Zeitmanagement: Alle Aufgaben im Griff

Beim Zeitmanagement geht es unter anderem auch darum, alle offenen Aufgaben möglichst effizient abzuarbeiten. Um das zu bewerkstelligen, ist Aufgabenmanagement gefragt. Es geht also auch um die Aufgabenplanung. Hier gilt der Grundsatz:

Alle Aufgaben an EINEM Ort – in einem so genannten Aufgabenpool.

Aufgaben ergeben sich z.B. aus Posteingängen (E-Mail, Brief, Fax), Telefonaten, Besprechungen, Projekten etc.

Welche Aufgaben kommen in den Pool?

Nun müssen wir zuerst klären, welche Aufgaben wir überhaupt sammeln bzw. notieren.

Notiert werden Aufgaben,

  • deren Erledigung erst zu einem späteren Zeitpunkt (z.B. aufgrund fehlender Informationen oder Unterlagen) möglich ist
  • die man später erledigen kann oder muss, weil zurzeit andere Aufgaben höhere Priorität haben

Und nun zu den Aufgaben, die auf einer Todo-Liste nichts zu suchen haben. Dazu gehören

  • Routineaufgaben wie Postbearbeitung, Mailabarbeitung etc. Die Aufnahme solcher Aufgaben in die Liste würde sie nur unnötig „aufblasen“ und damit unübersichtlich machen. Und eine lange und unübersichtliche Aufgabenliste ist alles andere als motivierend
  • Aufgaben, die man direkt – also sofort – erledigen kann. Das sind üblicherweise solche, die in zwei bis drei Minuten erledigt sind. Die direkte Abarbeitung solcher Aufgaben geht wesentlich schneller, als diese in die Aufgabenliste aufzunehmen. Aber manchmal ist die sofortige Erledigung nicht möglich. Beispielsweise dann, wenn man eine wichtige Arbeit nicht unterbrechen will.

Aufgabenverwaltung mit einer Software

Nun können Sie Ihre Aufgaben z.B. mit einer Organisations-Software verwalten.  Ich selber nutze dafür MS Outlook, aber es gibt unzählige andere Programme für die Aufgaben- und Terminverwaltung.

Durch die heutigen Technologien ist Mobilität in der Regel kein Problem mehr. So ist es in Besprechungen und Meetings mittlerweile durchaus üblich, dass Teilnehmer mit Laptops oder Netbooks ausgerüstet sind. Aufgaben und Notizen werden direkt eingegeben.

Die einzelnen Tools und deren Einsatz und Möglichkeiten werden wir uns aber in einer späteren Lektion im Detail ansehen.

Aufgabenverwaltung auf Papier

Sie können Ihre Aufgabenverwaltung natürlich auch auf Papier durchführen. Wenn Ihnen das mehr zusagt, dann empfehle ich Ihnen die Aufgabenverwaltung direkt im Superbuch oder in einem Zeitplanbuch.

Sollten Sie ein Zeitplanbuch bevorzugen, habe ich hier eine Checkliste für die optimale Nutzung:

So holen Sie das Beste aus Ihrem Zeitplanbuch

Bei der Variante mit dem Superbuch:

Kennzeichnen Sie die Aufgaben als solche im linken Randbereich. Sie müssen Ihnen auch bei einer Fülle von Notizen sofort ins Auge stechen.

Ich habe früher meine komplette Zeitplanung mit meinem Superbuch durchgeführt. Hierfür habe ich zusätzlich ein Kalenderheft eingeheftet, wo ich dann gleich meine Termine übertragen haben.

Diese Methode hat auch tadellos funktioniert, sie hatte nur ein Manko: die fehlende automatische Erinnerungsmöglichkeit. Als die Anzahl der Aufgaben immer größer wurde, habe ich schließlich meine Aufgabenverwaltung mit einer Software durchgeführt.

Wenn Sie das Superbuch für Ihren Aufgabenpool nutzen wollen, dann stelle ich Ihnen noch eine praxisbewährte Variante vor:

Sie können die zweite Notizbuch-Hälfte (Hälfte nach der Buchmitte) für die Aufzeichnung Ihrer Aufgaben heranziehen. Die vordere Buchhälfte wir ausschließlich für Notizen verwendet. Mit einem Leseband oder Lesezeichen gelangen Sie sofort zu Ihrem Aufgabenpool. Damit kommt es zu keiner Durchmischung von Notizen und Aufgaben und Sie haben den perfekten Überblick.

So viel zum Aufgabenmanagement. Denn nur wer seine Aufgaben nicht aus den Augen verliert und diese entsprechend der Prioritäten abarbeitet reduziert, dass er oder sie nicht so schnell den Füßen unter den Boden verliert.

Zum Weiterlesen:



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