesendete E-Mail geht.

7. Nie Freemail-Adressen für Ihr Business!

Für Ihr Business sollten Sie aber Freemail-Adressen unbedingt vermeiden, z. B. firmenname@gmail.com. Eine solche E-Mail-Adresse wirkt äußerst unprofessionell und nicht unbedingt vertrauenswürdig. Denn solche Adressen sind oft auch ein Merkmal von unseriösen Webangeboten.

Checkliste: Geschäftliche E-Mail-Adresse

Abschließend nochmals die Tipps als Umsetzungs-Checkliste zusammengefasst:

Domain-Adresse nutzen Verwenden Sie E-Mail-Adressen mit Ihrer Firmen-Domain (z. B. vorname.nachname@firmenname.com), um Professionalität zu vermitteln.
Vor- und Nachnamen verwenden Integrieren Sie Vor- und Nachnamen für eine persönliche und vertrauenswürdige Ansprache.
Lange Namen abkürzen Kürzen Sie lange Vornamen auf den Anfangsbuchstaben (z. B. m.mustermann@...).
Sonderzeichen und Zahlen meiden Halten Sie die Adresse einfach und seriös, ohne Sonderzeichen oder Zahlen.
Private Anmeldungen vermeiden Nutzen Sie für Online-Registrierungen oder Newsletter anonyme oder temporäre E-Mail-Adressen.
Service-Adressen für Teams Verwenden Sie funktionale Adressen wie support@... für Team-Anfragen.
Keine Freemail-Adressen Vermeiden Sie Freemail-Adressen (z. B. firmenname@gmail.com), da sie unprofessionell wirken.

Fazit

Eine durchdachte geschäftliche E-Mail-Adresse ist mehr als nur ein Kommunikationsmittel.

Die E-Mail-Adresse ist ein Aushängeschild Ihrer Professionalität.

Klare Strukturen, Seriosität und Sicherheit sollten bei der Auswahl stets im Vordergrund stehen. Mit einer passenden E-Mail-Adresse hinterlassen Sie bei Kunden, Partnern und Kollegen einen positiven und vertrauenswürdigen Eindruck.

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