Umfrage: Büroorganisation – welche Ablagebehälter nutzen Sie?
Auch wenn schon seit mehreren Jahren das papierlose Büro propagiert wird, gibt es (noch) sehr wenige Unternehmen, in denen vollkommen auf Papier verzichtet werden kann – trotz der rapide zunehmenden Digitalisierung.
Aber unabhängig davon, in welcher Form (digital oder in Papier) die Dokumente im Büro anfallen, sie müsse abgelegt werden. Ein sinnvolles Ablagesystem ist das Um und Auf der Büroorganisation, um einen effizienten Arbeitsablauf zu gewährleisten.
Ohne weiter auf die virtuelle Ablage einzugehen, lassen Sie uns einen Blick auf die diversen Schriftgutbehälter der Papierablage werfen – also die Schriftgutbehälter, in denen die Papierdokumente abgelegt werden.
Drei Arten der Papierablage
Abhängig davon, welche Lage das abgelegte Dokument einnimmt, unterteilt man die Papierablage grundsätzlich in drei Arten:
- liegende Ablage – die Dokumente werden liegend, z. B. übereinander (gestapelt) abgelegt (in Mappen, Sammlern etc.)
- hängende Ablage – die Dokumente hängen, z. B. Hängeregistraturen, wobei die Hängemappen mithilfe einer Schiene in einer Hängeregistratur eingeordnet sind
- stehende Ablage – die Dokumente „stehen“ im entsprechenden Schriftgutbehälter, z. B. Regalordner, Stehmappen
Welches Ablagesystem in einem Unternehmen genutzt wird, ist von diversen Faktoren abhängig, u. a. von den unterschiedlichen (auch branchenspezifischen) Anforderungen.
Aber bleiben wir bei den Schriftgutbehältern. Dazu folgende Frage:
Welche Schriftgutbehälter kommen bei Ihnen im Büro für die Papierablage zur Anwendung?
Und damit meine ich die Schriftgutbehälter, die primär für die Ablage in Ihrem Unternehmen verwendet werden. In diesem Zusammenhang möchte ich folgende Umfrage durchführen.
Welche Schriftgutbehälter werden in Ihrem Unternehmen primär für die Dokumentenablage verwendet?
- Steh-/Regalordner (z. B. Ringordner von Leitz, Bene …) (62%, 281 Stimmen)
- Hängemappen (z. B. in Hängeregistraturen) (13%, 60 Stimmen)
- liegende Ablage (z. B. Mappen, Sammler) (9%, 43 Stimmen)
- Steh-/Einstellmappen (z. B. von Classei, Mappei …) (9%, 41 Stimmen)
- kaum/keine Papierablage, wir nutzen ein „papierloses“ Büro (6%, 27 Stimmen)
- andere (1%, 4 Stimmen)
Anzahl der Teilnehmer: 456
Wird geladen ...Wenn Sie andere Schriftgutbehälter – unabhängig vom Fabrikat – als die aufgelisteten in Ihrem Büro verwenden, können Sie diese gerne in den Kommentaren nennen.
Zum Weiterlesen:
- Umfrage: Notizmanagement – wie machen Sie Ihre Notizen?
- Mitarbeiter verheizen leicht gemacht
- Interview: Wie können Unternehmer das Zeitmanagement ihrer Mitarbeiter fördern?
- Büroorganisation: Erstellen Sie ein Bürohandbuch
Die Ablage haben wir wie folgt organisiert:
1. Alle Dokumente werden zum Kunden gescannt
2. Der Originalbeleg erhält das Datum des Scanvorgangs (Monat/Jahr)
3. Für jeden Monat eines Jahres wird ein Karton angelegt (Pressel)
4. Der Originalbeleg wird in den jeweiligen Monatskarton abgelegt
Nach einem Jahr wandern alle Kartons ins Archiv.
Wird dann irgendwann wirklich mal ein Originalbeleg wieder benötigt, ist am Scandatum zu erkennen, wo der Originalbeleg liegt. Dann wird er rausgesucht. Die Zeitersparnis gegenüber einer Ordnerablage ist enorm.
Ich denke hier ist die Hauptfrage, wie viel Papier wird produziert bzw. muss archiviert werden.
Bei uns gibt es ein im Warenwirtschaftssystem integriertes Archiv für digitale Dokumente jeder Art – aber trotzdem muss ich auch aus rechtlichen Gründen verschiedene Vorgänge im Original (also in Papier) aufheben. Das kann je nach Vorgang schon mal 20 – 100 Seiten bedeuten. Da ist eine hängende Ablage mit nummerischer Verwaltung schon von Vorteil – braucht aber auch Platz ;)
Viele Grüße,
Isabella