Zeitblüten❁ Hier erfahren Sie, wie Sie für die Zeitplanung richtig den Zeitaufwand schätzen. Weiters finden Sie zahlreiche Dokumente zum Gratisdownload sowie Tools und Lösungen zu den Themen Zeitgewinn & Organisation.

Zeitaufwand schätzen (Zeitplanung)

Für eine realistische Zeitplanung ist es erforderlich, dass Sie den Zeitaufwand für die anstehenden Aufgaben und Termine schätzen.

Für Routineaufgaben, die Sie bereits viele Male durchgeführt haben, können Sie den jeweiligen zeitlichen Aufwand sicherlich recht genau abschätzen. Für neue Aufgaben fällt das deutlich schwerer.

Sehen Sie in Ihrer To-do-Liste jeweils ein Feld für den Zeitaufwand der Aufgabe vor.

Aber mit dem Schätzen des Zeitaufwands ist es nicht getan. Gehen Sie bei der Zeitplanung am besten strukturiert vor, beispielsweise mit der ALPEN-Methode:

ALPEN-Methode

Diese Methode hat nichts mit dem bekannten Hochgebirge bei uns in Europa zu tun, sondern es handelt sich hierbei um eine Hilfe für die Durchführung der Tagesplanung. Dabei stehen die einzelnen Buchstaben für die fünf Arbeitsschritte:

• A … Aufgaben, Termine und Aktivitäten zusammenstellen/notieren
• L … Länge bzw. Dauer der jeweiligen Aktivität abschätzen
• P … Pufferzeiten einplanen
• E … Entscheidungen treffen (Prioritäten vergeben, Abarbeitungsreihenfolge festlegen)
• N … Nachkontrolle, Ergebnisse überprüfen

Die einzelnen Schritte etwas detaillierter:

1. Aufgaben zusammenstellen

Notieren Sie alle für den nächsten Tag anstehenden Aufgaben und Termine.

2. Länge der einzelnen Aktivitäten abschätzen (Zeitaufwand)

Schätzen Sie ab, wie lange Sie z. B. für die Erledigung der Aufgabe in etwa benötigen werden.

3. Pufferzeiten einplanen

Eine „Faustregel“ im Zeitmanagement besagt, dass Sie nur ca. 60 % der täglichen Arbeitszeit verplanen sollen. 40 % sind Pufferzeiten für Unvorhergesehenes wie Arbeiten, die länger dauern, und für Störungen bzw. Unterbrechungen.

4. Entscheidungen treffen (Prioritäten vergeben)

Prioritäten sind nichts anderes als Entscheidungen. Es gilt also, die Aufgaben nach Wichtigkeit bzw. Dringlichkeit zu klassifizieren und daraus resultierend die Abarbeitungsreihenfolge festzulegen.

5. Nachkontrolle

Was wurde geschafft, welche Aufgaben sind noch offen und müssen neu verplant werden?

Sie interessieren sich für weitere Tipps? Für die Praxis, aus der Praxis: 

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