So zitieren Sie in E-Mail-Nachrichten richtig
Das Zitieren erleichtert das Lesen von Antwort-E-Mails. Wie also richtig zitieren?Richtig zitieren: 8 Tipps
Bei kurzen E-Mails ist das Zitieren in der Regel nicht notwendig. Hingegen bei umfangreichen, „textvollen“ Nachrichten bietet es sich an. Am besten gehen Sie so vor:- Lassen Sie den Text durch Ihr E-Mail-Programm zitieren: Das geschieht in der Regel automatisch durch Einzug des Originaltextes, indem Sie auf „Antworten“ oder „Weiterleiten“ klicken.
- Löschen Sie irrelevante Passagen: Entfernen Sie aus der zitierten E-Mail alle unwichtigen Teile, einschließlich Signatur und Anrede, die nicht für Ihre Antwort relevant sind.
- Antworten Sie direkt unter den entsprechenden Passagen: Setzen Sie Ihre Antwort unter die jeweilige Passage, auf die Sie eingehen möchten, um den Zusammenhang klar darzustellen.
- Längere Passagen auszugsweise zitieren: Zitieren Sie längere Passagen nur mit Anfang und Ende, ergänzt durch das Zeichen in der Mitte. So bleibt Ihre Antwort kompakt.
- Antworten Sie Abschnitt für Abschnitt: Gehen Sie auf jeden relevanten Absatz der zitierten E-Mail separat ein, um Missverständnisse zu vermeiden.
- Heben Sie Zitate visuell hervor: Nutzen Sie Anführungszeichen, Pfeile (>) oder andere Formatierungen, um Zitate vom neuen Text abzuheben..
- Themenbezogene Antworten geben: Sortieren Sie Ihre Antworten nach Themenblöcken, wenn die Diskussion mehrere Themen umfasst, und zitieren Sie nur relevante Teile.
- Vertrauliche Informationen entfernen: Löschen Sie alle sensiblen Daten oder interne Notizen, die nicht für Dritte bestimmt sind, bevor Sie die E-Mail weiterleiten oder zitieren.
Umsetzung:
Die meisten E-Mail-Programme setzen vor dem zitierten Text folgendes Zeichen vor jede Zeile: > Bei einer Antwort auf eine Antwort wird der Doppelpfeil gesetzt: >> Einige E-Mail-Programme kennzeichnen den zitierten Text farblich. Der Nachteil der farblichen Kennzeichnung liegt darin, dass nicht jedes Programm Farbtext darstellt. Deshalb empfehle ich generell das Setzen des Pfeil-Zeichens, auch wenn Ihr Mail-Programm dies nicht automatisch macht. Mit diesem Zeichen wird der zitierte Text wesentlich übersichtlicher und damit leichter lesbar. Dann gibt es noch E-Mail-Programme, die vor einem zitierten Text den Namen des Autors einfügen. Das ist insbesondere dann sinnvoll, wenn eine Diskussion per Mail mit mehreren Personen geführt wird. Abschließend noch ein vereinfachtes Beispiel einer E-Mail-Antwort mit zitierten Passagen aus der Originalnachricht:Hallo Julian,
noch kurz zum Treffen am Samstag:
> ich weiß noch nicht, wann ich am Samstag > kommen kann, ruf mich doch bitte vorher an, dann…
Komm einfach vorbei, ich werde da sein.
>…ach, und vielen Dank für das Essen gestern.
Welches Essen? Meinst du das, von dem ich nur riechen konnte, weil du blitzschnell alles hintergeschlungen hast?
Viele Grüße von immer noch hungrigen
Burkhard
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