
Büro aufräumen und entrümpeln → Tipps, Anleitung & Checkliste
Wie wichtig die Ordnung im Büro für effizientes Arbeiten ist, steht wohl außer Frage. Ordnung muss aber erst mal geschaffen werden, aufräumen und entrümpeln ist nötig – und das stellt viele vor eine große Herausforderung, die mit der Größe des Büros zunimmt.
Büro aufräumen: Anleitung & Checkliste
Wenn Sie alleine vorgehen und gleich loslegen möchten, dann habe ich hier eine bewährte Schritt-für-Schritt-Anleitung:1. Vorbereitung der Aufräumaktion
Erkundungsgang: Führen Sie einen Rundgang durch alle Bereiche durch. Ermitteln Sie „Unordnungsherde“ und „Platzfresser“ wie:- Ungenutzte Gegenstände (z. B. Utensilien, Elektroschrott, Altpapier)
- Breite, kaum gefüllte Ordner oder Ablageboxen
- Zu hohe Regalfächer
- Machen Sie Fotos von den Bereichen, die aufgeräumt werden sollen.
- Erstellen Sie eine Übersicht, welche Bereiche dringend Handlungsbedarf haben.
- Verkaufen oder verschenken (Geräte, Möbel)
- Recyceln (Elektroschrott, Altpapier)
- Entsorgen (Müll)
- Transportbehälter, Kartons, Müllsäcke
- Rollwagen, Container
- Schätzen Sie den Aufwand für die Vorbereitung.
- Setzen Sie ein konkretes Datum für die Aktion.
- Blockieren Sie den Tag im Kalender.
- Müllsäcke, Kartons, Behälter
- Reinigungsmittel und Werkzeuge
- Hilfsmittel zum Transportieren (z. B. Sackkarre, Rollwagen)
Weiterführende Tipps zum Thema "Ordnen & Organisieren": ➠ Ratgeber für systematisches Aufräumen PDF ➠ Schritt-für-Schritt-Guide zum Ausmisten
2. Durchführung der Aufräumaktion
Systematik beim Aufräumen: Arbeiten Sie systematisch:- Raum für Raum und Schrank für Schrank
- Im Uhrzeigersinn
- Von oben nach unten
- Wiederverwendbares (Verkaufen/Verschicken)
- Recyclingmaterial (Papier, Elektroschrott)
- Müll/Abfall
- Recyclinghof, Spendenstation, Müllentsorgung
- Böden wischen oder saugen
- Regale abstauben
- Arbeitsflächen desinfizieren
- Machen Sie nach dem Aufräumen „Nachher-Bilder“ der aufgeräumten Bereiche.
- Vergleichen Sie die Vorher-Nachher-Bilder zur Motivation.
3. Nachbereitung und Motivation
Ergebnis sichtbar machen:- Platzieren Sie die Vorher-Nachher-Bilder an einer Stelle, die Sie regelmäßig sehen.
- Reflektieren Sie, wie viel Platz und Ordnung durch die Aktion gewonnen wurde.
- Legen Sie Regeln für die Aufrechterhaltung der Ordnung fest (z. B. regelmäßiges Ausmisten alle 3 Monate).
- Notieren Sie die nächsten kleinen Aufräumtermine, um die Ordnung langfristig zu halten.
Aufräumen im Team: Wie in einem größeren Büro vorgehen? Ein Praxisbeispiel
Dazu ein Praxisbeispiel aus einem Unternehmen (über 20 Büroräume), dem ich bei der Büroorganisation beratend zur Seite stand. In diesem Unternehmen sollte als Basis für alle weiteren Büroorganisationsmaßnahmen erst mal Platz geschaffen, entrümpelt und aufgeräumt werden. Die gesamte Aufräumaktion bestand aus folgenden Maßnahmen:Vorbereitung der Aufräumaktion
Zuerst zu den Vorbereitungsmaßnahmen:- Aufräum-Team Aufgrund der großen Belegschaft war es nicht notwendig, dass sich alle Mitarbeiter direkt beteiligen. Es wurde also eine verantwortliche Person bestimmt. Ebenso wurden Mitarbeiter für die Durchführung der Aufräumaktion ausgewählt.
- Erkundungsgang Mit dem Aufräum-Team wurde ein Erkundungsgang zur Ermittlung der Unordnungsherde und Platzfresser durchgeführt. Platzfresser: ungenutzte Utensilien, Ordner, Kataloge, Elektroschrott, Altpapier, Müll, Regalfächer, die wesentlich höher sind als dies zur Unterbringung der Ordner erforderlich wäre, breite Ordner/Ablageboxen, die kaum gefüllt waren, ...
- Dokumentation der Unordnung Die Unordnungsherde wurden bildlich festgehalten. Mit den Aufnahmen wurde eine Übersicht auf einem Papierbogen mit den Handlungsbedarf-Bereichen angefertigt.
- Vorbereitungsmeeting Für das Aufräum-Team wurde ein Meeting zur Planung des detaillierten Ablaufs der Aufräumaktion einberufen. Dabei wurde u. a. festgelegt, was mit dem Entrümpelten geschehen soll (z. B. nicht mehr genutzte Geräte verschenken/verkaufen, Elektroschrott zum Recyclinghof).Es wurden Maßnahmen vereinbart, die vor Durchführung der Aufräumaktion erforderlich sind (z. B. Transportbehälter, Container, Rollwagen besorgen, Räume für Zwischenlagerung bestimmen, Öffnungszeiten des Recyclinghofs erfragen). Jeder Maßnahme wurden ein Fälligkeitstermin und eine verantwortliche Person zugewiesen.
- Aufräumtermin In Abhängigkeit des geschätzten Aufwands der Vorabmaßnahmen wurde dann ein Termin für die Aufräumaktion fixiert.
- Rundschreiben An die Belegschaft ging ein Rundschreiben (Info-E-Mail), aus dem der Termin für den Aufräumtag zu entnehmen war, außerdem ein Hinweis, dass von den Mitarbeitern zu genanntem Termin alles, was ihrer Meinung entsorgt werden kann, am Vorabend auf den Boden vor dem Schreibtisch platziert werden soll.Am Boden deshalb, weil diese Platzierung eindeutig ist. Wird hierfür der Schreibtisch des Mitarbeiters vorgeschlagen und ist dieser bei der Räumungsaktion selbst nicht anwesend, kann das böse Überraschungen zur Folge haben, wenn etwas entsorgt wird, was dafür nicht vorgesehen war.
Durchführung der Aufräumaktion
Und dann die Durchführung:- Systematik
Beim Aufräumen wurde systematisch vorgegangen: Raum für Raum, Schrank für Schrank … jeweils im Uhrzeigersinn und von oben nach unten.
- Aufräumen Das Entrümpelte wurde vorsortiert am Boden des jeweiligen Raumes gesammelt.
- Entsorgen Das Vorsortierte wurde zu entsprechenden Entsorgungsstellen/(Zwischen-)Lagern transportiert.
- Reinigung Nach der Entrümpelung erfolgte eine Reinigung (der Räume).
- Vorher-Nachher-Bilder Die Aufräumaktion wurde mit Vorher-Nachher-Bildern dokumentiert. Diese Bilder wurden an einer von den Mitarbeitern häufig frequentierten Stelle platziert, die aber nicht von Kunden eingesehen wird. Diese Bilder stärken das Ordnungsbewusstsein der Belegschaft. Denn allein der Blick auf ein Vorher-Foto macht deutlich, was man so nicht mehr haben will.
Büro aufräumen: Checkliste
Die einzelnen Maßnahmen nochmals in Form einer Checkliste dargestellt: Vorbereitung:- Bestimmung einer verantwortlichen Person und Auswahl der Mitarbeiter für die Aufräumaktion
- Erkundungsgang mit dem Aufräum-Team zur Ermittlung der Unordnungsherde und Platzfresser
- Unordnungsherde bildlich festhalten
- Einberufung eines Meetings zur Planung des detaillierten Ablaufs der Aufräumaktion
- Vereinbarung von Maßnahmen zur Vorbereitung mit Fälligkeitstermin und verantwortlicher Person
- Festlegung eines Termins für die Aufräumaktion
- Rundschreiben an die Belegschaft mit Termin für Aufräumaktion und Hinweis zur Platzierung des Entsorgungsguts am Vorabend
- Systematisches Vorgehen: Raum für Raum, Schrank für Schrank, im Uhrzeigersinn und von oben nach unten
- Vorsortierung des Entrümpelten am Boden des jeweiligen Raums
- Transport des Vorsortierten zu Entsorgungsstellen/(Zwischen-)Lagern
- Reinigung der Räume nach der Entrümpelung
- Aufräumaktion in Vorher-Nachher-Bildern festhalten und diese an einer von den Mitarbeitern häufig frequentierten Stelle anbringen
- Organisation von Entsorgung oder Verkauf nicht mehr benötigter Geräte und Gegenstände
- Bei Bedarf platzsparende und praktische Ablagemöglichkeiten und Möbel anschaffen
- Festlegung eines fixen Termins für regelmäßige Aufräumaktionen
Aufräumer und Wegräumer
Noch etwas zum Aufräum-Team: Die involvierten Mitarbeiter wurden in zwei Gruppen unterteilt:- Aufräumer
- Wegräumer
Vorbereitung ist das A und O für eine gelungene Aufräumaktion
Insbesondere in einem größeren Unternehmen muss so ein Aufräumtag gut vorbereitet werden, um dann strukturiert vorgehen zu können. Eine spontane Hauruckaktion ist kontraproduktiv und mündet häufig im Chaos, das Ärger und Frust bei den Mitarbeitern bewirkt. Zum Weiterlesen:- Die 7 häufigsten Büroarten: Vor- und Nachteile
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