Prioritäten in MS Outlook: mein System

Die Möglichkeit der Prioritätensetzung mit den MS Outlook-Bordmitteln habe ich hier bereits erläutert.  Aber auch Prioritäten nach Eisenhower lassen sich in Outlook verwenden. Heute möchte ich Ihnen noch meine Methode der Prioritätensetzung mit MS Outlook vorstellen.

Ich habe selbst lange herumexperimentiert. Diese Methode ist einfach und nur eine solche setzt sich in der Hektik des Arbeitsalltages durch.

  • Ich kennzeichne NUR die „unwichtigen“ Aufgaben in meiner Aufgabenliste, und zwar mit der Standard-Priorität von Outlook – Niedrig:
    outlook prioritäten
  • Dann habe ich zwei Ansichten angelegt: Eine Ansicht, in der nur Aufgaben der Priorität Niedrig angezeigt werden und eine, in der alle anderen Aufgaben dargestellt werden. Durch das Ausblenden der Aufgaben mit der Priorität Niedrig habe ich den fokussierten Blick auf die wesentlichen Aufgaben.
  • Jeden Tag kurz vor Arbeitsende werfe ich einen Blick auf die Ansicht mit jenen Aufgaben, in der die unwichtigen ausgeblendet sind. Dann gehe ich nochmals alle anstehenden Aufgaben mit meiner Fragestellung („Wo steht am meisten auf dem Spiel?“) durch und passe das Fälligkeitsdatum (eventuell auch den Erinnerungszeitpunkt) an.
  • Ich vergebe die Prioritäten also im Kopf (mittels meiner Fragestellung) und in Abhängigkeit der Priorität wird das Fälligkeitsdatum der Aufgabe angepasst.
  • Dadurch brauche ich Aufgaben nicht mit Prioritäten UND Fälligkeitsdatum versehen. Somit habe ich einen geringeren Aufwand bei der Aufgabenverwaltung und bin flexibler.
  • Nur unwichtige Aufgaben bekommen die entsprechende Standard-Priorität. Habe ich einmal zwischendurch ein Zeitfenster, wechsle ich in die Ansicht mit den Aufgaben der Priorität Niedrig und nehme mir dann eine Aufgabe aus dieser Ansicht vor.
    outlook aufgaben

So legen Sie die Ansicht “Unwichtig” an


Zum Weiterlesen:



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