Kennen Sie die 3 Stufen zu Ihrem persönlichen Zeitmanagementsystem?

In einem der letzten Beiträge habe ich erläutert, was (m)ein Zeitmanagement-Seminar bringt und wann es nichts bringt und in diesem Zusammenhang die unterschiedlichen Motivationen der Seminarteilnehmer unter die Lupe genommen.

In diesem Beitrag werfe ich einen genaueren Blick auf das Seminar selbst bzw. auf den optimalen Ablauf, der darauf abzielt, dass jeder Teilnehmer in der Lage ist, sein individuelles Zeitmanagementsystem zu entwickeln. Oder einfacher formuliert: dass jeder Teilnehmer Methoden und „Werkzeuge“ kennenlernt und anwendet, die für ihn funktionieren.

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Nehmen wir an, Sie spüren einen großen Leidensdruck, was Ihre Selbstorganisation betrifft. Dieser veranlasst Sie, ein Zeitmanagement-Seminar zu besuchen.

Meiner Erfahrung nach ist der Erfolg eines Zeitmanagement-Seminars – also ob es Ihnen letztlich etwas gebracht hat oder nicht – vom Gelingen drei wesentlicher Stufen abhängig, die da wären:

  1. Bewusstmachungsprozess
  2. Testphase
  3. (Neue) Gewohnheiten aneignen/ändern

Auf diesem Stufenprinzip sind auch alle meine Online-Kurse aufgebaut. Die drei Stufen gelten generell für die meisten Weiterbildungsmaßnahmen. Nun zu den einzelnen Stufen im Detail.

Stufe 1: Bewusstmachungsprozess

Die Umsetzung eines effektiven Zeitmanagements besteht im ersten Schritt aus einem Bewusstmachungsprozess.

Dieser hat das Ziel, dass Sie Ihre eigenen „Baustellen“ und Schwierigkeiten und insbesondere deren Ursachen und Zusammenhänge erkennen und sich Ihre persönlichen Anforderungen bewusst machen.

Denn ist die Ursache eines Problems nicht bekannt, lässt es sich auch nicht an der Wurzel anpacken. Dazu ein Vergleich:

Ein Arzt, der nur an den Symptomen herumdoktert, wird auch keine nachhaltige Gesundung des Patienten erwirken, sondern bestenfalls eine temporäre Linderung.

Deshalb ist es auch meine Aufgabe als Seminarleiter, Ihnen zuerst die Zusammenhänge und möglichen Ursachen ins Bewusstsein zu rufen, Ihre Handlungen hinterfragen zu lassen sowie auf zugrunde liegende Denkmuster hinzuweisen.

Natürlich kann das nicht an einem Tag vollständig passieren. Muss es auch nicht. Denn in der Regel genügt ein (Denk-)Anstoß, um diesen Bewusstmachungsprozess in Gang zu bringen, damit er sich dann in Ihrem Kopf verselbstständigt.

Nun gut, der Bewusstmachungsprozess ist am Laufen oder vielleicht sogar schon abgeschlossen. Nun folgt die Testphase, wobei in dieser Phase die Erkenntnisse aus dem Bewusstmachungsprozess bestärkt werden. Also: Stufe 1 und 2 können sich überschneiden und laufen oft auch parallel ab.

Stufe 2: Testphase

In dieser Phase geht es darum, dass Sie meine im Seminar vorgestellten Lösungen, Methoden und Tipps für sich testen. Denn es gibt nicht die eine Methode oder die eine Lösung, die für alle funktioniert – leider!

Es kann von meiner Seite nur Empfehlungen geben. Denn was für mich gut funktioniert, muss noch lange nicht für jeden Seminarteilnehmer passen. Jeder kommt aus einem anderen Tätigkeitsumfeld, hat deshalb andere Anforderungen, und andere Präferenzen sowieso.

Und das alles (Tätigkeitsfeld, Anforderungen, Präferenzen) kann sich und wird sich bei den meisten Teilnehmern immer wieder ändern – sei es durch berufliche Veränderungen wie Arbeitsplatz- oder Positionswechsel (z. B. Wechsel in die Führungsebene). Oder es kommt zu Veränderungen im privaten Umfeld (Familiengründung – Stichwort Work-Life-Balance).

Deshalb ist die Testphase ein laufender Prozess, der zeitlich nicht begrenzt sein muss – etwa auf eine Woche und schon gar nicht auf einen Seminartag!

Im Seminar kann ich nur Methoden, Tools etc. vorstellen. Das Testen obliegt dann Ihnen und beginnt in der Regel nach dem Seminar.

In diesem Zusammenhang ist es mir auch wichtig, den Teilnehmern einen wesentlichen Zeitmanagement-Grundsatz mit auf den Weg zu geben:

Je einfacher etwas (eine Methode, ein Werkzeug) ist, desto praxistauglicher ist es und desto eher wird es sich auch in der Hektik des Arbeitsalltags bewähren.

Das Neue muss nicht immer eine großartige oder außergewöhnliche Veränderung sein. Oft sind es die kleinen Schritte/Veränderungen, die in ihrer Summe einen beachtlichen Fortschritt bewirken.

Stufe 3: Neue Gewohnheiten aneignen

Stellt sich in der Testphase für Sie heraus, dass eine vorgestellte Methode/Lösung für Sie gut funktioniert, Sie gut damit arbeiten können und eine Erleichterung oder Entlastung erfahren – bestens!

Dann gilt es in weiterer Folge, das Neue zu einer Gewohnheit zu entwickeln, indem es laufend wiederholt und dadurch zur Routine wird, sodass Sie es schließlich vollkommen in Ihren Arbeitsalltag integriert haben und – ohne großartig darüber nachzudenken – automatisch anwenden.

Vielleicht mag das Neue anfangs noch etwas mühsam sein – eben weil es neu und ungewohnt ist. Wird es schließlich zur Gewohnheit, kostet es Sie keine Anstrengung mehr.

Aus der Summe dieser (neuen) Gewohnheiten setzt sich dann Ihr persönliches Zeitmanagementsystem zusammen.

Alle drei Phasen sind voneinander abhängig.

Wird nur eine dieser Stufen ausgelassen bzw. findet eine Phase nicht statt, kann keine nachhaltige Verbesserung – in diesem Fall in Ihrem Zeitmanagement – stattfinden. Basta!

Zeitmanagement-Seminar oder -Kurs? Was bringt mehr?

Den Unterschied zwischen Seminar und Kurs habe ich hier erläutert.

Das Zeitmanagement-Seminar dient primär Stufe 1, dem Bewusstmachungsprozess. Die Stufen 2 (Testphase) und 3 (Gewohnheiten aneignen) erfolgen in der Praxis, also in Ihrem Arbeitsalltag.

Ein Seminar findet in der Regel während eines Tages statt. Nach dem Seminarende werden die Teilnehmer in ihren Arbeitsalltag entlassen, sind in den Stufen 2 und 3 mehr oder weniger auf sich alleine gestellt.

Nicht so bei meinen Online-Kursen, die über einen längeren Zeitraum (mehrere Tage) andauern und von mir begleitet werden. Dadurch erhalten die Kursteilnehmer insbesondere in der heiklen Phase 2 (Testphase) Unterstützung, was die Umsetzung in die Praxis wesentlich erleichtert.

Denn ich kenne es ja von mir selbst – ist man in dieser Umsetzungs-Phase auf sich alleine gestellt und stößt auf Schwierigkeiten, ist die Gefahr groß, dass der anfängliche Eifer und die Bereitschaft für Veränderungen schlagartig verpuffen. Ernüchterung macht sich breit.

Aber letztlich lässt sich natürlich nicht pauschal sagen, was wem mehr bringt – ein Zeitmanagement-Seminar oder ein (Online-)Kurs. Denn dazu spielen zu viele Faktoren eine Rolle:

  • Ihre Motivation
  • die Fähigkeit des Seminarleiters, bei Ihnen den Bewusstmachungsprozess in Gang zu setzen und Ihnen eine Auswahl an möglichen Lösungen, Werkzeugen und Methoden zu präsentieren
  • inwieweit Sie durch Testen passende Methoden und Werkzeuge finden, die für Sie funktionieren
  • inwieweit es Ihnen gelingt, deren Anwendung als Routine zu entwickeln

Zum Weiterlesen: 



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