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So zitieren Sie in E-Mail-Nachrichten richtig

Das Zitieren erleichtert das Lesen von Antwort-E-Mails. Wie also soll man richtig zitieren?

Richtig zitieren - nicht nur in Outlook

Bei kurzen E-Mails ist das Zitieren in der Regel nicht notwendig. Hingegen bei umfangreichen, „textvollen“ Nachrichten bietet es sich an. Am besten gehen Sie so vor:
  1. Lassen Sie zunächst den Text durch Ihr E-Mail-Programm (z. B. Outlook) zitieren. Das geschieht in der Regel  automatisch durch Einzug des Originaltextes, indem Sie auf Antworten oder Weiterleiten klicken.
  2. Löschen Sie dann aus der zitierten E-Mail allen irrelevanten Passagen, also jenen Text, auf den Sie in Ihrer Antwort nicht eingehen. Weg auch mit der Signatur und Anrede des zitierten Textes.
  3. Dann wählen Sie jene Passage(n) aus, auf die Sie direkt antworten wollen. Setzen Sie Ihren Antworttext direkt unter die entsprechende Passage. Damit ist der Zusammenhang klar ersichtlich.
  4. Sollten Sie in Ihrer Antwort auf eine längere Passage der Originalnachricht eingehen, so reicht es, diese Passage nur auszugsweise zu zitieren, indem Sie den Anfang und das Ende belassen und dazwischen folgendes Zeichen einsetzen: Bei einem Antwortschreiben hat der Empfänger ohnehin das Original in seiner Ablage und kann gegebenenfalls dort nachlesen.
Die meisten E-Mail-Programme setzen vor dem zitierten Text folgendes Zeichen vor jede Zeile: > Bei einer Antwort auf eine Antwort wird der Doppelpfeil gesetzt: >> Einige E-Mail-Programme kennzeichnen den zitierten Text farblich. Der Nachteil der farblichen Kennzeichnung liegt darin, dass nicht jedes Programm Farbtext darstellt. Deshalb empfehle ich generell das Setzen des Pfeil-Zeichens, auch wenn Ihr Mail-Programm dies nicht automatisch macht. Mit diesem Zeichen wird der zitierte Text wesentlich übersichtlicher und damit leichter lesbar. Dann gibt es noch E-Mail-Programme, die vor einem zitierten Text den Namen des Autors einfügen. Das ist insbesondere dann angenehm, wenn eine Diskussion per Mail mit mehreren Personen geführt wird. Und abschließend noch ein vereinfachtes Beispiel einer E-Mail-Antwort mit zitierten Passagen aus der Originalnachricht:

Hallo Julian,

noch kurz zum Treffen am Samstag:

> ich weiß noch nicht, wann ich am Samstag > kommen kann, ruf mich doch bitte vorher an, dann…

Komm einfach vorbei, ich werde da sein.

>…ach, und vielen Dank für das Essen gestern.

Welches Essen? Meinst du das, von dem ich nur riechen konnte, weil du blitzschnell alles hintergeschlungen hast?

Viele Grüße von immer noch hungrigen

Burkhard


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