Das Zeitmanagement einer Redaktionsassistentin, einer Entspannungspädagogin, eines Refa-Industrial Engineer

zeitmanagement fortwängler Regine Fortwängler, Redaktionsassistentin, systemischer Coach
zeitmanagement jürgensen Kirsten Jürgensen, Entspannungspädagogin, Nordic Walking Instructor, auf dem Weg in die Selbständigkeit mit eigener Praxis als Heilpraktikerin für Psychotherapie
zeitmanagement uttlinger Thomas Uttlinger, Refa-Industrial Engineer, Leiter Arbeitsvorbereitung, Schabmüller GmbH – Elektromaschinenbau

Was bedeutet für Sie persönlich Stress?

R. Fortwängler, Redaktionsassistentin:

  • Wenn ich bereits Wochen im Voraus verplant bin.
  • Wenn ich einen Aufgabenberg vor mir sehe, alles Terminsachen.
  • Wenn ich gesundheitlich angeschlagen bin und die Arbeit keine Ruhepause zulässt.
  • Wenn ich es allen recht machen möchte – was natürlich nie gelingt.

K. Jürgensen, Entspannungspädagogin:
Stress bedeutet, dass ich ungeklärte oder unerledigte Sachen in meinem Leben habe. Ungeklärte Situationen in Beziehungen bergen dabei das größte Stresspotential. Gleich gefolgt von allem, was mit Steuern zu tun hat.

T. Uttlinger, Refa-Industrial Engineer:
Stress bedeutet für mich Perfektionismus. Hier wird man mit Aufgaben nie fertig, da man immer wieder etwas Neues findet.

Wie organisieren Sie Ihren Arbeitstag?

R. Fortwängler:
Offen gestanden lege ich einfach los, ohne groß zu planen. In der Regel habe ich aber einen guten Überblick, was Priorität hat.

K. Jürgensen:
Ich mache mir einen Tagesplan. Feste Termine sind natürlich geblockt. Alles, was keinen festen Termin hat, wird entweder als Block abgearbeitet oder mehrere Themen in einem Block zusammengefasst und je Thema maximal einen halbe Stunde dran gearbeitet. Funktioniert besonders gut bei Themen, die mich nicht mit Freude erfüllen.

Ich verplane nur ca. 60 % meiner Zeit, damit mich Unvorhergesehenes nicht aus der Fassung bringt.

T. Uttlinger:
Ich beginne meinen Tag damit, dass ich zuerst meine neuen E-Mails durcharbeite. Was ich innerhalb von drei Minuten erledigen kann, mache ich sofort.
Wenn nicht, terminiere ich die E-Mails unter Aufgaben, lösche sie oder delegiere sie weiter.

Welches ist Ihr wichtigstes Zeitmanagement-Tool und warum?

R. Fortwängler:
Terminkalender (ein privater und ein geschäftlicher) und Outlook für geschäftliche Termine.

K. Jürgensen:
Ich arbeite mit einem Zeitplanbuch. Für mich die beste Methode, weil ich gerne schreibe (also mit Stiften und nicht mit der Tastatur) und weil ich es überall mit hinnehmen kann und dabei unabhängig von Strom und Technik bin.

T. Uttlinger:
Outlook und Smartphone benutze ich beruflich und privat. Outlook deshalb, weil es unsere Standardsoftware in der Arbeit ist.

Nach welchen Kriterien legen Sie Prioritäten fest?

R. Fortwängler:
Wichtigkeit/Termin

K. Jürgensen:
Prioritäten werden festgelegt nach eventuell vorgegebenen Terminen. Ansonsten erledige ich gerne die unangenehmen Dinge zuerst, dann ist der Kopf frei für Kreatives.

T. Uttlinger:
Die dringendsten Prioritäten sind für mich die Dinge, die den Kunden betreffen.

Wie können Sie sich nach einem anstrengenden Arbeitstag am besten entspannen?

R. Fortwängler:

  • Sport
  • ein Glas Wein
  • Comedy
  • heiße Dusche
  • gutes Gespräch
  • feines Essen
  • Spaziergang

K. Jürgensen:
Nordic Walking im Wald oder Spaziergänge an der Elbe.

T. Uttlinger:
Rumtollen mit meinem Sohn, mal in Ruhe ein gutes Buch lesen.

Haben Sie Zeitmanagement-Tipps?

R. Fortwängler:
Nein sagen lernen bei Dingen, die weder dringend oder nutzbringend sind, noch einem am Herzen liegen.

K. Jürgensen:

  • Regelmäßige Pausen… aber auch bewusst erlebte Pausen, also nicht mal eben ein Telefonat führen, sondern wirklich etwas zur Ruhe finden. Das klingt zwar paradox, aber wenn man erfrischt aus einer Pause herauskommt, hat man wieder Energie und wird… schneller!
  • Einen Blick dafür entwickeln, welche Aufgaben man ggf. delegieren kann (gelobt sei mein Steuerberater). Manchmal kann das in Form von „Dienstleistungstausch“ stattfinden: Du übernimmst eine Aufgabe von mir, die mir nicht liegt oder die ich nicht mag, dafür nehme ich Dir eine Arbeit ab, die ich gut kann und im besten Fall sogar Spaß macht.
  • Spaß an den Dingen, die ich tue… das für mich weltbeste Zeit- und Stressmanagementtool. Manchmal bedarf es dafür im Vorwege eine Zieldefinition. Das heißt, wofür mache ich das überhaupt. Und wenn das Ziel attraktiv ist, dann kann man manchmal sogar an den nicht so schönen Aufgaben Spaß haben.

T. Uttlinger:
80/20 oder Pareto-Prinzip. Hier geht es im Wesentlichen darum, dass man mit 20% des Aufwandes 80% des Ertrages erzielen kann.
Wenn Du es eilig hast, gehe langsam.

Vielen Dank!



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