Wie wichtig die Ordnung im Büro für effizientes Arbeiten ist, steht wohl außer Frage. Ordnung muss aber erst mal geschaffen werden, aufräumen und entrümpeln ist nötig – und das stellt viele vor eine große Herausforderung, die mit der Größe des Büros zunimmt.
Wie also in einem größeren Büro vorgehen?
Dazu ein Praxisbeispiel aus einem Unternehmen (über 20 Büroräume), dem ich bei der Büroorganisation beratend zur Seite stand.
In diesem Unternehmen sollte als Basis für alle weiteren Büroorganisationsmaßnahmen erst mal Platz geschaffen, entrümpelt und aufgeräumt werden.
Die gesamte Aufräumaktion bestand aus folgenden Maßnahmen:
Vorbereitung der Aufräumaktion
Auftäum-Team
Aufgrund der großen Belegschaft war es nicht notwendig, dass sich alle Mitarbeiter direkt beteiligen. Es wurde also eine verantwortliche Person bestimmt. Ebenso wurden Mitarbeiter für die Durchführung der Aufräumaktion ausgewählt.
Erkundungsgang
Mit dem Aufräum-Team wurde ein Erkundungsgang zur Ermittlung der Unordnungsherde und Platzfresser durchgeführt.
Platzfresser: ungenutzte Utensilien, Ordner, Kataloge, Elektroschrott, Altpapier, Müll, Regalfächer, die wesentlich höher sind als dies zur Unterbringung der Ordner erforderlich wäre, breite Ordner/Ablageboxen, die kaum gefüllt waren, ...
Dokumentation der Unordnung
Die Unordnungsherde wurden bildlich festgehalten. Mit den Aufnahmen wurde eine Übersicht auf einem Papierbogen mit den Handlungsbedarf-Bereichen angefertigt.
Vorbereitungsmeeting
Für das Aufräum-Team wurde ein Meeting zur Planung des detaillierten Ablaufs der Aufräumaktion einberufen. Dabei wurde u. a. festgelegt, was mit dem Entrümpelten geschehen soll (z. B. nicht mehr genutzte Geräte verschenken/verkaufen, Elektroschrott zum Recyclinghof).
Es wurden Maßnahmen vereinbart, die vor Durchführung der Aufräumaktion erforderlich sind (z. B. Transportbehälter, Container, Rollwagen besorgen, Räume für Zwischenlagerung bestimmen, Öffnungszeiten des Recyclinghofs erfragen). Jeder Maßnahme wurden ein Fälligkeitstermin und eine verantwortliche Person zugewiesen.
Aufräumtermin
In Abhängigkeit des geschätzten Aufwands der Vorabmaßnahmen wurde dann ein Termin für die Aufräumaktion fixiert.
Rundschreiben
An die Belegschaft ging ein Rundschreiben (Info-E-Mail), aus dem der Termin für den Aufräumtag zu entnehmen war, außerdem ein Hinweis, dass von den Mitarbeitern zu genanntem Termin alles, was ihrer Meinung entsorgt werden kann, am Vorabend auf den Boden vor dem Schreibtisch platziert werden soll.
Am Boden deshalb, weil diese Platzierung eindeutig ist. Wird hierfür der Schreibtisch des Mitarbeiters vorgeschlagen und ist dieser bei der Räumungsaktion selbst nicht anwesend, kann das böse Überraschungen zur Folge haben, wenn etwas entsorgt wird, was dafür nicht vorgesehen war.
Durchführung der Aufräumaktion
Systematik
Beim Aufräumen wurde systematisch vorgegangen: Raum für Raum, Schrank für Schrank … jeweils im Uhrzeigersinn und von oben nach unten.
Aufräumen
Das Entrümpelte wurde vorsortiert am Boden des jeweiligen Raumes gesammelt.
Entsorgen
Das Vorsortierte wurde zu entsprechenden Entsorgungsstellen/(Zwischen-)Lagern transportiert.
Reinigung
Nach der Entrümpelung erfolgte eine Reinigung (der Räume).
Vorher-Nachher-Bilder
Die Aufräumaktion wurde mit Vorher-Nachher-Bildern dokumentiert. Diese Bilder wurden an einer von den Mitarbeitern häufig frequentierten Stelle platziert, die aber nicht von Kunden eingesehen wird.
Diese Bilder stärken das Ordnungsbewusstsein der Belegschaft. Denn allein der Blick auf ein Vorher-Foto macht deutlich, was man so nicht mehr haben will.
Aufräumer und Wegräumer
Noch etwas zum Aufräum-Team:
Die involvierten Mitarbeiter wurden in zwei Gruppen unterteilt:
Aufräumer
Wegräumer
Die Aufräumer waren für das Ausmisten der Schränke, Regale etc. zuständig. Hierfür wurden Personen ausgewählt, die schon länger im Unternehmen tätig waren und dadurch einen besseren Überblick über offensichtliche Platzfresser hatten bzw. erkannten, ob ein platzierter Gegenstand überhaupt in die Platzfresser-Kategorie gehörte.
Jeder Aufräumer bekam einen Lehrling oder Praktikanten zugeteilt. Diese waren die Wegräumer. Die Aufräumer räumten also Schränke, Regale , ... aus. Die Wegräumer haben alles vorsortiert und transportierten es zur festgelegten Sammelstelle. Von dort wurde das so Angesammelte zu den Entsorgungsstellen gebracht bzw. man ließ es abholen.
Vorbereitung ist das A und O für eine gelungene Aufräumaktion
Insbesondere in einem größeren Unternehmen muss so ein Aufräumtag gut vorbereitet werden, um dann strukturiert vorgehen zu können.
Eine spontane Hauruckaktion ist kontraproduktiv und mündet häufig im Chaos, das Ärger und Frust bei den Mitarbeitern bewirkt.
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