Outlook: Schnellbausteine als Tipphilfe

Beantworten Sie häufiger Anfragen per E-Mail mit ganz oder teilweise identischen Aussagen?

Dann können Sie fix und fertig getextete Antworten (E-Mail-Vorlagen) versenden. Doch in vielen Fällen ist diese Möglichkeit nicht flexibel genug, wenn sich Anfragen und Antworten im Kern zwar ähneln, aber in Details Unterschiede bestehen.

Schnell und zugleich flexibel können Sie hingegen arbeiten, wenn Sie einzelne Textbausteine verwenden, die Sie mit “handgemachten” Inhalten kombinieren.

Legen wir einen solchen Schnellbaustein gemeinsam an:

Einrichten von  Schnellbausteinen – so geht’s

  1. Öffnen Sie eine neue E-Mail und schreiben Sie dort einen Text, den Sie in Ihrer Korrespondenz häufig verwenden.
  2. Markieren Sie nun diesen Text bzw. das Grafikelement.
  3. Klicken Sie dann in das Register Einfügen und dort auf Schnellbausteine > Auswahl im Schnellbaustein-Katalog speichern:
  4. Nun will Outlook noch das „Kürzel“ wissen. Ich habe vd (für vielen Dank) gewählt.
  5. Noch auf OK klicken und schon ist der erste Schnellbaustein angelegt.

Wenn Sie nun eine E-Mail schreiben und einen Schnellbaustein einfügen wollen, klicken Sie wieder im Register Einfügen auf das Symbol Schnellbausteine und wählen den gewünschten aus.

Noch schneller geht’s so:

Sie tippen das gewählte Kürzel in die E-Mail und drücken dann die F3-Taste. In unserem Beispiel also vd und dann die F3-Taste. Und schwuppdiwupp wird der Text eingefügt.

Wenn Sie Ihre Schnellbausteine bearbeiten wollen, klicken Sie wieder auf das Symbol und dann mit der rechten Maustaste auf einen Schnellbaustein und im Kontextmenü auf Organisieren und löschen:

So viel also zu den Schnellbausteinen.


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Ing. Burkhard Heidenberger


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Kommentare

  • Klaus Messerschmidt

    Sehr gut erklärt.

    Vielen Dank.

    Klaus Messerschmidt

    Klaus Messerschmidt antworten
  • Hallo,

    Sie meinen wohl die Autokorrektur-Funktion von Outlook, die ich hier beschrieben habe:

    https://www.zeitblueten.com/outlook-tipps/

    Burkhard Heidenberger antworten
  • Nikolaj

    Vielen Dank für diesen Tipp. Tolle Seite mit vielen vielen nützlichen Infos. Kompliment!

    Nikolaj antworten
  • Henrik

    Hallo,

    sehr gut und einfach erklärt, danke.

    Gruß Henrik

    Henrik antworten
  • Ruedi F.

    Ich habe das jetzt schon mehrere Male versucht. Sobald ich aber Outlook schließe und die vorhin abgespeicherten Schnellbausteine wieder aufrufen möchte, sind sie nicht mehr im Katalog aufgeführt.

    An welcher Einstellung könnte dies zu ändern sein?

    Besten Dank im Voraus

    Ruedi F. antworten
    • Die Schnellbausteine werden in der Regel in der Datei “NORMALEMAIL.DOT” gespeichert. Wenn bei Ihnen die Schnellbausteine nicht gespeichert werden, liegt das voraussichtlich an dieser Datei.

      Mögliche Lösung:

      1. Outlook schließen.
      2. Diese Datei im Explorer suchen und dann löschen.
      3. Beim nächsten Neustart von Outlook wird diese Datei neu angelegt.

      Nun sollten die Schnellbausteine gespeichert bleiben.

      Burkhard Heidenberger antworten

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