So holen Sie das Beste aus Ihrem Zeitplanbuch – 15 Tipps

Es gibt viele Werkzeuge, die uns beim Zeitmanagement unterstützen. Der eine arbeitet vorzugsweise mit einem elektronischen Tool wie Smartphone, Tablet etc. Der andere wiederum zieht für die Planung ein „manuelles“ Tool vor, z. B. das Zeitplanbuch.

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Das Zeitplanbuch – auch ein Zeitmanagement-Helferlein (Bild: Fotolia©Jacob Kjerumgaard)

Gehören Sie zu der zweiten Gruppe und sind stolzer Besitzer eines Zeitplanbuches, dann habe ich im Folgenden 15 Tipps, wie Sie das Maximum aus Ihrem Zeitplanbuch herausholen.

  1. Markieren Sie alle bekannten Abwesenheitsblöcke (Urlaub, Weiterbildung etc.).
  2. Tragen Sie die übers Jahr anfallenden wiederkehrenden und regelmäßigen Termine, Aufgaben, Feste etc. in Ihr Zeitplanbuch ein.
  3. Ergänzen Sie alle bereits bekannten Termine (farbliche Unterscheidung zwischen den beruflichen und privaten Terminen).
  4. Unsichere Termine tragen Sie am besten mit Bleistift ein.
  5. Tragen Sie alle Geburtstage ein.
  6. Ergänzen Sie die Termine mit zusätzlichen Informationen (Name und Telefon-Nr. des Gesprächspartners, Ort, Thema).
  7. Alle Aufgaben, bekommen eine Priorität zugeordnet.
  8. Sind für die Erledigung einer Aufgabe Unterlagen erforderlich, machen Sie einen kurzen Verweis, wo die Unterlagen zu finden sind. Dies ist insbesondere dann sinnvoll, wenn Sie befürchten, beim Erledigen der Aufgabe nach den Unterlagen suchen zu müssen. Auch Verweise zu weiterführenden Informationen im Notizteil des Zeitplanbuches sorgen dafür, dass z. B. die Einträge im Kalender kurz bleiben. Dadurch fördern Sie die Übersichtlichkeit.
  9. Überlegen Sie sich Kürzel für häufig vorkommende Tätigkeiten, Termine etc. und nutzen Sie diese für Ihre Zeitplanbuch-Eintragungen.
  10. Schaffen Sie Übersicht mit sinnvollen Unterteilungen (Geschäftlich: Projekte, Kundendaten, … Privat: Ziele/Vorhaben, Ideen, … Sonstiges: Lokaladressen, …).
  11. Haken Sie erledigte Aufgaben ab oder streichen Sie diese durch. Ergänzen Sie erledigte Aufgabe eventuell mit dem Erledigungsdatum. Damit sehen Sie rückblickend sofort, wann Sie was erledigt haben.
  12. Halten Sie Ihre Telefon- und Adresskartei stets aktuell.
  13. Unterlagen und Notizen, die Sie nicht mehr benötigen bzw. die nicht mehr aktuell sind, gehören entfernt oder außerhalb archiviert.
  14. Entfernen Sie mitgelieferte, aber nicht verwendete Formulare und Register (Umrechnungstabellen, Autokennzeichen, …) aus Ihrem Zeitplanbuch. Fehlen hingegen welche, können Sie diese selber erstellen und ergänzen oder nachkaufen.
  15. Zu Ende gehende Vordrucke und Blätter rechtzeitig ergänzen.



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