In MS Outlook Kontakte anlegen – so geht’s

In der heutigen Geschäftswelt, aber ebenso im Privatbereich, sind gute Kontakte das Um und Auf. Kontakte gehören aber gepflegt, genau so wie gute Freundschaften.

MS Outlook bietet hierfür tolle Möglichkeiten, um ein effizientes Kontaktmanagement umzusetzen. Diese Möglichkeiten stelle ich Ihnen nun vor und danach wird Ihnen das Verwalten und Pflegen Ihrer Kontakte richtig Spaß machen.

In Outlook Kontakte anlegen leicht gemacht

Neben den üblichen Kontaktinformationen (Adresse, Telefonnummer etc.) können Sie in Outlook viele zusätzliche Informationen zu einer Person übersichtlich horten. Beginnen wir also einfach mal mit dem Anlegen eines neuen Kontaktes. Hierfür haben Sie, wie häufig in Outlook, mehrere Möglichkeiten:

Über das Menü:

Ganz einfach legen Sie über das Menü einen Kontakt an, indem Sie im Kontakte-Ordner im Menü auf Neu und dann auf Kontakt klicken.

Über die Symbolleiste:

Mit einem Mausklick legen Sie einen Kontakt an, indem Sie auf das Symbol Neuer Kontakt im Kontakte-Ordner klicken.

outlook kontakte

Mit Tastenkombinationen:

Mit der Tastenkombination Strg + N im Kontakte-Ordner öffnet sich ruck, zuck ein Kontaktformular.

Mit der Tastenkombination Shift + Strg + C können Sie von überall aus einen Kontakt anlegen – d. h., Sie müssen sich nicht im Kontakte-Ordner befinden.

Rumpelstilzchen wird staunen

Nehmen wir an, Sie haben bei einem Treffen den interessanten Herrn Rumpelstilzchen kennengelernt. Er hat Ihnen von seiner Arbeit als Wunscherfüller erzählt und Sie können sich gut vorstellen, seine Leistungen in Zukunft in Anspruch zu nehmen. Deshalb haben Sie ihn nach einer Visitenkarte gefragt, die er Ihnen gerne gegeben hat.

Nun wollen Sie natürlich Rudi Rumpelstilzchen zu Ihren Outlook-Kontakten hinzufügen. Sie öffnen hierfür ein neues Kontaktformular, wie vorher beschrieben.

kontakte in outlook

Hier können Sie nun alle Adressdaten eintragen wie Vorname, Name, Straße sowie weitere Kontaktdaten: Telefon, Messenger, E-Mail-Adresse etc. Gut, dass Sie nach der Visitenkarte gefragt haben.

Mit Klick auf die Schaltfläche Name können Sie Anrede, Titel, Vor- und Nachname eingeben.

Tippen Sie im Feld Name einfach die Anrede, Vorname und Nachname ein, z. B. Herr Rudi Rumpelstilzchen. Outlook übernimmt dann automatisch Ihre Eingaben in die richtigen Felder. Zur Überprüfung können Sie auf die Schaltfläche Name klicken.

Im Feld Speichern unter sehen Sie, wie Outlook dann den Namen abspeichert. Die Reihenfolge der Namen für die Speicherung können Sie vertauschen, indem Sie auf den Listenpfeil klicken und die Auswahl ändern.

Für das Adressfeld gilt das Gleiche wie für das Namensfeld. Auch hier können Sie direkt die Adresse eingeben, z. B.:

Ratschky-Gasse 44/34
1120 Wien

Outlook überträgt die Daten wieder in die richtigen Felder.

Sie können für Herrn Rumpelstilzchen auch weitere Adressen anlegen. Beispielsweise können Sie neben der geschäftlichen Adresse dessen private eintragen, wenn er Sie Ihnen verraten hat. Klicken Sie hierfür auf den Listenpfeil neben der Schaltfläche Geschäftlich und wählen Sie Privat. Nun können Sie die private Adresse eintragen.

Unter der Adressenschaltfläche Geschäftlich finden Sie noch die Option Dies ist die Postanschrift. Wenn Sie die Adresse auch für Word verwenden wollen, legen Sie durch Aktivierung der Option fest, welche Adresse als Postanschrift verwendet wird.

Frau Holle von der gleichen Firma

Bei geschäftlichen Kontakten ist es häufig erforderlich, mehrere Personen innerhalb einer Firma in die Kontakte aufzunehmen. Hierfür hat Outlook eine Möglichkeit vorgesehen.

Nehmen wir an, Sie haben beim Treffen mit Herrn Rumpelstilzchen auch Frau Holle kennengelernt, die in der gleichen Firma arbeitet. Von ihr haben Sie ebenso eine Visitenkarte.

Nachdem Sie die Kontaktdaten von Rudi Rumpelstilzchen eingegeben haben, schließen Sie das Kontaktformular noch nicht, sondern klicken im Menü Aktionen > Neuer Kontakt in dieser Firma, um die Frau Holle anzulegen.

kontakte outlook 2007

Dabei übernimmt Outlook die Stammdaten von Rumpelstilzchen.

Schließen Sie dann alle neu angelegten Kontakte mit Speichern und Schließen.

In der Ansicht Nach Firma sehen Sie nun alle Personen, die Sie zu einer Firma angelegt haben.

Sie sehen, neue Kontakte anlegen geht in Outlook ganz einfach.



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