Unterstützung durch die Büroassistenz

Sofern Sie eine eigene Büroassistenz haben, können Sie dieser viel von Ihrer Papierarbeit (meistens C-Aufgaben) abgeben – dies erfordert entsprechende Organisation. Vor allem bei der Postbearbeitung kann die Büroassistenz Ihnen einiges abnehmen. Für die gemeinsame Postbearbeitung planen Sie täglich zur gleichen Zeit ca. 30 Minuten abhängig von der Menge der Post, die Sie regelmäßig bekommen.

Die Büroassistenz soll vorher die Post aussortieren, d. h. sie sammelt alle Posteingänge (Briefe, Faxe, E-Mails) und bereitet diese für die gemeinsame Postbearbeitung vor:

  • Werbung oder andere unwichtige Laufzettel wandern sofort in den Papierkorb.
  • Auf manche Eingänge kann Ihre Büroassistenz selbst antworten bzw. entsprechende Maßnahmen setzen und Sie diesbezüglich informieren.
  • Treffen längere Berichte ein, so kann sie für die schnellere Abhandlung der gemeinsamen Postbearbeitung eine Zusammenfassung erstellen.
  • Für manche Nachrichten werden zusätzlich Informationen benötigt, die Ihre Büroassistenz vorab anfordern kann.
  • Trifft ein Posteingang als Antwort auf ein Schreiben von Ihnen ein, heftet die Büroassistenz eine Kopie dieses Schreibens für die spätere Postbearbeitung bei.

Nun kann Ihre Assistenz mit der sortierten Post zu Ihnen kommen.

Gemeinsame Postbearbeitung

Hierfür bringt die Assistenz die sortierte Post, einen Notizblock und einen Kalender mit. Sie übergibt Ihnen jetzt jedes einzelne Schriftstück mit einer kurzen Erklärung.
Werfen Sie einen kurzen Blick darüber und treffen Sie eine Entscheidung, die sich Ihre Büroassistenz notiert. Kann ein Dokument abgelegt werden, geben Sie Ihr den Ort (Ordner, Register, …) bekannt.

Zusätzliche Aufgaben

Geben Sie Ihrer Büroassistenz Bänder bzw. Dateien mit Diktaten und gehen Sie mit ihr weitere Aufgaben durch. Prüfen Sie auch Ihre Telefonliste nach Anrufen, die sie übernehmen kann.

Weiters muss ihr bekannt sein, wie sie mit eingehenden Anrufen verfahren soll. Teilen Sie ihr also die Anrufer mit,

  • für die Sie nicht zu sprechen sind,
  • die zu einem bestimmten Zeitpunkt anrufen sollen,
  • die jederzeit durchgestellt werden sollen,
  • die an jemand anders verwiesen werden sollen.

Abschließend klären Sie mit ihr alle Unklarheiten, sie erinnert Sie an Termine und ergänzt in Absprache mit Ihnen Ihren Terminkalender. Arbeiten Sie darauf hin, dass Ihre Büroassistenz so viel wie möglich selbstständig erledigt. Je besser Sie und Ihre Büroassistenz aufeinander eingespielt sind, desto weniger wird auf Ihrem Schreibtisch liegen bleiben.