Tipps und Vorlage für das Besprechungsprotokoll
Wenn Sie eine Besprechung protokollieren müssen, habe ich im Folgenden Tipps und Vorlagen für ein Besprechungsprotokoll. In meinem Download-Bereich können Sie die Vorlagen (Word, Excel) herunterladen:Besprechungsprotokoll-Vorlagen (Word, Excel) hier gleich kostenlos herunterladen
Besprechungsprotokoll – das sollten Sie wissen:
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Zweck des Protokolls
Grundsätzlich sollte bei jeder Besprechung ein Protokoll erstellt werden. Damit wird das Besprochene und insbesondere das Vereinbarte festgehalten/dokumentiert. Nicht anwesende Personen sollen mithilfe des Besprechungsprotokolls über das Wesentliche informiert werden. -
Notwendige Angaben
Nicht fehlen dürfen Angaben über die Teilnehmer, Protokollersteller, Ort, Datum, Besprechungsbeginn, falls erforderlich Besprechungsthema, eventuell Abwesende. -
Entscheidung für die Art des Protokolls
Vorab muss geklärt werden, welche Art von Besprechungsprotokoll geführt wird. Da gibt es das Verlaufsprotokoll, welches über den chronologischen Ablauf der Besprechung informiert. Dann gibt es das Diskussions- oder Ergebnisprotokoll. In diesen wird der sachbezogene Zusammenhang der Diskussion zusammengefasst. Und dann gibt es noch das Gedächtnisprotokoll, welches als Erinnerungshilfe dient. -
Persönliche Meinungen haben im Protokoll nichts verloren
Ein Protokoll wird generell neutral und sachlich geschrieben. Persönliche Stellungnahmen haben darin nichts verloren. -
Hervorhebungen fördern die Übersichtlichkeit
Empfehlenswert ist die Hervorhebung wesentlicher Aussagen, z. B. durch Fettschrift oder Unterstreichungen. -
Gliederung beachten
Eine sinnvolle Gliederung im Besprechungsprotokoll darf nicht fehlen. Überschriften sind aber nicht erforderlich. Bewährt hat sich die Gliederung in Themenblöcke. -
Nicht immer ist ein Verlaufsprotokoll sinnvoll
Wenn es in einer Besprechung recht „chaotisch“ zugeht, ist ein Verlaufsprotokoll (Protokollierung nach chronologischem Ablauf) nicht empfehlenswert. In solchen Fällen wird das Protokoll am besten nach Inhalten strukturiert (falls gegeben nach Tagesordnungspunkten). -
Wichtig: Erledigungs-/Fälligkeitsdatum und Zuständigkeit
Protokollierte Aufgaben werden mit Erledigungstermin und Zuständigkeit (in eigener Spalte) versehen. -
Möglichst Folgetermin festlegen
Falls bekannt, wird der Termin für die nächste Besprechung im Protokoll vermerkt. Dann gibt es keine Ausreden mehr, dass jemand den Termin überhört oder verwechselt hat. -
Ein handgeschriebenes Protokoll nur in Ausnahmefällen
Manchmal reicht auch ein handgeschriebenes Protokoll. Um die Verteilungsprozedur abzukürzen, wird das Protokoll gut leserlich (!) während der Besprechung geschrieben. Am Ende der Besprechung wird es kopiert und an die Teilnehmer gleich verteilt.
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