Keine Spam-E-Mails – trotzdem voller Posteingang?

0 Kommentare | Burkhard Heidenberger schreibt zum Thema „Zeitmanagement“:

Nicht nur Spam-E-Mails „verstopfen“ den Posteingang. Auch Nachrichten, in denen wir in der Verteilerliste aufscheinen, ohne dass uns der Inhalt der E-Mail direkt betrifft. Diese Unart stelle ich auch immer wieder im Geschäftsbereich fest: Es werden einfach „sicherheitshalber“ Personen in die Verteilerliste aufgenommen, auch wenn sie nicht direkt im Projekt involviert sind.

Während ein Großteil der Spam-E-Mails heute mittels Spamfilter automatisch im Spam-Ordner landen, fordern diese – ich nenne Sie einfach mal Verteiler-E-Mails – unsere Aufmerksamkeit und beanspruchen dadurch wertvolle Zeit:

Nachricht öffnen, überfliegen, löschen oder ablegen. Wenn man täglich mehrere solcher Verteiler-E-Mails erhält, kann sich das schon sehr zeitraubend gestalten.

Aber auch diese Verteiler-E-Mails lassen sich reduzieren.

Wie lässt sich das in den Griff bekommen?

Abhilfe bieten folgende drei Möglichkeiten:

Telefonische Rückmeldung
Rückmeldung per E-Mail
Vereinbarung bei Besprechungen

1. Telefonische Rückmeldung

Sollten Sie von Personen öfter E-Mails bekommen, die Sie nicht direkt betreffen und nur zu einem überbordenden Posteingang führen, setzen Sie sich mit diesen Absendern direkt – am besten telefonisch – in Verbindung. Bitten Sie höflich um die ausschließliche Zusendung von Nachrichten, deren Inhalt Sie direkt betreffen.

2. Rückmeldung per E-Mail

Alternativ können Sie dieser Person auch eine E-Mail senden. Kennzeichnen Sie diese E-Mail mit Wichtigkeit Hoch.

Mustertext:

Sehr geehrter Herr …!

Sicher kennen Sie auch das Problem der zunehmenden E-Mail-Flut und des daraus resultierenden Zeitaufwandes. Um die E-Mail-Flut in meinem Posteingang zu reduzieren, bitte ich Sie höflichst, mir in Zukunft nur mehr Nachrichten zu senden, deren Inhalt mich direkt betrifft.

In der Hoffnung auf Ihr Verständnis und mit herzlichem Dank im Voraus verbleibe ich

mit freundlichen Grüßen

Burkhard Heidenberger

3. Vereinbarung bei Besprechungen

Auch in Meetings oder Besprechungen können Sie diesen Punkt zur Sprache bringen. Wenn sich alle daran halten, wird das E-Mail-Aufkommen in der Gruppe merklich reduziert, was zu einer wesentlichen Entlastung beitragen kann.