Eine Veranstaltung organisieren: Das sollten Sie beachten

Sei es ein Meeting, ein Seminar oder eine geschäftliche oder private Veranstaltung – ob die Teilnehmer Gefallen daran finden, hängt nicht nur vom „Inhalt“, also z. B. vom Vortrag oder vom Thema ab.

Wichtig sind auch das Rahmenprogramm und die zusätzlichen Leistungen, die den Teilnehmern geboten werden.

Das Ziel sollte immer sein, dass jeder Teilnehmer sich wohlfühlt und mit einem guten Gefühl sowie mit nachhaltig wertvollen Erinnerungen nach Hause fährt.

Jede Veranstaltung hat ihre eigenen Regeln und Anforderungen. Aber einige „Grundbedürfnisse“ der Teilnehmer gelten für die meisten Veranstaltungen.

Verpflegung

Jeder Mensch will verwöhnt werden. Dazu gehört gutes Essen und Trinken. Eine Veranstaltung, wo es weder das eine noch das andere gibt, trägt nicht unbedingt dazu bei, dass die Teilnehmerzufriedenheit in die Höhe schnellt. „Das Essen war zwar gut, aber viel zu wenig!“ Auch nicht gut! Deshalb sollte bei jeder Veranstaltung großer Wert auf die ausreichende und gute Verpflegung der Teilnehmer gelegt werden.

Toiletten

Wenn zu wenig oder schwer erreichbare bzw. auffindbare Toiletten zur Verfügung stehen, dann sind das Minuspunkte. Deshalb ist es wichtig, dass ausreichend und am besten auch noch saubere Toiletten vorhanden sind.

Austausch- und Kontaktmöglichkeiten bieten

Nehmen wir als Beispiel ein Seminar. Wenn die Teilnehmer genug Möglichkeiten vorfinden, sich auszutauschen, dann bildet das immer einen Mehrwert. Dazu sollten auch Räumlichkeiten vorhanden sein, wo sich die Teilnehmer ungezwungen unterhalten können.

Keine Wartezeiten

Wartezeiten werden immer als störend empfunden. Deshalb gilt: Wenn möglich keine Wartezeiten. Wenn das schwer umsetzbar ist, müssen entsprechende Ressourcen eingeplant werden, um diese auf ein Mindestmaß zu reduzieren.

Ausweichmöglichkeiten, Ruheinseln

Nicht jeder besucht „freiwillig“ eine Veranstaltung. Nicht jeder fühlt sich im Umfeld von zahlreichen (unbekannten) Menschen sofort wohl. Deshalb gilt es, für diese Menschen Rückzugsmöglichkeiten vorzusehen, die auch als Ruheinseln für zwischendurch genutzt werden können.

Passendes Rahmenprogramm

Ein zu der Veranstaltung passendes Rahmenprogramm trägt auch wesentlich zum positiven Erinnerungswert bei. Dieses Rahmenprogramm sollte für die Teilnehmer kein „Muss“ sein. Aber je interessanter dieses Programm ist, desto mehr werden es sich zur Gemüte führen. Jene, die es nicht interessiert, sollten dafür die erwähnten Rückzugsmöglichkeiten vorfinden.

Ein Zuckerl zum Schluss

Als nette Geste der Wertschätzung wird immer ein kleines Geschenk zum Abschluss der Veranstaltung empfunden. Es muss nichts Großartiges sein. Etwas Nützliches, etwas Persönliches – was auch immer. Es sollte den Teilnehmer auch lange Zeit später noch an diese Veranstaltung erinnern, wenn sein Blick auf das „Zuckerl“ fällt.

Welche Faktoren sind Ihrer Meinung nach noch wesentlich für den Erfolg einer Veranstaltung, unabhängig vom „Inhalt“ des Dargebotenen?

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