Der MS Outlook-Kontakte-Scanner – so einfach kann es sein

Wer MS Outlook in seiner täglichen Arbeit nutzt, kennt das Problem: Man erhält jeden Tag eine Menge an E-Mails von Kunden, Geschäftspartnern, Teammitglieder etc. Und weil man mit diesen Menschen nicht nur per E-Mail in Kontakt ist, sondern auch telefonisch und hin  und wieder mal ein Fax oder auch einen Geschäftsbrief senden muss, will man die entsprechende Kontakt-Daten in den MS Outlook-Kontakten abspeichern.

Zu diesen Kontakt-Daten – wie Telefon-, Faxnummer und Adresse – zu gelangen, ist heute relativ einfach: Vor allem im Geschäftsbereich ist es Usus, in der E-Mail-Signatur seine Kontakt-Daten mitzusenden. Ich als Empfänger dieser E-Mails muss also nur noch diese Kontakt-Daten in Outlook abspeichern.

Und genau hier taucht das „Problem“ auf. Weniger beim Speichern dieser Kontakt-Daten – das ist ja relativ einfach –, sondern bei der Anzahl der du speichernden Kontakte. Wie man Outlook-Kontakte „händisch“ am schnellsten abspeichert, habe ich bereits hier beschrieben.

Der MS Outlook-Kontakte-Scanner nimmt Arbeit ab

Will bzw. muss man sehr viele solcher Kontakt-Daten aus den Signaturen in den Outlook-Kontakten abspeichern, kann dieser manuelle Weg recht mühsam und damit zeitraubend sein. Wie schön wäre es doch, wenn es ein Tool gäbe, das dieses Prozedere automatisch durchführt – also eingehende E-Mails nach Kontakt-Daten scannt, diese Daten dann entsprechend aufbereitet und in den Outlook-Kontakten richtig abspeichert.

Und was soll ich sagen, nun habe ich ein solches Tool entdeckt: der Kontakte-Scanner.

Was der Outlook-Kontakte-Scanner alles kann

  • Er prüft Kontakt-Daten (Adresse, Telefon-, Fax-Nummer, E-Mail, Website) in eingehenden E-Mails, aber auch in anderen MS-Office-Dokumenten (Word, Excel) und Webseiten. Ebenso können auch die Daten aller bereits erhaltenen E-Mails mit dem Programm durchforstet werden.
  • Das Programm bereitet diese Daten auf.
  • Duplikate werden erkannt.
  • Ändern sich die Kontakt-Daten einer Person (in der Signatur), wird dies vom Kontakte-Scanner erkannt und diese Daten werden in den Outlook-Kontakten aktualisiert.
  • Die gewünschten Kontakte werden im Outlook-Kontaktordner automatisch abgespeichert.

Dieses Programm ist aber nicht ganz günstig und kostet um die 50 €. Wer aber auf eine umfangreiche Kontakt-Sammlung angewiesen ist, wird dieses Tool schätzen.

Hier kann der Kontakte-Scanner runtergeladen werden und kostenlos für 30 Tage im vollen Umfang getestet werden.

Zum Weiterlesen:



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